دوس و Dont's من إدخال البيانات في Excel

01 من 08

نظرة عامة على إدخال بيانات Excel

يغطي هذا البرنامج التعليمي بعض ملفات DO و DON'Ts الأساسية لإدخال البيانات في برامج جداول البيانات مثل Excel و Google Spreadsheets و Open Office Calc.

يمكن أن يؤدي إدخال البيانات بشكل صحيح في المرة الأولى إلى تجنب حدوث المشكلات في وقت لاحق ، وتسهيل استخدام عدد من أدوات وميزات Excel مثل الصيغ والمخططات.

DO و DON'Ts هي:

1. هل تخطط لجدول البيانات الخاص بك
2. لا تترك صفوفًا أو أعمدة فارغة عند الدخول إلى البيانات ذات الصلة
3. هل حفظ في كثير من الأحيان وحفظ في مكانين
4. لا تستخدم الأرقام كرؤوس أعمدة ولا تقم بتضمين الوحدات مع البيانات
5. لا تستخدم خلايا المراجع ونطاقات مسمى في الصيغ
6. لا تترك خلايا تحتوي على صيغ غير مقفلة
7. هل فرز البيانات الخاصة بك

هل خطة جدول البيانات الخاص بك

عندما يتعلق الأمر بإدخال البيانات إلى برنامج Excel ، من الأفضل القيام ببعض التخطيط قبل البدء في الكتابة.

إن معرفة ما ستستخدمه ورقة العمل ، والبيانات التي ستحتويها ، وما الذي سيتم عمله بهذه البيانات قد يؤثر بشكل كبير على المخطط النهائي لورقة العمل.

يمكن للتخطيط قبل الكتابة توفير الوقت لاحقًا إذا كان من الضروري إعادة تنظيم جدول البيانات لجعله أكثر كفاءة وأسهل في العمل معه.

نقاط للنظر

• ما هو الغرض من جدول البيانات؟
• ما مقدار البيانات التي سيحتفظ بها جدول البيانات؟
• هي المخططات اللازمة؟
• هل سيتم طباعة جدول البيانات؟

ما هو الغرض من جدول البيانات؟

• سيساعد الغرض من جدول البيانات على تحديد موقع البيانات ، حيث يجب أن تكون المعلومات الأكثر أهمية مرئية وسهلة الوصول إليها.
• ما هي الحسابات المطلوبة؟ تؤثر الحسابات على الصيغ والوظائف اللازمة والمكان الذي سيتم تحديدها فيه.

ما مقدار البيانات التي سيحتفظ بها جدول البيانات؟

سيؤثر مقدار البيانات التي سيتم الاحتفاظ بها في البداية على جدول البيانات ومقدار ما سيتم إضافته لاحقًا على عدد أوراق العمل المستخدمة.

• لا تقم بنشر البيانات الخاصة بك أكثر من اللازم لأنها يمكن أن تجعل من الصعب العثور على معلومات محددة والحسابات التي تمتد على أوراق متعددة أو يمكن أن تبدأ المصنفات في التأثير على أداء Excel.
• بالنسبة إلى أوراق العمل الكبيرة ، من المفيد أحيانًا عرض إجماليات الأعمدة المهمة فوق عناوين الأعمدة ، بدلاً من إجبار المستخدمين على التمرير إلى أسفل ورقة العمل للاطلاع على المعلومات.

هي الرسوم البيانية اللازمة؟

إذا كان سيتم عرض جميع البيانات أو جزء منها في مخطط أو مخططات ، فقد يؤثر ذلك في تخطيط المعلومات ،

• اعتمادًا على نوع المخطط ، قد تحتاج البيانات إلى تجميعها بشكل مختلف - مثل استخدام منطقة تلخيص للمخططات الدائرية.
• بالنسبة إلى جداول البيانات الكبيرة ، يمكن نقل المخططات إلى صفحات منفصلة لتخفيف الازدحام

هل سيتم طباعة جدول البيانات؟

قد تتأثر كيفية ترتيب البيانات في حالة طباعة جميع البيانات أو بعضها ، وذلك بناءً على ما إذا كان قد تم اختيار تخطيط عمودي أو أفقي وعدد الأوراق المطلوبة.

• إذا تم استخدام عرض عمودي على ورق بحجم letter عادي (8 1/2 X 11) ، فضع في اعتبارك وضع معظم البيانات في صفوف تحت عدة أعمدة ، بحيث تظهر كل العناوين على ورقة واحدة.
• إذا كانت هناك حاجة إلى أوراق متعددة ، فضع في الاعتبار طباعة عناوين الأعمدة في أعلى كل صفحة لجعل قراءة البيانات أسهل.
• إذا كنت بحاجة إلى طباعة العديد من أعمدة البيانات ، فقد يحتفظ التخطيط الأفقي بجميع العناوين في صفحة واحدة. مرة أخرى ، إذا كانت هناك حاجة إلى أوراق متعددة ، فقم بطباعة عناوين الأعمدة في أعلى كل صفحة.
• إذا كان سيتم طباعة المخططات ، فإن نقلها إلى ورقة منفصلة يمكن أن يؤدي إلى تبسيط المهمة.

02 من 08

لا تترك صفوفًا أو أعمدة فارغة في البيانات ذات الصلة

قد يؤدي ترك صفوف أو أعمدة فارغة في جداول البيانات أو نطاقات البيانات ذات الصلة إلى صعوبة استخدام عدد من ميزات Excel بشكل صحيح مثل المخططات والجداول المحورية ووظائف معينة.

حتى الخلايا الفارغة في صف أو عمود تحتوي على بيانات يمكن أن تسبب مشاكل كما هو موضح في الصورة أعلاه.

سيؤدي أيضًا غياب المساحات الفارغة إلى تسهيل اكتشاف Excel وتحديد جميع البيانات ذات الصلة في نطاق ما إذا تم استخدام ميزات مثل الفرز أو التصفية أو الجمع التلقائي .

بدلاً من ترك صفوف أو أعمدة فارغة ، استخدم الحدود أو تنسيق العناوين والتسميات باستخدام غامق أو تسطير من أجل تفتيت البيانات وتسهيل قراءتها.

أدخل بيانات العمود الخاص بك عندما يكون ذلك ممكنا.

• عند وضع جدول البيانات ، ضع عنوانًا وصفيًا أعلى العمود الأول بالجدول يحتوي على البيانات أدناه.
• إذا كان هناك أكثر من سلسلة بيانات واحدة ، فقم بسردها بعد الآخر في الأعمدة (من اليسار إلى اليمين) مع عنوان كل سلسلة بيانات في الأعلى.

حافظ على فصل البيانات غير المرتبطة

على الرغم من أهمية الاحتفاظ بالبيانات ذات الصلة معًا ، في نفس الوقت ، قد يكون من المفيد الاحتفاظ بنطاق غير ذي صلة من البيانات منفصلًا.

يؤدي ترك الأعمدة أو الصفوف الفارغة بين نطاقات البيانات المختلفة أو البيانات الأخرى في ورقة العمل إلى تسهيل عملية الكشف عن النطاقات أو جداول البيانات ذات الصلة وتحديدها بشكلٍ صحيح.

03 من 08

هل حفظ كثيرا

لا يمكن المبالغة في أهمية الحفاظ على عملك - أو الإشارة إليه في كثير من الأحيان.

وبالطبع ، إذا كنت تستخدم جدول بيانات مستندًا إلى الويب - مثل جداول بيانات Google أو Excel Online - فإن الحفظ ليس مشكلة ، حيث لا يحتوي أي من البرنامجين على خيار حفظ ، بل يعمل بدلاً من ذلك مع ميزة الحفظ التلقائي.

بالنسبة للبرامج المستندة إلى الكمبيوتر ، على الرغم من ذلك ، بعد إجراء تغييرين أو ثلاثة تغييرات - سواء كانت تضيف بيانات أو إجراء تغيير في التنسيق أو إدخال صيغة - قم بحفظ ورقة العمل.

إذا بدا ذلك كثيرًا ، فاحفظه على الأقل كل دقيقتين أو ثلاث دقائق.

على الرغم من أن استقرار أجهزة الكمبيوتر وبرامج الكمبيوتر قد تحسّن بشكل كبير خلال السنوات القليلة الماضية ، فإن البرنامج لا يزال يتعطل ، وفشل الطاقة لا يزال يحدث ، والبعض الآخر في بعض الأحيان رحلة عبر سلك الطاقة الخاص بك وسحبها من مقبس الحائط.

وعندما يحدث ذلك ، فإن فقدان أي قدر من البيانات - كبيرًا أو صغيرًا - يزيد فقط من عبء عملك عند محاولة إعادة بناء ما قمت به بالفعل.

لدى Excel ميزة حفظ تلقائي ، والتي تعمل عادةً بشكل جيد ، ولكن لا يجب الاعتماد عليها. احصل على عادة تأمين البيانات الخاصة بك مع عمليات حفظ متكررة.

اختصار للحفظ

لا يجب أن يكون الحفظ مهمة شاقة هي تحريك الماوس إلى الشريط والنقر على الرموز ، والاعتياد على عادة الحفظ باستخدام مزيج اختصار لوحة المفاتيح :

Ctrl + S

هل حفظ في مكانين

هناك جانب آخر للحفظ لا يمكن المبالغة فيه هو أهمية حفظ بياناتك في موقعين مختلفين.

الموقع الثاني هو ، بطبيعة الحال ، نسخة احتياطية ، وقد قيل مرات عديدة ، "النسخ الاحتياطي هي مثل التأمين: لديك واحد وربما لن تحتاج إليه ، وليس لديك واحد وربما سوف".

أفضل نسخة احتياطية هي واحدة في موقع مادي مختلف عن الأصل. بعد كل شيء ، ما هو الهدف من وجود نسختين من ملف إذا كانوا

• على نفس القرص الصلب الذي يفشل؟
• على نفس الكمبيوتر ، الذي يسرق؟
• في نفس المبنى الذي يحترق على الأرض؟

النسخ الاحتياطي على شبكة الإنترنت

مرة أخرى ، لا يلزم أن تكون عملية إنشاء نسخة احتياطية مهمة مرهقة أو تستغرق وقتًا طويلاً.

إذا لم يكن الأمان مشكلة - فإن ورقة العمل عبارة عن قائمة بأقراص DVD - حيث تقوم بإرسال نسخة لنفسك عبر البريد الإلكتروني باستخدام بريد الويب حتى تكون النسخة على الخادم كافية.

إذا كان الأمان يمثل مشكلة ، لا يزال تخزين الويب خيارًا - على الرغم من وجود شركة متخصصة في هذا النوع من الأشياء وتتقاضى رسومًا مقابل ذلك.

في حالة جداول البيانات عبر الإنترنت ، يفترض أن يقوم مالكو البرنامج بنسخ خوادمهم - وهذا يشمل جميع بيانات المستخدم. ولكن حتى تكون آمنًا ، نزّل نسخة من الملف إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

04 من 08

لا تستخدم الأرقام كرؤوس أعمدة ولا تقم بتضمين الوحدات مع البيانات

استخدم العناوين أعلى الأعمدة وفي بداية الصفوف لتحديد بياناتك ، حيث إنها تجعل عمليات مثل الفرز أسهل ، ولكن لا تستخدم أرقامًا مثل - 2012 و 2013 وما إلى ذلك - لتنفيذ ذلك.

كما هو مبين في الصورة أعلاه ، قد يتم تضمين عناوين الأعمدة والصفوف التي هي أرقام فقط دون قصد في العمليات الحسابية. إذا كانت صيغك تحتوي على وظائف مثل:

• جمع تلقائي ،
• AutoMax ،
• AutoAverage .

التي تحدد تلقائيًا نطاق البيانات لوسيطة الدالة.

عادةً ما تبحث هذه الدالات أولاً عن أعمدة الأرقام الموجودة أعلى مكانها ثم إلى اليسار لصف من الأرقام ، وسيتم تضمين أي عناوين فقط أرقام في النطاق المحدد.

يمكن أيضًا اعتبار الأرقام المستخدمة كعناوين صف بأنها سلسلة بيانات أخرى إذا تم اختيارها كجزء من نطاق الرسم البياني بدلاً من تصنيفات المحاور.

تنسيق الأرقام في خلايا العنوان كنص أو إنشاء تصنيفات نصية قبل كل رقم مع الفاصلة العليا (') - مثل' 2012 و '2013. لا تظهر علامة الفاصلة العليا في الخلية ، ولكنها تغير الرقم إلى بيانات نصية.

حافظ على الوحدات في العناوين

لا: أدخل العملة أو درجة الحرارة أو المسافة أو غيرها من الوحدات في كل خلية مع بيانات الأرقام.

إذا فعلت ذلك ، فهناك احتمال كبير بأن يعرض Excel أو Google Spreadsheets جميع بياناتك كنص.

بدلاً من ذلك ، ضع الوحدات في العناوين في أعلى العمود ، والتي ، كما يحدث ، ستضمن أن هذه العناوين على الأقل هي نص ولن تخلق المشكلة التي نوقشت أعلاه.

النص إلى اليسار ، الأرقام إلى اليمين

هناك طريقة سريعة لمعرفة ما إذا كان لديك إما بيانات نصية أو أرقام هي التحقق من محاذاة البيانات في خلية. بشكل افتراضي ، تتم محاذاة بيانات النص إلى اليسار في Excel وجداول بيانات Google ويتم محاذاة بيانات الأرقام إلى اليمين في خلية.

على الرغم من إمكانية تغيير هذه المحاذاة الافتراضية بسهولة ، لا يتم تطبيق التنسيق عادة إلا بعد إدخال جميع البيانات والصيغ ، لذلك قد توفر لك المحاذاة الافتراضية فكرة مبكرة عن وجود شيء ما في ورقة العمل.

النسبة المئوية ورموز العملات

أفضل طريقة لإدخال جميع البيانات في ورقة العمل هي إدخال الرقم العادي ثم تنسيق الخلية لعرض الرقم بشكل صحيح - وهذا يشمل النسب المئوية ومبالغ العملة.

ومع ذلك ، يقبل Excel وجداول بيانات Google رموز النسبة المئوية التي يتم كتابتها في خلية جنبًا إلى جنب مع الرقم وكلاهما أيضًا يتعرفان على رموز العملة الشائعة ، مثل علامة الدولار ($) أو رمز الجنيه البريطاني (£) إذا تم كتابتها في إلى جانب بيانات الأرقام ، ولكن من المحتمل أن يتم تفسير رموز العملات الأخرى ، مثل راند جنوب أفريقي (R) ، كنص.

لتجنب المشاكل المحتملة ، اتبع أفضل الممارسات المذكورة أعلاه وقم بإدخال المبلغ ثم قم بتهيئة الخلية للعملة بدلاً من كتابة رمز العملة.

05 من 08

لا تستخدم خلايا المراجع ونطاقات مسمى في الصيغ

يمكن استخدام كل من مراجع الخلية والنطاقات المحددة في الصيغ لجعلها أسرع وأسهل للحفاظ على الصيغ والإضافات ، ورقة العمل بأكملها ، خالية من الأخطاء وحديثة.

• مراجع الخلية هي مزيج من حرف العمود ورقم صف الخلية - مثل A1 و B23 و W987 - ويتم استخدامها لتحديد موقع البيانات في ورقة العمل.
• يشبه النطاق المسمى أو الاسم المعرّف مرجع الخلية في أنه يتم استخدامه لتعريف خلية أو نطاق من الخلايا في ورقة العمل.

الرجوع إلى البيانات في الصيغ

تستخدم الصيغ في Excel لإجراء العمليات الحسابية - مثل الجمع أو الطرح.

إذا تم تضمين الأرقام الفعلية في الصيغ - مثل:

= 5 + 3

في كل مرة تتغير فيها البيانات إلى القول 7 و 6 ، يجب تعديل الصيغة وتغيير الأرقام حتى تصبح الصيغة:

= 7 + 6

إذا تم بدلاً من ذلك إدخال البيانات في خلايا في ورقة العمل ، فيمكن استخدام مراجع الخلية - أو أسماء النطاقات - في الصيغة بدلاً من الأرقام.

إذا تم إدخال الرقم 5 في الخلية A 1 و 3 في الخلية A2 ، تصبح الصيغة:

= A1 + A2

لتحديث البيانات ، قم بتغيير محتويات الخلايا A1 و A2 ، لكن الصيغة تبقى كما هي - يقوم Excel تلقائيًا بتحديث نتائج الصيغة.

يتم زيادة التوفيرات في الوقت والجهد إذا كانت ورقة العمل تحتوي على صيغ أكثر تعقيدًا وإذا كانت الصيغ المتعددة تشير إلى نفس البيانات نظرًا لأنه يجب تغيير البيانات فقط في موقع واحد وسيتم تحديث جميع الصيغ التي تشير إليها.

يؤدي استخدام مراجع الخلية أو النطاقات المسماة أيضًا إلى جعل ورقة العمل أكثر أمانًا ، حيث يسمح لك بحماية الصيغ من التغييرات غير المقصودة أثناء ترك خلايا البيانات التي يمكن الوصول إليها بسهولة.

مشيرا إلى البيانات

ميزة أخرى لبرنامج Excel وجداول بيانات Google هي أنها تسمح لك بإدخال مراجع الخلايا أو أسماء النطاقات إلى صيغ تستخدم التوضيح - والتي تتضمن النقر على خلية لإدخال المرجع في الصيغة.

تؤدي الإشارة إلى تقليل احتمال حدوث أخطاء ناتجة عن الكتابة في مرجع خلية غير صحيح أو خطأ إملائي لاسم نطاق.

استخدم النطاقات المسماة لتحديد البيانات

إن إعطاء مساحة من البيانات ذات الصلة قد يجعل من الأسهل اختيار البيانات عند إجراء عمليات فرز أو عمليات تصفية.

إذا تغير حجم منطقة البيانات ، فيمكن بسهولة تحرير نطاق الاسم باستخدام مدير الأسماء .

06 من 08

لا تترك خلايا تحتوي على صيغ غير محمية

بعد قضاء الكثير من الوقت في الحصول على الصيغ الصحيحة واستخدام مراجع الخلية الصحيحة ، كثير من الناس يرتكبون خطأ ترك هذه الصيغ عرضة للتغيرات العرضية أو المقصودة.

من خلال وضع البيانات في الخلايا في ورقة العمل ثم الرجوع إلى تلك البيانات في الصيغ ، يسمح للخلايا المحتوية على الصيغ بإقفالها ، وعند الضرورة ، حماية كلمة المرور للحفاظ على سلامتها.

في الوقت نفسه ، يمكن ترك الخلايا التي تحتوي على البيانات غير مؤمّنة حتى يمكن إدخال التغييرات بسهولة من أجل الحفاظ على تحديث جدول البيانات.

تعتبر حماية ورقة العمل أو المصنف عملية من خطوتين:

1. تأكد من أن الخلايا الصحيحة مؤمنة
2. تطبيق خيار ورقة الحماية - وإذا رغبت في ذلك ، قم بإضافة كلمة مرور

07 من 08

هل فرز البيانات الخاصة بك

قم بتصنيف بياناتك بعد الانتهاء من إدخالها.

لا يمثل التعامل مع كميات صغيرة من البيانات التي لم يتم فرزها في Excel أو Google Spreadsheets مشكلة في العادة ، ولكن مع زيادة عدد البيانات ، تزيد صعوبة التعامل معها بكفاءة.

يسهل فهم البيانات التي تم فرزها وتحليلها ، كما تتطلب بعض الوظائف والأدوات ، مثل VLOOKUP و SUBTOTAL بيانات تم فرزها لإرجاع النتائج الصحيحة.

أيضًا ، يمكن لفرز بياناتك بطرق مختلفة تسهيل اكتشاف المؤشرات غير الواضحة في البداية.

اختيار البيانات المراد فرزها

قبل أن يمكن فرز البيانات ، يحتاج Excel إلى معرفة النطاق المحدد المطلوب فرزه ، وعادةً ما يكون Excel جيدًا في تحديد مناطق البيانات ذات الصلة - طالما أنه تم إدخاله ،

1. لم يتم ترك أي صفوف أو أعمدة فارغة في منطقة من البيانات ذات الصلة ؛
2. وتركت الصفوف والأعمدة الفارغة بين مناطق البيانات ذات الصلة.

سيحدد Excel ، بدقة إلى حد ما ، إذا كانت منطقة البيانات تحتوي على أسماء حقول واستبعد هذا الصف من السجلات المراد فرزها.

ومع ذلك ، فإن السماح لـ Excel بتحديد النطاق المطلوب فرزه يمكن أن يكون محفوفًا بالمخاطر - خاصة مع وجود كميات كبيرة من البيانات يصعب التحقق منها.

استخدام الأسماء لتحديد البيانات

للتأكد من تحديد البيانات الصحيحة ، قم بتمييز النطاق قبل بدء الفرز.

إذا كان من المفترض أن يتم فرز نفس النطاق بشكل متكرر ، فإن أفضل أسلوب هو منحه الاسم aName.

إذا تم تحديد اسم للنطاق المراد فرزه ، فاكتب الاسم في مربع الاسم ، أو حدده من القائمة المنسدلة المرتبطة وسيقوم Excel تلقائيًا بتحديد النطاق الصحيح للبيانات في ورقة العمل.

صفوف وأعمدة مخفية وفرز

لا يتم نقل صفوف وأعمدة البيانات المخفية أثناء الفرز ، لذلك يلزم إخفائها قبل حدوث هذا الفرز.

على سبيل المثال ، إذا كان الصف 7 مخفيًا ، وكان جزءًا من مجموعة من البيانات التي يتم فرزها ، فسيظل الصف 7 بدلاً من نقله إلى موقعه الصحيح كنتيجة للفرز.

وينطبق نفس الشيء على أعمدة البيانات. يتضمن الترتيب حسب الصفوف إعادة ترتيب أعمدة البيانات ، ولكن إذا كان العمود B مخفيًا قبل الفرز ، فسيظل العمود B كما لن يتم إعادة ترتيبه مع الأعمدة الأخرى في النطاق الذي تم فرزه.

08 من 08

يجب أن يتم تخزين كافة الأرقام كأرقام

المشكلة: تحقق من تخزين جميع الأرقام كأرقام. إذا لم تكن النتائج متوقعة ، فقد يحتوي العمود على أرقام مخزنة كنص وليس كأرقام. على سبيل المثال ، يتم تخزين الأرقام السالبة التي تم استيرادها من بعض أنظمة المحاسبة أو الرقم الذي تم إدخاله باستخدام علامة 'فاصلة عليا' كنص.

عندما تقوم بفرز البيانات بسرعة باستخدام زر AZ أو ZA ، يمكن أن تسوء الأمور بشكل فظيع. إذا كان هناك صف فارغ أو أعمدة فارغة داخل البيانات ، فقد يتم فرز جزء من البيانات ، بينما يتم تجاهل البيانات الأخرى. تخيل الفوضى التي لديك ، إذا لم تعد تتطابق الأسماء ورقم الهاتف ، أو إذا كانت الطلبات تنتقل إلى العملاء الخطأ!

أسهل طريقة للتأكد من تحديد النطاق الصحيح للبيانات قبل الفرز هو إعطاء اسم.

يؤثر الافتراض الثاني بالضبط ما يفرز Excel. إذا كان لديك خلية واحدة محددة ، فسيقوم Excel بتمديد التحديد لتحديد نطاق (يشبه إلى حد كبير الضغط على Ctrl + Shift + 8) مقيدًا بواحد أو أكثر من الأعمدة والصفوف الفارغة. ثم يفحص الصف الأول في النطاق المحدد لتحديد ما إذا كان يحتوي على معلومات رأس أم لا.

هذا هو المكان الذي يمكن أن يصبح فيه الفرز باستخدام أدوات شريط الأدوات صعبًا - يجب أن يفي رأسك (على افتراض أنك تملك واحدة) ببعض الإرشادات الصارمة بدلاً من ذلك حتى يتعرف Excel عليه كرأس. على سبيل المثال ، إذا كانت هناك أية خلايا فارغة في صف الرأس ، فقد يعتقد Excel أنه ليس عنوانًا. وبالمثل ، إذا تم تنسيق صف الرأس بنفس الصفوف الأخرى في نطاق البيانات ، فقد لا يتعرف عليه. كذلك ، إذا كان جدول البيانات الخاص بك يتكون بالكامل من نص ولا يحتوي صف الرأس الخاص بك على أي شيء سوى النص ، فإن Excel - في كل الأوقات تقريبًا - يفشل في التعرف على صف الرأس. (يبدو الصف مثل صف بيانات آخر إلى Excel.)

فقط بعد تحديد النطاق وتحديد ما إذا كان هناك صف رأس سيقوم Excel بإجراء الفرز الفعلي. يعتمد مدى رضاك ​​عن النتائج على ما إذا كان Excel قد حصل على كل من تحديد النطاق وتحديد صف الرأس بشكل صحيح. على سبيل المثال ، إذا لم يعتقد Excel أن لديك صف رأس ، وقمت به ، فسيتم فرز رأسك في نص البيانات ؛ هذا هو عموما شيء سيء.

للتأكد من التعرف على نطاق بياناتك بشكل صحيح ، استخدم الاختصار Ctrl + Shift + 8 لترى ما يحدده Excel ؛ هذا هو ما سيتم فرزها. إذا لم يتوافق مع توقعاتك ، فأنت تحتاج إما إلى تعديل حرف البيانات في الجدول ، أو تحتاج إلى تحديد نطاق البيانات قبل استخدام مربع الحوار فرز.

للتأكد من التعرف على العنوان الخاص بك بشكل صحيح ، استخدم الاختصار Ctrl + Shift + 8 لتحديد نطاق البيانات ، ثم انظر إلى الصف الأول. إذا كان لرأسك خلايا فارغة بين تلك المحددة في الصف الأول أو تم تنسيق الصف الأول تمامًا مثل الصف الثاني ، أو إذا كان لديك أكثر من صف رأس واحد محددًا ، فحينئذٍ يفترض Excel أنه ليس لديك صف رأس على الإطلاق. لتصحيح ذلك ، قم بإجراء تغييرات في صف العنوان للتأكد من التعرف عليه بشكل صحيح بواسطة Excel.

أخيرًا ، قد تتوقف جميع الرهانات إذا كان جدول البيانات يستخدم رؤوس الصفوف المتعددة. لدى Excel صعوبة في التعرف عليها. قمت بمضاعفة المشكلة عندما تتوقع تضمين صفوف فارغة في هذا الرأس؛ لا يمكن القيام بذلك تلقائيا. ومع ذلك ، يمكنك ببساطة تحديد جميع الصفوف التي تريد فرزها قبل إجراء هذا الترتيب. بمعنى آخر ، كن محددًا في ما تريد أن يقوم Excel بفرزه ؛ لا تدع Excel يقوم بعمل الافتراضات لك.
التواريخ وأوقات مخزنة كنص

إذا لم تظهر نتائج الفرز حسب التاريخ كما هو متوقع ، فقد تحتوي البيانات الموجودة في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز على تواريخ أو أوقات مخزنة كبيانات نصية بدلاً من أرقام (التواريخ والأرقام هي بيانات أرقام منسقة فقط).

في الصورة أعلاه ، انتهى الرقم القياسي لـ A. Peterson في أسفل القائمة ، عندما كان ، استناداً إلى تاريخ الاقتراض - 5 نوفمبر 2014 ، يجب أن يكون السجل أعلى من سجل A. Wilson ، لديه تاريخ الاقتراض 5 نوفمبر.

سبب النتائج غير المتوقعة هو أن تاريخ الاقتراض لـ A. Peterson قد تم تخزينه كنص بدلاً من رقم
البيانات المختلطة والفرز السريع.

عند استخدام أسلوب الفرز السريع للسجلات التي تحتوي على نص ورقم بيانات يتم مزجهما معًا ، يقوم Excel بفرز الأرقام وبيانات النص بشكل منفصل - وضع السجلات مع بيانات نصية في أسفل القائمة التي تم فرزها.

قد يقوم Excel أيضًا بتضمين عناوين الأعمدة في نتائج الفرز - تفسيرها على أنها مجرد صف آخر من بيانات النص وليس كأسماء حقول لجدول البيانات.
فرز التحذيرات - فرز مربع الحوار

كما هو موضح في الصورة أعلاه ، إذا تم استخدام مربع الحوار فرز ، حتى بالنسبة للفرز على عمود واحد ، يعرض برنامج Excel رسالة تحذرك من أنها واجهت بيانات مخزنة كنص وتمنحك الاختيار:

فرز أي شيء يشبه الرقم كرقم
فرز الأرقام والأرقام المخزنة كنص بشكل منفصل

إذا اخترت الخيار الأول ، فسوف يحاول Excel وضع بيانات النص في الموقع الصحيح لنتائج الفرز.

اختر الخيار الثاني وسيقوم Excel بوضع السجلات التي تحتوي على بيانات نصية في أسفل نتائج الفرز - تمامًا كما يفعل مع الفرز السريع.