تغطي هذه السلسلة من النصائح الطرق المختلفة لفرز البيانات في Excel. يمكن العثور على معلومات محددة على الصفحات التالية:
- فرز سريع على عمود مفرد باستخدام الفرز والتصفية أو المفاتيح السريعة
- فرز على أعمدة متعددة
- فرز حسب التواريخ أو الأوقات
- فرز حسب أيام الأسبوع أو الأشهر أو قوائم مخصصة أخرى
- فرز حسب الصفوف - إعادة ترتيب الأعمدة
اختيار البيانات المراد فرزها
قبل أن يمكن فرز البيانات ، يحتاج Excel إلى معرفة النطاق المحدد المطلوب فرزه ، وعادة ما يكون Excel جيدًا في تحديد مناطق البيانات ذات الصلة - طالما أنه تم إدخالها ،
- لم يتم ترك أي صفوف أو أعمدة فارغة في منطقة من البيانات ذات الصلة ؛
- وتركت الصفوف والأعمدة الفارغة بين مناطق البيانات ذات الصلة.
سيحدد Excel ، بدقة إلى حد ما ، إذا كانت منطقة البيانات تحتوي على أسماء حقول واستبعد هذا الصف من السجلات المراد فرزها.
ومع ذلك ، فإن السماح لـ Excel بتحديد النطاق المطلوب فرزه يمكن أن يكون محفوفًا بالمخاطر - خاصة مع وجود كميات كبيرة من البيانات يصعب التحقق منها.
للتأكد من تحديد البيانات الصحيحة ، قم بتمييز النطاق قبل بدء الفرز.
إذا كان من المفترض أن يتم فرز نفس النطاق بشكل متكرر ، فإن أفضل طريقة هي منحه اسمًا .
01 من 05
ترتيب المفتاح وترتيب الفرز
يتطلب الفرز استخدام مفتاح الفرز وترتيب الفرز.
يتمثل مفتاح الفرز في البيانات الموجودة في العمود أو الأعمدة التي تريد الفرز حسبها. يتم تعريفه بواسطة عنوان العمود أو اسم الحقل. في الصورة أعلاه ، تكون مفاتيح الفرز الممكنة هي معرّف الطالب واسمه وعمره وبرنامجه وشهره
في فرز سريع ، يكفي النقر فوق خلية واحدة في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز لإخبار Excel عن مفتاح الفرز.
بالنسبة للقيم النصية أو الرقمية ، يكون الخياران لترتيب الفرز تصاعديًا ونزولًا .
عند استخدام زر الفرز والتصفية في علامة التبويب الصفحة الرئيسية للشريط ، تتغير خيارات ترتيب الفرز في القائمة المنسدلة بناءً على نوع البيانات في النطاق المحدد.
فرز سريع باستخدام الفرز والتصفية
في Excel ، يمكن إجراء فرز سريع باستخدام زر الفرز والتصفية في علامة التبويب الصفحة الرئيسية للشريط .
خطوات تنفيذ فرز سريع هي:
- انقر فوق خلية في العمود تحتوي على مفتاح الفرز
- انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية للشريط عند الضرورة
- انقر فوق الزر فرز وتصفية لفتح القائمة المنسدلة لخيارات الفرز
- انقر على أحد الخيارين للفرز بترتيب تصاعدي أو تنازلي
- تحقق للتأكد من أنه تم فرز البيانات بشكل صحيح
فرز البيانات باستخدام مفاتيح الشريط الساخن
لا توجد تركيبة مفاتيح اختصار لوحة المفاتيح لفرز البيانات في Excel.
ما هو متاح مفاتيح التشغيل السريع ، والتي تسمح لك باستخدام ضغطات المفاتيح بدلاً من مؤشر الماوس لتحديد نفس الخيارات المذكورة أعلاه في علامة التبويب الصفحة الرئيسية للشريط.
- يبدأ دائمًا استخدام لوحة المفاتيح للوصول إلى خيارات الشريط باستخدام مفتاح Alt .
للتصنيف بترتيب تصاعدي باستخدام مفاتيح التشغيل السريع
- انقر فوق خلية في عمود مفتاح الفرز
- اضغط على المفاتيح التالية على لوحة المفاتيح:
- البديل HSS
- يجب فرز جدول البيانات من أ إلى ي / من الأصغر إلى الأكبر حسب العمود المحدد
يتم ترجمة المفاتيح الساخنة إلى:
مفتاح "Alt"> علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"> "تحرير"> قائمة "فرز وتصفية"> خيار "فرز الأصغر إلى الأكبر".
للتصنيف في الترتيب التنازلي باستخدام مفاتيح التشغيل السريع
خطوات الفرز بالترتيب التنازلي باستخدام مفاتيح التشغيل السريع هي نفس الخطوات المدرجة في الفرز التصاعدي باستثناء أن تركيبة المفاتيح السريعة هي:
Alt HSO يتم ترجمة المفاتيح الساخنة إلى:
المفتاح "Alt"> علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"> "تحرير"> قائمة "الفرز والتصفية"> خيار "الفرز الأكبر إلى الأصغر".
02 من 05
الفرز على أعمدة متعددة من البيانات في إكسل
بالإضافة إلى إجراء فرز سريع استنادًا إلى عمود واحد من البيانات ، تسمح لك ميزة الفرز المخصصة في Excel بالفرز على أعمدة متعددة عن طريق تحديد عدة مفاتيح فرز.
في فرز متعدد الأعمدة ، يتم تحديد مفاتيح الفرز عن طريق تحديد عناوين الأعمدة في مربع الحوار فرز.
كما هو الحال مع الفرز السريع ، يتم تعريف مفاتيح الفرز عن طريق تحديد عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول ، في الجدول الذي يحتوي على مفتاح الفرز.
فرز على أعمدة متعددة مثال
في المثال أعلاه ، تم اتباع الخطوات التالية لفرز البيانات في النطاق من H2 إلى L12 على عمودين من البيانات - أولاً بالاسم ، ثم حسب العمر.
- قم بتمييز نطاق الخلايا المراد فرزها
- انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية للشريط .
- انقر على أيقونة الفرز والتصفية على الشريط لفتح القائمة المنسدلة.
- انقر فوق " فرز مخصص" في القائمة المنسدلة لإظهار مربع الحوار " فرز "
- تحت عنوان العمود في مربع الحوار ، اختر الاسم من القائمة المنسدلة لفرز البيانات أولاً بعمود الاسم
- يتم تعيين الخيار Sort On على القيم - نظرًا لأن الفرز يعتمد على البيانات الفعلية في الجدول
- تحت العنوان ترتيب الفرز ، اختر Z إلى A من القائمة المنسدلة لفرز بيانات الاسم بترتيب تنازلي
- في أعلى مربع الحوار ، انقر فوق الزر " إضافة مستوى" لإضافة خيار الفرز الثاني
- بالنسبة لمفتاح الفرز الثاني ، تحت عنوان العمود ، اختر العمر من القائمة المنسدلة لفرز السجلات ذات الأسماء المكررة بواسطة عمود العمر
- ضمن عنوان ترتيب الفرز ، اختر Largest to Smallest من القائمة المنسدلة لفرز بيانات العمر بترتيب تنازلي
- انقر فوق موافق في مربع الحوار لإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات
كنتيجة لتعريف مفتاح فرز ثانٍ ، في المثال أعلاه ، تم ترتيب السجلين ذوي القيم المتماثلة لحقل الاسم بشكلٍ أكبر بترتيب تنازلي باستخدام حقل العمر ، مما أدى إلى تسجيل الطالب A. Wilson البالغة من العمر 21 عامًا قبل السجل الثاني أ ويلسون الذين تتراوح أعمارهم بين 19.
الصف الأول: عناوين الأعمدة أو البيانات؟
يشمل نطاق البيانات المحدد للفرز في المثال أعلاه عناوين الأعمدة فوق الصف الأول من البيانات.
اكتشف Excel أن هذا الصف يحتوي على بيانات كانت مختلفة عن البيانات في صفوف لاحقة ، لذا افترض أن يكون الصف الأول هو عناوين الأعمدة وضبط الخيارات المتاحة في مربع الحوار " فرز " لتضمينها.
أحد المعايير التي يستخدمها Excel لتحديد ما إذا كان الصف الأول يحتوي على عناوين الأعمدة هو التنسيق أم لا. في المثال أعلاه ، يكون النص الموجود في الصف الأول خطًا مختلفًا ويكون لونًا مختلفًا عن البيانات الموجودة في باقي الصفوف. يتم فصلها أيضًا عن الصفوف أدناه بواسطة حد سميك.
يستخدم Excel هذا الاختلاف في تحديد ما إذا كان الصف الأول هو صف العنوان ، وهو جيد جدًا في الحصول عليه بشكل صحيح - ولكنه ليس معصومًا عن الخطأ. إذا ارتكبت خطأ ، فإن مربع الحوار "فرز" يحتوي على خانة اختيار - تحتوي بياناتي على رؤوس - يمكن استخدامها لتجاوز هذا التحديد التلقائي.
إذا كان الصف الأول لا يحتوي على عناوين ، يستخدم Excel حرف العمود - مثل العمود D أو العمود E - كخيارات في خيار العمود من مربع الحوار فرز .
03 من 05
فرز البيانات حسب التاريخ أو الوقت في Excel
بالإضافة إلى فرز البيانات النصية أبجديًا أو الأرقام من الأكبر إلى الأصغر ، تشتمل خيارات الفرز في Excel على فرز قيم التاريخ.
طلبات الفرز المتاحة للتواريخ هي:
- ترتيب تصاعدي - الأقدم إلى الأحدث
- ترتيب تنازلي - الأحدث إلى الأقدم
فرز سريع مقابل مربع حوار فرز
نظرًا لأن التواريخ والأوقات هي بيانات أرقام مهيأة فقط ، لأنواع معينة في عمود واحد - مثل تاريخ الاقتراض في المثال الوارد في الصورة أعلاه - يمكن استخدام طريقة الفرز السريع بنجاح.
بالنسبة إلى الأنواع التي تتضمن أعمدة متعددة من التواريخ أو الأوقات ، يلزم استخدام مربع الحوار " فرز " - تمامًا كما يحدث عند الفرز على أعمدة متعددة من الأرقام أو البيانات النصية.
فرز حسب تاريخ التاريخ
لإجراء فرز سريع حسب التاريخ بترتيب تصاعدي - من الأقدم إلى الأحدث - على سبيل المثال في الصورة أعلاه ، ستكون الخطوات:
- قم بتمييز نطاق الخلايا المراد فرزها
- انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية للشريط
- انقر على أيقونة الفرز والتصفية على الشريط لفتح القائمة المنسدلة
- انقر فوق الخيار فرز الأقدم إلى الأحدث في القائمة لفرز البيانات بترتيب تصاعدي
- يجب فرز السجلات مع التواريخ الأقدم في العمود Borrowed في أعلى الجدول
التواريخ وأوقات مخزنة كنص
إذا لم تظهر نتائج الفرز حسب التاريخ كما هو متوقع ، فقد تحتوي البيانات الموجودة في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز على تواريخ أو أوقات مخزنة كبيانات نصية بدلاً من أرقام (التواريخ والأرقام هي بيانات أرقام منسقة فقط).
في الصورة أعلاه ، انتهى الرقم القياسي لـ A. Peterson في أسفل القائمة ، عندما كان ، استناداً إلى تاريخ الاقتراض - 5 نوفمبر 2014 ، يجب أن يكون السجل أعلى من سجل A. Wilson ، لديه تاريخ الاقتراض 5 نوفمبر.
سبب النتائج غير المتوقعة هو أن تاريخ الاقتراض لـ A. Peterson قد تم تخزينه كنص بدلاً من رقم
البيانات المختلطة والفرز السريع
عند استخدام طريقة الفرز السريع في حالة خلط السجلات التي تحتوي على نص وبيانات الأرقام معًا ، يقوم Excel بفرز الأرقام وبيانات النص بشكل منفصل - وضع السجلات ببيانات نصية في أسفل القائمة التي تم فرزها.
قد يقوم Excel أيضًا بتضمين عناوين الأعمدة في نتائج الفرز - تفسيرها على أنها مجرد صف آخر من بيانات النص وليس كأسماء حقول لجدول البيانات.
فرز التحذيرات - فرز مربع الحوار
كما هو موضح في الصورة أعلاه ، إذا تم استخدام مربع الحوار فرز ، حتى بالنسبة للفرز على عمود واحد ، يعرض برنامج Excel رسالة تحذرك من أنها واجهت بيانات مخزنة كنص وتمنحك الاختيار:
- فرز أي شيء يشبه الرقم كرقم
- فرز الأرقام والأرقام المخزنة كنص بشكل منفصل
إذا اخترت الخيار الأول ، فسوف يحاول Excel وضع بيانات النص في الموقع الصحيح لنتائج الفرز.
اختر الخيار الثاني وسيقوم Excel بوضع السجلات التي تحتوي على بيانات نصية في أسفل نتائج الفرز - تمامًا كما يفعل مع الفرز السريع.
04 من 05
فرز البيانات حسب أيام الأسبوع أو الأشهر في Excel
فرز حسب أيام الأسبوع أو حسب أشهر السنة باستخدام نفس القائمة المخصصة المضمنة التي يستخدمها Excel لإضافة أيام أو شهور إلى ورقة العمل باستخدام مقبض التعبئة .
تسمح هذه القائمة بالفرز حسب الأيام أو الأشهر بالترتيب الزمني بدلاً من الترتيب الأبجدي.
في المثال أعلاه ، تم ترتيب البيانات حسب الشهر الذي بدأ فيه الطلاب برنامج دراساتهم عبر الإنترنت.
كما هو الحال مع خيارات الفرز الأخرى ، يمكن عرض قيم الفرز حسب قائمة مخصصة تصاعديًا (من الأحد إلى السبت / يناير إلى ديسمبر) أو الترتيب التنازلي (من السبت إلى الأحد / ديسمبر إلى يناير).
في الصورة أعلاه ، تم اتباع الخطوات التالية لفرز عينة البيانات في النطاق من H2 إلى L12 حسب أشهر السنة:
- قم بتمييز نطاق الخلايا المراد فرزها
- انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية للشريط .
- انقر على أيقونة الفرز والتصفية على الشريط لفتح القائمة المنسدلة.
- انقر فوق " فرز مخصص" في القائمة المنسدلة لإظهار مربع الحوار " فرز "
- تحت عنوان العمود في مربع الحوار ، اختر الشهر الذي بدأ من القائمة المنسدلة لفرز البيانات حسب أشهر السنة
- يتم تعيين الخيار Sort On على القيم - نظرًا لأن الفرز يعتمد على البيانات الفعلية في الجدول
- تحت العنوان ترتيب الفرز ، انقر فوق السهم لأسفل بجوار الخيار الافتراضي إلى الألف إلى الياء لفتح القائمة المنسدلة
- في القائمة ، اختر " قائمة مخصصة" لفتح مربع الحوار " قوائم مخصصة "
- في النافذة اليسرى لمربع الحوار ، انقر مرة واحدة على القائمة: يناير ، فبراير ، مارس ، أبريل ... لتحديده
انقر فوق "موافق" لتأكيد التحديد والعودة إلى مربع الحوار " فرز "
سيتم عرض القائمة المختارة - يناير ، فبراير ، مارس ، أبريل - تحت عنوان الأمر
انقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات حسب الأشهر من السنة
ملاحظة : بشكل افتراضي ، يتم عرض القوائم المخصصة فقط بترتيب تصاعدي في مربع الحوار قوائم مخصصة . لفرز البيانات بترتيب تنازلي باستخدام قائمة مخصصة بعد تحديد القائمة المطلوبة بحيث يتم عرضها تحت عنوان الأمر في مربع الحوار فرز :
- انقر على السهم المتجه لأسفل بجوار القائمة المعروضة - مثل كانون الثاني وشباط ومارس وأبريل ... لفتح القائمة المنسدلة
- في القائمة ، حدد خيار القائمة المخصصة التي يتم عرضها بترتيب تنازلي - مثل ديسمبر ونوفمبر وأكتوبر وسبتمبر ...
انقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات بترتيب تنازلي باستخدام القائمة المخصصة
05 من 05
فرز حسب الصفوف لإعادة ترتيب الأعمدة في Excel
كما هو موضح مع خيارات الفرز السابقة ، يتم فرز البيانات عادة باستخدام عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول والنتيجة هي إعادة ترتيب الصفوف أو سجلات البيانات بأكملها.
خيار فرز أقل شهرة ، وبالتالي أقل استخدامًا في Excel هو الترتيب حسب الصفوف ، مما يؤدي إلى إعادة ترتيب ترتيب الأعمدة من اليسار إلى اليمين في ورقة العمل
أحد أسباب الفرز حسب الصف هو مطابقة ترتيب الأعمدة بين جداول البيانات المختلفة. مع الأعمدة في نفس اليسار إلى الترتيب الصحيح ، فمن الأسهل مقارنة السجلات أو نسخ ونقل البيانات بين الجداول.
تخصيص ترتيب العمود
ونادرا جدا ، ومع ذلك ، هو الحصول على الأعمدة في الترتيب الصحيح مهمة مباشرة نظرا لقيود خيارات ترتيب الفرز التصاعدي والتنازلي للقيم.
عادة ، من الضروري استخدام ترتيب فرز مخصص ، ويتضمن Excel خيارات للفرز حسب لون الخلية أو الخط أو رموز التنسيق الشرطي .
هذه الخيارات ، كما هو موضح في أسفل هذه الصفحة ، لا تزال كثيفة العمالة وليست سهلة الاستخدام.
ربما كانت أسهل طريقة لإخبار Excel بترتيب الأعمدة هي إضافة صف أعلى أو أسفل جدول البيانات يحتوي على الأرقام 1 و 2 و 3 و 4 ... التي تشير إلى ترتيب الأعمدة من اليسار إلى اليمين.
وتصبح عملية الفرز حسب الصفوف مسألة بسيطة لفرز الأعمدة من الأصغر إلى الأكبر حسب الصف الذي يحتوي على الأرقام.
بمجرد الانتهاء من الفرز ، يمكن بسهولة حذف الصف المضاف من الأرقام .
فرز حسب الصفوف مثال
في نموذج البيانات المستخدم لهذه السلسلة في خيارات فرز Excel ، كان عمود معرف الطالب دائمًا أولًا يسارًا ، متبوعًا بالاسم وبعد ذلك عادة العمر .
في هذا المثال ، كما هو موضح في الصورة أعلاه ، تمت إعادة ترتيب الأعمدة بحيث يكون عمود البرنامج أولًا على اليسار متبوعًا بالشهر "البدء" ، "الاسم" ، إلخ.
تم استخدام الخطوات التالية لتغيير ترتيب الأعمدة بحيث تظهر في الصورة أعلاه:
- إدراج صف فارغ فوق الصف الذي يحتوي على أسماء الحقول
- في هذا الصف الجديد ، أدخل الأرقام التالية من اليسار إلى اليمين بدءًا من
العمود H: 5 و 3 و 4 و 1 و 2 - قم بتمييز نطاق H2 إلى L13
- انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية للشريط .
- انقر على أيقونة الفرز والتصفية على الشريط لفتح القائمة المنسدلة.
- انقر فوق " فرز مخصص" في القائمة المنسدلة لإظهار مربع الحوار " فرز "
- في أعلى مربع الحوار ، انقر فوق " خيارات" لفتح مربع الحوار " خيارات الفرز "
- في قسم الاتجاه من مربع الحوار الثاني هذا ، انقر فوق فرز من اليسار إلى اليمين لفرز ترتيب الأعمدة من اليسار إلى اليمين في ورقة العمل
- انقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار هذا
- مع التغيير في الاتجاه ، يتغير عنوان العمود في مربع الحوار فرز إلى الصف
- تحت عنوان الصف ، اختر الفرز حسب الصف 2 - الصف الذي يحتوي على الأرقام المخصصة
- يتم تحديد خيار Sort On إلى القيم
- تحت العنوان ترتيب الفرز ، اختر الأصغر إلى الأكبر من القائمة المنسدلة لفرز الأرقام في الصف 2 بترتيب تصاعدي
- انقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار وفرز الأعمدة من اليسار إلى اليمين حسب الأرقام الموجودة في الصف 2
- يجب أن يبدأ ترتيب الأعمدة ببرنامج يتبعه " شهر البدء" ، " الاسم" ، إلخ.
استخدام خيارات الفرز المخصصة في Excel لإعادة ترتيب الأعمدة
كما ذكرنا أعلاه ، بينما تتوفر الأنواع المخصصة في مربع الحوار "فرز" في Excel ، فإن هذه الخيارات ليست سهلة الاستخدام عندما يتعلق الأمر بإعادة ترتيب الأعمدة في ورقة العمل.
خيارات إنشاء ترتيب فرز مخصص متوفر في مربع الحوار فرز هي لفرز البيانات حسب:
وما لم يتم تطبيق تنسيق فريد لكل عمود - مثل ألوان خطوط أو ألوان مختلفة ، يجب إضافة هذا التنسيق إلى خلايا فردية في نفس الصف حتى تتم إعادة ترتيب كل عمود.
على سبيل المثال ، لاستخدام لون الخط لإعادة ترتيب الأعمدة في الصورة أعلاه
- انقر على كل اسم حقل وتغيير لون الخط لكل لون - مثل الأحمر والأخضر والأزرق وما إلى ذلك.
- في مربع الحوار فرز ، قم بتعيين الخيار Sort on Font Color
- تحت ترتيب ، يدوياً تعيين ترتيب ألوان أسماء الحقول لمطابقة ترتيب العمود المطلوب
- بعد الفرز ، قم بإعادة تعيين لون الخط لكل اسم حقل