ليس لدى Excel إمكانات إدارة البيانات لبرامج قواعد البيانات العلائقية مثل SQL Server و Microsoft Access. ومع ذلك ، فإن ما يمكنه القيام به هو بمثابة قاعدة بيانات بسيطة أو مسطحة تملأ متطلبات إدارة البيانات في العديد من الحالات.
في Excel ، يتم تنظيم البيانات في جداول باستخدام الصفوف والأعمدة في ورقة العمل. تحتوي الإصدارات الأحدث من البرنامج على ميزة جدول ، مما يسهل إدخال البيانات وتحريرها ومعالجتها.
يتم تخزين كل قطعة بيانات أو معلومات فردية حول موضوع ما - مثل رقم جزء أو عنوان شخص - في خلية ورقة عمل منفصلة ويشار إليها بالحقل.
شروط قاعدة البيانات: الجدول والسجلات والحقول في Excel
قاعدة البيانات هي مجموعة من المعلومات ذات الصلة المخزنة في واحد أو أكثر من ملفات الكمبيوتر بطريقة منظمة.
عادة يتم تنظيم المعلومات أو البيانات في جداول. تحتوي قاعدة البيانات البسيطة أو المسطحة ، مثل Excel ، على كافة المعلومات حول موضوع واحد في جدول واحد.
قواعد البيانات العلائقية ، من ناحية أخرى ، تتكون من عدد من الجداول مع كل جدول يحتوي على معلومات حول مواضيع مختلفة ، ولكن ذات صلة.
يتم تنظيم المعلومات في الجدول بطريقة يمكن أن تكون بسهولة:
- محدث
- مرتبة
- تصحيح
- تصفية أو البحث عن معلومات محددة
تسجيل
في مصطلحات قاعدة البيانات ، يحتفظ السجل بكل المعلومات أو البيانات حول كائن محدد تم إدخاله في قاعدة البيانات.
في Excel ، يتم تنظيم السجلات عادة في صفوف ورقة العمل مع كل خلية في الصف تحتوي على عنصر واحد من المعلومات أو القيمة.
مجالات
يشار إلى كل عنصر من عناصر المعلومات في سجل قاعدة بيانات - مثل رقم الهاتف أو رقم الشارع - على أنه حقل .
في Excel ، تعمل الخلايا الفردية لورقة العمل كحقول ، حيث يمكن أن تحتوي كل خلية على جزء واحد من المعلومات حول كائن ما.
أسماء الحقول
من الضروري إدخال البيانات بطريقة منظمة في قاعدة بيانات بحيث يمكن فرزها أو تصفيتها للعثور على معلومات محددة.
لضمان إدخال البيانات بنفس الترتيب لكل سجل ، تتم إضافة العناوين إلى كل عمود في الجدول. تتم الإشارة إلى عناوين الأعمدة هذه باسم أسماء الحقول.
في Excel ، يحتوي الصف العلوي من الجدول على أسماء الحقول للجدول. هذا الصف عادة ما يشار إليه بصفته صف الرأس .
مثال
في الصورة أعلاه ، يتم تخزين جميع المعلومات التي يتم جمعها لطالب واحد في صف فردي أو سجل في الجدول. كل طالب ، بغض النظر عن مقدار أو كمية المعلومات التي يتم جمعها لديه صف منفصل في الجدول.
كل خلية داخل صف هي حقل يحتوي على قطعة واحدة من تلك المعلومات. تساعد أسماء الحقول في صف الرأس على الحفاظ على تنظيم البيانات عن طريق الاحتفاظ بجميع البيانات حول موضوع معين ، مثل الاسم أو العمر ، في نفس العمود لجميع الطلاب.
أدوات البيانات في Excel
قامت Microsoft بتضمين عدد من أدوات البيانات لتسهيل العمل مع كميات كبيرة من البيانات المخزنة في جداول Excel وللمساعدة في الاحتفاظ بها في حالة جيدة.
استخدام نموذج للسجلات
واحدة من تلك الأدوات التي تجعل من السهل العمل مع السجلات الفردية هي نموذج البيانات. يمكن استخدام نموذج للعثور على السجلات أو تحريرها أو إدخالها أو حذفها في جداول تحتوي على ما يصل إلى 32 حقلاً أو أعمدة.
يتضمن النموذج الافتراضي قائمة بأسماء الحقول بالترتيب الذي تم ترتيبه في الجدول ، لضمان إدخال السجلات بشكل صحيح. بجانب كل اسم حقل هو مربع نص لإدخال أو تحرير حقول البيانات الفردية.
على الرغم من أنه من الممكن إنشاء نماذج مخصصة ، فإن إنشاء النموذج الافتراضي واستخدامه يكون أسهل بكثير وغالباً ما يكون كل ما هو مطلوب.
إزالة سجلات بيانات مكررة
مشكلة شائعة في جميع قواعد البيانات هي أخطاء البيانات. بالإضافة إلى الأخطاء الإملائية البسيطة أو حقول البيانات المفقودة ، يمكن أن تكون سجلات البيانات المكررة مصدر قلق كبير حيث يزداد حجم جدول البيانات.
يمكن استخدام أداة أخرى من أدوات بيانات Excel لإزالة هذه السجلات المكررة - سواء كانت مكررة أو جزئية مكررة.
فرز البيانات
يعني الفرز إعادة تنظيم البيانات وفقًا لخاصية معينة ، مثل تصنيف الجدول أبجديًا حسب اسم العائلة أو ترتيبًا زمنيًا من الأقدم إلى الأصغر.
تتضمن خيارات الفرز في Excel الفرز بحقل واحد أو أكثر ، والفرز المخصص ، مثل التاريخ والوقت ، والفرز حسب الصفوف مما يجعل من الممكن إعادة ترتيب الحقول في جدول.