نموذج إدخال بيانات Excel

تعليمات خطوة بخطوة لإدخال البيانات

يعد استخدام نموذج إدخال البيانات المدمج في Excel طريقة سريعة وسهلة لإدخال البيانات في قاعدة بيانات Excel.

يسمح لك استخدام النموذج بما يلي:

• بدء جدول قاعدة بيانات جديدة أو إضافة سجلات جديدة إلى قائمة موجودة
• التمرير خلال سجلات البيانات واحد في كل مرة
• البحث عن السجلات التي تحتوي على معلومات محددة
• تعديل أو حذف السجلات الفردية حسب الحاجة

حول إضافة رمز نموذج إدخال البيانات إلى شريط أدوات الوصول السريع

يعتبر نموذج إدخال البيانات أحد أدوات البيانات المدمجة في Excel. لاستخدام كل ما عليك القيام به هو توفير عناوين الأعمدة لاستخدامها في قاعدة البيانات الخاصة بك ، انقر على أيقونة النموذج ، وسوف يقوم Excel بالباقي.

لجعل الأمور أكثر تحديًا ، مع ذلك ، منذ Excel 2007 ، اختارت Microsoft عدم تضمين رمز النموذج على الشريط.

تتمثل الخطوة الأولى لاستخدام نموذج إدخال البيانات في إضافة رمز النموذج إلى شريط أدوات الوصول السريع حتى نتمكن من استخدامه.

هذه هي عملية لمرة واحدة. بمجرد إضافته ، يظل رمز النموذج متاحًا على شريط أدوات الوصول السريع.

العثور على زر نموذج إدخال البيانات

يتم استخدام شريط أدوات الوصول السريع لتخزين الاختصارات للميزات المستخدمة بشكل متكرر في Excel. كما يمكنك أيضًا إضافة الاختصارات إلى ميزات Excel غير المتوفرة على الشريط.

أحد هذه الميزات هو نموذج إدخال البيانات.

يعتبر نموذج البيانات طريقة سريعة وسهلة لإضافة البيانات إلى جدول قاعدة بيانات Excel.

لسبب ما ، اختارت Microsoft عدم إضافة النموذج إلى إحدى علامات التبويب الخاصة بالشريط الذي يبدأ بـ Excel 2007.

فيما يلي الخطوات التي ستوضح لك كيفية إضافة رمز النموذج إلى شريط أدوات الوصول السريع.

أضف نموذج البيانات إلى شريط أدوات الوصول السريع

1. انقر على السهم لأسفل في نهاية شريط أدوات الوصول السريع لفتح القائمة المنسدلة.
2. اختر المزيد من الأوامر من القائمة لفتح مربع الحوار تخصيص شريط أدوات الوصول السريع.
3. انقر على السهم لأسفل في نهاية اختيار الأوامر من الخط لفتح القائمة المنسدلة.
4. اختر " كافة الأوامر" من القائمة لمشاهدة كافة الأوامر المتوفرة في Excel 2007 في الجزء الأيمن.
5. قم بالتمرير خلال هذه القائمة الأبجدية للعثور على أمر النموذج .
6. انقر فوق الزر إضافة بين أجزاء الأوامر لإضافة الأمر نموذج إلى شريط أدوات الوصول السريع.
7. انقر فوق موافق .

يجب الآن إضافة الزر "نموذج" إلى "شريط أدوات الوصول السريع".

إضافة أسماء الحقول قاعدة البيانات

كما ذكرنا سابقاً ، كل ما نحتاج إلى القيام به لاستخدام نموذج إدخال البيانات في Excel هو توفير عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول لاستخدامها في قاعدة البيانات الخاصة بنا.

أسهل طريقة لإضافة أسماء الحقول إلى النموذج هي كتابتها في خلايا في ورقة العمل الخاصة بك. يمكنك تضمين ما يصل إلى 32 اسم حقل في النموذج.

أدخل العناوين التالية في الخلايا من A1 إلى E1:

هوية الطالب
الكنية
مبدئي
عمر
برنامج

فتح نموذج إدخال البيانات

فتح نموذج إدخال البيانات

1. انقر فوق الخلية A2 لجعلها الخلية النشطة .
2. انقر فوق رمز النموذج الذي تمت إضافته إلى شريط أدوات الوصول السريع في الصفحة 2.
3. سيؤدي النقر فوق رمز النموذج إلى إظهار مربع رسالة من Excel يحتوي على عدد من الخيارات المرتبطة بإضافة عناوين إلى النموذج.
4. نظرًا لأننا قد كتبنا أسماء الحقول التي نريد استخدامها كعناوين ، فما علينا سوى النقر فوق موافق في مربع الرسالة.
5. يجب أن يظهر النموذج الذي يحتوي على كافة أسماء الحقول على الشاشة.

إضافة سجلات البيانات مع النموذج

إضافة سجلات البيانات مع النموذج

بمجرد إضافة عناوين البيانات إلى النموذج ، فإن إضافة سجلات إلى قاعدة البيانات هي ببساطة مسألة كتابة البيانات بالترتيب الصحيح في حقول النموذج.

سجلات المثال

أضف السجلات التالية إلى قاعدة البيانات عن طريق إدخال البيانات في حقول النموذج بجوار العناوين الصحيحة. انقر فوق الزر " جديد" بعد إدخال السجل الأول من أجل مسح الحقول للسجل الثاني.

1. الطالب : SA267-567
   الاسم الأخير : جونز
   الأولي : ب.
   العمر : 21
   البرنامج : اللغات
   
   الطالب : SA267-211
   الاسم الأخير : وليامز
   الأولي : J.
   العمر : 19
   البرنامج : العلوم

تلميح: عند إدخال بيانات متشابهة جدًا مثل أرقام تعريف الطالب (فقط الأرقام التي تختلف بعد ظهور الشرطة) ، استخدم النسخ واللصق لتسريع إدخال البيانات وتبسيطه.

لإضافة السجلات المتبقية إلى قاعدة البيانات التعليمية ، استخدم النموذج لإدخال باقي البيانات الموجودة في الصورة أعلاه في الخلايا من A4 إلى E11.

إضافة سجلات البيانات بالنموذج (معناه)

لإضافة السجلات المتبقية إلى قاعدة البيانات التعليمية ، استخدم النموذج لإدخال باقي البيانات الموجودة في الصورة هنا في الخلايا من A4 إلى E11.

استخدام أدوات البيانات للنموذج

هناك مشكلة رئيسية في قاعدة البيانات وهي الحفاظ على تكامل البيانات مع ازدياد حجم الملف. هذا يتطلب:

• إصلاح أخطاء البيانات أو تحديث السجلات الفردية.
• حذف سجلات قديمة أو مكررة.

يحتوي نموذج إدخال البيانات على العديد من الأدوات الموجودة على الجانب الأيمن والتي تسهل العثور على وتصحيح أو حذف السجلات من قاعدة البيانات.

هذه الأدوات هي:

• الأزرار Find Prev و Find Next - تسمح لك بالتمرير للأمام والرجوع خلال قاعدة البيانات إلى سجل واحد في كل مرة.
• زر الحذف - يستخدم هذا لحذف السجلات من قاعدة البيانات.
• زر " استعادة" - يمكن استخدام هذا الزر للتراجع عن التغييرات في السجل الذي يتم تحريره. من حين لآخر ، نقوم بالتغييرات الخاطئة للسجل أو حتى تحرير السجل الخاطئ تمامًا. إذا كان الأمر كذلك ، فيمكن استخدام زر الاستعادة للتراجع عن تلك التغييرات.
• ملاحظة: يعمل زر الاستعادة فقط طالما كان السجل موجودًا في النموذج. بمجرد الوصول إلى سجل آخر أو إغلاق النموذج ، يصبح زر الاستعادة غير نشط.
• يتيح لك الزر معايير البحث في قاعدة البيانات للسجلات استنادًا إلى معايير محددة ، مثل الاسم أو العمر أو البرنامج. يتم تضمين مثال على استخدام زر المعايير في الخطوة التالية من البرنامج التعليمي.

البحث عن السجلات باستخدام اسم حقل واحد

يتيح لك الزر معايير البحث في قاعدة البيانات للسجلات باستخدام اسم حقل واحد أو أكثر ، مثل الاسم أو العمر أو البرنامج.

البحث عن السجلات باستخدام اسم حقل واحد

1. انقر على زر المعايير في النموذج.
2. النقر فوق الزر "معايير" مسح كافة حقول النموذج ولكن لا يزيل أي بيانات من قاعدة البيانات.
3. انقر على حقل البرنامج واكتب الفنون كما نريد للبحث عن جميع الطلاب المسجلين في برنامج الفنون في الكلية.
4. انقر فوق الزر "بحث عن التالي" . يجب أن يظهر السجل الخاص بـ H. Thompson في النموذج حيث يتم تسجيلها في برنامج Arts.
5. انقر على زر "بحث عن التالي" في المرة الثانية والثالثة ، ويجب أن تظهر سجلات جراهام وجيه هندرسون واحدة تلو الأخرى لأنها مسجلة أيضًا في برنامج الفنون.

تتضمن الخطوة التالية من هذا البرنامج التعليمي مثالاً للبحث عن السجلات التي تطابق معايير متعددة.

البحث عن السجلات باستخدام أسماء الحقول المتعددة

في هذا المثال ، سنبحث عن جميع الطلاب الذين بلغوا 18 عامًا والمسجلين في برنامج الفنون في الكلية. يجب عرض السجلات التي تطابق كلا المعيارين فقط في النموذج.

1. انقر فوق الزر معايير في النموذج.
2. انقر فوق حقل العمر واكتب 18.
3. انقر في حقل البرنامج واكتب الفنون.
4. انقر فوق الزر "بحث عن التالي" . يجب أن يظهر الرقم القياسي ل H. Thompson في النموذج حيث تبلغ من العمر 18 عامًا وتلتحق ببرنامج الفنون.
5. انقر فوق الزر "بحث عن التالي " مرة ثانية ، ويجب أن يظهر السجل لـ J. Graham لأنه هو أيضًا بعمر 18 عامًا ومسجل في برنامج Arts.
6. انقر فوق الزر "بحث عن التالي " مرة ثالثة ، ويجب أن يظل سجل جراهام جليًا مرئيًا نظرًا لعدم وجود سجلات أخرى تطابق كلا المعيارين.

يجب عدم عرض السجل الخاص بـ W. Henderson في هذا المثال لأنه ، بالرغم من أنه مسجل في برنامج Arts ، فهو لا يبلغ من العمر 18 عامًا حتى لا يطابق كلتا معايير البحث.