01 من 02
إزالة سجلات بيانات مكررة في إكسل
غالبًا ما تستخدم برامج جداول البيانات مثل Excel كقواعد بيانات لأشياء مثل مخزون الأجزاء وسجلات المبيعات والقوائم البريدية.
تتكون قواعد البيانات في Excel من جداول البيانات التي يتم تنظيمها عادةً في صفوف من البيانات تسمى السجلات.
في السجل ، ترتبط البيانات في كل خلية أو حقل في الصف - مثل اسم الشركة والعنوان ورقم الهاتف.
المشكلة الشائعة التي تحدث عند زيادة حجم قاعدة البيانات هي السجلات المكررة أو صفوف البيانات.
يمكن أن يحدث هذا الازدواج إذا:
- يتم إدخال سجلات كاملة في قاعدة البيانات أكثر من مرة مما يؤدي إلى اثنين أو أكثر من السجلات المتطابقة
- تحتوي السجلات المتعددة على حقل واحد أو أكثر - مثل الاسم والعنوان - يحتوي على البيانات نفسها.
في كلتا الحالتين ، يمكن أن تتسبب السجلات المكررة في حدوث مجموعة كاملة من المشكلات - مثل إرسال نسخ متعددة من المستندات إلى نفس الشخص عند استخدام معلومات قاعدة البيانات في دمج المراسلات - لذلك من الأفضل إجراء مسح ضوئي للسجلات المكررة وإزالتها بشكل منتظم أساس.
وعلى الرغم من سهولة استخلاص سجلات مكررة في عينة صغيرة مثل العينة الموجودة في الصورة أعلاه ، فقد تحتوي جداول البيانات بسهولة على المئات إن لم يكن الآلاف من السجلات مما يجعل من الصعب للغاية انتقاء السجلات المكررة - خاصة السجلات المطابقة جزئياً.
لتسهيل إنجاز هذه المهمة ، يحتوي برنامج Excel على أداة بيانات مضمنة تسمى " إزالة التكرار" ، والتي يمكن استخدامها للبحث عن السجلات المتطابقة بالإضافة إلى السجلات المطابقة جزئياً وإزالتها.
ومع ذلك ، يجب التعامل مع طريقة إزالة أداة " التكرار" بحيث يتم التعامل مع السجلات المطابقة والمطابقة جزئيًا بشكل منفصل.
ويرجع ذلك إلى أن يعرض مربع الحوار " إزالة التكرار " أسماء الحقول لجدول البيانات المحدد وتختار الحقول التي تريد تضمينها في البحث عن السجلات المتطابقة:
- بالنسبة إلى السجلات المتطابقة ، ابحث عن جميع الحقول - اترك علامات الاختيار بجوار جميع أسماء الأعمدة أو الحقول ؛
- للسجلات المطابقة جزئياً - اترك علامات الاختيار بجوار هذه الحقول فقط ليتم مطابقتها.
أسماء الحقول مقابل خطابات العمود
كما ذكرنا ، تتكون أداة Remove Duplicates من مربع حوار تختار فيه الحقول المطابقة التي تبحث عنها عن طريق التحقق من أسماء الحقول أو الأعمدة المطلوبة.
تعتمد المعلومات التي يعرضها مربع الحوار - أسماء الحقول أو أحرف الأعمدة - على ما إذا كانت بياناتك تحتوي على صف من العناوين - أو الرؤوس - في أعلى جدول البيانات كما هو موضح في الصورة أعلاه.
إذا حدث ذلك - فتأكد من تحديد الخيار الموجود على الجانب الأيمن من مربع الحوار - بياناتي يحتوي على رؤوس - وسيعرض Excel الأسماء في هذا الصف كأسماء الحقول في مربع الحوار.
إذا كانت بياناتك لا تحتوي على صف رأس ، فسيعرض مربع الحوار أحرف العمود المناسبة في مربع الحوار لنطاق البيانات المحدد.
مجموعة متجاورة من البيانات
بالنسبة لأداة إزالة التكرارات لكي تعمل بشكل صحيح ، يجب أن يكون جدول البيانات نطاقًا قريبًا من البيانات - أي أنه يجب ألا يحتوي على أي صفوف فارغة أو أعمدة أو خلايا فارغة موجودة داخل الجدول ، إن أمكن.
إن عدم وجود فراغات داخل جدول البيانات يعد ممارسة جيدة عندما يتعلق الأمر بإدارة البيانات بشكل عام وليس فقط عند البحث عن بيانات مكررة. تعمل أدوات البيانات الأخرى في Excel - مثل الفرز والتصفية - بشكل أفضل عندما يكون جدول البيانات نطاقًا متجاورة من البيانات.
إزالة تكرار سجلات البيانات مثال
في الصورة أعلاه ، يحتوي جدول البيانات على سجلين متطابقين لـ A. Thompson واثنين من السجلات المطابقة جزئيًا لـ R. Holt - حيث تتطابق جميع الحقول باستثناء رقم الطالب.
توضح الخطوات المدرجة أدناه بالتفصيل كيفية استخدام أداة إزالة البيانات المكررة من أجل:
- إزالة الثاني من اثنين من سجلات متطابقة ل A. طومسون.
- قم بإزالة السجل المطابق الثاني بشكل جزئي لـ R. Holt.
فتح مربع حوار إزالة التكرارات
- انقر فوق أي خلية تحتوي على بيانات في نموذج قاعدة البيانات.
- انقر فوق علامة التبويب البيانات على الشريط.
- انقر على أيقونة إزالة التكرار لتمييز كل البيانات في جدول البيانات وفتح مربع الحوار إزالة التكرار .
- يعرض مربع الحوار Remove Duplicates جميع عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول من نموذج البيانات الخاص بنا
- تشير علامات الاختيار المجاورة لأسماء الحقول إلى الأعمدة التي يحاول Excel مطابقتها في البحث عن سجلات مكررة
- بشكل افتراضي ، عندما يفتح مربع الحوار يتم فحص جميع أسماء الحقول
العثور على سجلات متطابقة
- نظرًا لأننا نبحث عن سجلات متطابقة تمامًا في هذا المثال ، سنترك جميع عناوين الأعمدة محل فحص
- انقر فوق موافق
عند هذه النقطة يجب أن ينظر إلى النتائج التالية:
- يجب إغلاق مربع الحوار واستبداله برسالة تقول: تم العثور على 1 قيم مكررة وإزالتها ؛ تبقى 7 قيم فريدة.
- سيتم إزالة الصف المتضمن للسجل A. A. Thompson من قاعدة البيانات
- على الرغم من وجود سطرين مطابقين بشكل جزئي لـ R. Holt ، نظرًا لعدم مطابقة جميع الحقول - يختلف رقم الطالب للسجلين - يعتبر Excel أنه سجل بيانات فريد
02 من 02
العثور على وإزالة السجلات المطابقة جزئيًا مع إزالة التكرارات
التحقق من حقل واحد في وقت واحد
نظرًا لأن برنامج Excel يقوم فقط بإزالة سجلات البيانات التي تتطابق تمامًا مع حقول البيانات المحددة ، فإن أفضل طريقة للعثور على كافة سجلات البيانات المطابقة جزئياً هي إزالة علامة الاختيار لحقل واحد فقط في كل مرة ، كما هو موضح في الخطوات أدناه.
ستؤدي عمليات البحث اللاحقة للسجلات التي تتطابق في جميع الحقول باستثناء الاسم أو العمر أو البرنامج إلى إزالة جميع المجموعات الممكنة للمطابقة جزئياً مع السجلات.
العثور على سجلات مطابقة جزئيا
- انقر فوق أي خلية تحتوي على بيانات في جدول البيانات إذا لزم الأمر
- انقر فوق علامة التبويب البيانات على الشريط .
- انقر على أيقونة إزالة التكرار لتمييز كل البيانات في جدول البيانات وفتح مربع الحوار إزالة التكرار .
- يتم تحديد كل أسماء الحقول أو عناوين الأعمدة لجدول البيانات.
- للبحث عن وإزالة السجلات التي لا تحتوي على تطابق في كل حقل ، قم بإزالة علامة الاختيار إلى جانب أسماء الحقول التي سيتجاهلها Excel.
- في هذا المثال ، انقر فوق خانة الاختيار الموجودة بجوار عنوان عمود معرف الطالب لإزالة علامة التأشير.
- سيقوم Excel الآن بالبحث عن وإزالة السجلات التي تحتوي على بيانات متطابقة في الحقول " الاسم الأخير" و " الأولية" و " البرنامج" .
- انقر فوق موافق
- يجب إغلاق مربع الحوار واستبداله برسالة تقول: تم العثور على 1 قيم مكررة وإزالتها ؛ تبقى 6 قيم فريدة.
- سيتم إزالة الصف الذي يحتوي على السجل الثاني لـ R. Holt مع معرف الطالب الخاص بـ ST348-252 من قاعدة البيانات.
- انقر فوق موافق لإغلاق مربع الرسالة
في هذه المرحلة ، يجب أن يكون جدول بيانات المثال خاليًا من جميع البيانات المكررة.