انقاذ في وقت مبكر ، وحفظها في كثير من الأحيان!
لقد وضعت الكثير من العمل في جدول بيانات Excel. لا تدعها تفلت لأنك نسيت حفظها! استخدم هذه النصائح للحفاظ على عملك آمنًا وحفظه في المرة التالية التي تحتاج فيها إلى هذا الملف.
اكسل احفظ مفاتيح الاختصار
بالإضافة إلى حفظ ملفات المصنف باستخدام خيار حفظ الموجود أسفل القائمة ملف أو حفظ الرمز على شريط أدوات الوصول السريع ، لدى Excel خيار حفظ باستخدام مفاتيح الاختصارات على لوحة المفاتيح.
تتمثل مجموعة المفاتيح لهذا الاختصار في:
Ctrl + S
- إذا تم حفظ الملف من قبل ، فسيتم تغيير مؤشر الماوس إلى رمز زجاج ساعة أثناء حدوث الحفظ.
- إذا كان يتم حفظ المصنف للمرة الأولى ، فسيتم فتح مربع الحوار " حفظ باسم " .
أول مرة حفظ
عند حفظ الملف لأول مرة ، يجب تحديد قسمين من المعلومات في مربع الحوار "حفظ باسم":
- اسم الملف (حتى 255 حرفًا بما في ذلك المسافات).
- الموقع (المجلد) حيث سيتم تخزين الملف.
حفظ كثيرا
ونظرًا لأن استخدام مفاتيح الاختصار Ctrl + S هو طريقة سهلة لحفظ البيانات ، فمن الأفضل توفير كثيرًا - على الأقل كل خمس دقائق - لتجنب فقد البيانات في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر.
تثبيت حفظ المواقع
منذ Excel 2013 ، أصبح من الممكن تثبيت المواقع المحفوظة المستخدمة بشكل متكرر تحت حفظ باسم .
يؤدي القيام بذلك إلى جعل الموقع سهل الوصول إليه في أعلى قائمة المجلدات الحديثة. لا يوجد حد لعدد المواقع التي يمكن تثبيتها.
لتثبيت موقع الحفظ:
- انقر فوق ملف> حفظ باسم.
- في الإطار "حفظ باسم" ، ضع مؤشر الماوس على الموقع المطلوب أسفل المجلدات الأخيرة.
- في أقصى يمين الشاشة ، تظهر صورة أفقية صغيرة لدبوس الدفع لهذا الموقع.
- انقر على الدبوس لذلك الموقع. تتغير الصورة إلى صورة رأسية لدبوس دفع يشير إلى أن الموقع مضاف الآن إلى أعلى قائمة المجلدات الحديثة.
- لإزالة تثبيت أحد المواقع ، انقر على صورة دبوس الدفع العمودي مرة أخرى لتغييره مرة أخرى إلى دبوس أفقي.
حفظ ملفات Excel بتنسيق PDF
إحدى الميزات التي تم تقديمها لأول مرة في Excel 2010 هي القدرة على تحويل أو حفظ ملفات جداول بيانات Excel بتنسيق PDF.
يتيح ملف PDF (تنسيق المستندات المحمولة) للآخرين إمكانية عرض المستندات دون الحاجة إلى تثبيت البرنامج الأصلي - مثل Excel - على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
بدلاً من ذلك ، يمكن للمستخدمين فتح الملف باستخدام برنامج قارئ PDF المجاني مثل Adobe Acrobat Reader.
يتيح لك ملف PDF أيضًا السماح للآخرين بمشاهدة بيانات جداول البيانات دون منحهم الفرصة لتغييرها.
حفظ ورقة العمل النشطة في تنسيق PDF
عند حفظ ملف بتنسيق PDF ، يتم حفظ ورقة العمل الحالية فقط أو ورقة العمل النشطة - وهي ورقة العمل المعروضة على الشاشة -.
خطوات حفظ ورقة عمل Excel بتنسيق PDF باستخدام خيار حفظ كنوع الملف في Excel:
- انقر فوق علامة التبويب " ملف" في الشريط لعرض خيارات القائمة المتوفرة.
- انقر فوق خيار "حفظ باسم" لفتح مربع الحوار "حفظ باسم".
- اختر موقعًا لحفظ الملف أسفل سطر "حفظ في" أعلى مربع الحوار.
- اكتب اسمًا للملف أسفل سطر اسم الملف في أسفل مربع الحوار.
- انقر على السهم المتجه لأسفل في نهاية سطر Save as type في أسفل مربع الحوار لفتح القائمة المنسدلة.
- قم بالتمرير خلال القائمة للبحث عن خيار PDF (* .pdf) والنقر فوقه ليتم إظهاره في سطر حفظ كنوع في مربع الحوار.
- انقر فوق حفظ لحفظ الملف بتنسيق PDF وإغلاق مربع الحوار.
حفظ صفحات متعددة أو مصنف بأكمله في تنسيق PDF
كما ذكرنا ، فإن الخيار Save As الافتراضي لا يحفظ سوى ورقة العمل الحالية بتنسيق PDF.
هناك طريقتان لتغيير حفظ أوراق عمل متعددة أو مصنف بأكمله بتنسيق PDF:
- لحفظ عدة صفحات في مصنف ، قم بتمييز علامات تبويب ورقة العمل هذه قبل حفظ الملف. سيتم حفظ هذه الأوراق فقط في ملف PDF.
- لحفظ مصنف بأكمله:
- قم بتمييز كل علامات تبويب الورقة ؛
- افتح " خيارات" في مربع الحوار "حفظ باسم".
ملاحظة : يصبح الزر "خيارات" مرئيًا فقط بعد تغيير نوع الملف إلى PDF (* .pdf) في مربع الحوار "حفظ باسم". يمنحك عددًا من الخيارات فيما يتعلق بالمعلومات والبيانات التي يتم حفظها بتنسيق PDF.
- انقر فوق خيار PDF (* .pdf) لإظهار الزر "خيارات" في سطر حفظ كنوع من مربع الحوار ؛
- انقر فوق الزر لفتح مربع الحوار " خيارات " ؛
- حدد Entire Workbook في نشر ما هو القسم ؛
- انقر فوق موافق للرجوع إلى مربع الحوار "حفظ باسم".