01 من 08
إدارة البيانات في Excel
في بعض الأحيان ، نحن بحاجة لتتبع المعلومات. قد تكون قائمة شخصية لأرقام الهواتف ، أو قائمة جهات اتصال لأعضاء منظمة أو فريق ، أو مجموعة من العملات أو البطاقات أو الكتب.
مهما كانت البيانات المتوفرة لديك ، فإن جدول البيانات ، مثل Excel ، يعد مكانًا رائعًا لتخزينه. قام برنامج Excel ببناء أدوات لمساعدتك في تتبع البيانات والعثور على معلومات محددة عندما تريد ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، بوجود مئات الأعمدة والآلاف من الصفوف ، يمكن لجدول بيانات Excel أن يحتوي على كمية هائلة من البيانات .
Excel أيضاً أسهل في الاستخدام من برنامج قاعدة بيانات كاملة مثل Microsoft Access. يمكن إدخال البيانات بسهولة في جدول البيانات ، وببضع نقرات بالماوس يمكنك فرز بياناتك والعثور على ما تريد.
02 من 08
خلق الجداول والقوائم
التنسيق الأساسي لتخزين البيانات في Excel هو جدول. في جدول ، يتم إدخال البيانات في صفوف. كل صف معروف كسجل .
بمجرد إنشاء جدول ، يمكن استخدام أدوات بيانات Excel للبحث والفرز وتصفية السجلات للعثور على معلومات محددة.
على الرغم من وجود عدد من الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام أدوات البيانات هذه في Excel ، فإن أسهل طريقة للقيام بذلك هي إنشاء ما يعرف باسم قائمة من البيانات الموجودة في جدول.
03 من 08
إدخال البيانات بشكل صحيح
الخطوة الأولى في إنشاء جدول هي إدخال البيانات. عند القيام بذلك ، من المهم التأكد من إدخالها بشكل صحيح.
تعتبر أخطاء البيانات ، الناتجة عن إدخال بيانات غير صحيحة ، مصدر العديد من المشكلات المتعلقة بإدارة البيانات. إذا تم إدخال البيانات بشكل صحيح في البداية ، فمن الأرجح أن يعيدك البرنامج إلى النتائج التي تريدها.
04 من 08
الصفوف هي السجلات
كما ذكرنا ، تُعرف صفوف البيانات بالسجلات. عند إدخال السجلات ، ضع الإرشادات التالية في اعتبارك:
- لا تترك أي صفوف فارغة في الجدول الذي يتم إنشاؤه ، ولا حتى بين العناوين والصف الأول من البيانات.
- يمكن أن يحتوي السجل على بيانات حول عنصر محدد واحد فقط.
- يجب أن يحتوي السجل أيضًا على جميع البيانات في القائمة حول هذا العنصر. لا يمكن أن توجد معلومات حول عنصر في أكثر من صف واحد.
- لإنشاء قائمة ، يجب أن يحتوي جدول البيانات على سجلي بيانات على الأقل.
05 من 08
الأعمدة هي الحقول
بينما يُشار إلى الصفوف في الجدول بسجلات ، تُعرف الأعمدة باسم الحقول . يحتاج كل عمود إلى عنوان لتحديد البيانات التي يحتوي عليها. تسمى هذه العناوين أسماء الحقول.
- تُستخدم أسماء الحقول للتأكد من إدخال البيانات لكل سجل بنفس التسلسل.
- تأكد من إدخال جميع البيانات في عمود باستخدام نفس التنسيق. إذا بدأت في إدخال أرقام كأرقام (مثل 10 أو 20) ، احتفظ بها. لا تقم بتغيير جزء الطريق من خلال والبدء في إدخال الأرقام ككلمات (مثل عشرة أو عشرون). كن ثابتًا.
- لا تترك أي أعمدة فارغة في الجدول.
- لإنشاء قائمة ، يجب أن يكون الجدول على الأقل عمودين.
06 من 08
إنشاء القائمة
بمجرد إدخال البيانات في الجدول ، يمكن تحويلها إلى قائمة . لنفعل ذلك:
- حدد أي خلية واحدة في الجدول.
- اختر القائمة> إنشاء قائمة من القائمة لفتح مربع الحوار " إنشاء قائمة ".
- يعرض مربع الحوار نطاق الخلايا المراد تضمينها في القائمة. إذا تم إنشاء الجدول بشكل صحيح ، فعادة ما يقوم Excel بتحديد النطاق الصحيح.
- إذا كان اختيار النطاق صحيحًا ، فانقر فوق OK .
07 من 08
إذا كان نطاق القائمة غير صحيح
إذا لم يكن النطاق الموضح في مربع الحوار " إنشاء قائمة " خاطئًا ، فستحتاج إلى إعادة تحديد نطاق الخلايا لاستخدامه في القائمة.
لنفعل ذلك:
- انقر فوق زر الإرجاع في مربع الحوار " إنشاء قائمة " للرجوع إلى ورقة العمل.
- يتقلص مربع الحوار إنشاء قائمة إلى مربع صغير ويمكن رؤية النطاق الحالي للخلايا في ورقة العمل المحاطة بنباتات السير.
- اسحب التحديد باستخدام الماوس لتحديد النطاق الصحيح للخلايا.
- انقر فوق زر الإرجاع في مربع الحوار " إنشاء قائمة " صغير للعودة إلى الحجم العادي.
- انقر فوق " موافق" لإنهاء القائمة.
08 من 08
القائمة
بمجرد إنشائها ،
- القائمة سيكون لها حدود مظلمة حولها.
- ستكون هناك أسهم لأسفل تشير إلى كل اسم حقل يفتح قوائم منسدلة عند النقر فوقها.
- تحتوي القوائم المنسدلة على خيارات لفرز القائمة حسب أي من أسماء الحقول وللبحث في القائمة للسجلات التي تطابق معايير معينة.
- تتم إضافة صف فارغ يحتوي على علامة نجمية إلى أسفل القائمة. يمكن إضافة بيانات إضافية إلى القائمة باستخدام هذا الصف الجديد.