كيفية القيام بريد مايكروسوفت دمج المراسلات من جدول البيانات إكسل

تسمح لك ميزة دمج المراسلات من Microsoft بإرسال نفس المستند مع تغييرات طفيفة على عدد كبير من المستلمين. مصطلح "دمج" يأتي من حقيقة أن وثيقة واحدة (حرف ، على سبيل المثال) يتم دمجها مع وثيقة مصدر البيانات ، مثل جدول البيانات .

تعمل ميزة دمج المراسلات في Word بسلاسة مع البيانات من Excel. بينما يسمح لك Word أيضاً بإنشاء مصدر بيانات خاص به ، فإن خيارات استخدام هذه البيانات محدودة. علاوة على ذلك ، إذا كان لديك بالفعل بياناتك في جدول بيانات ، فليس من المنطقي إعادة كتابة جميع المعلومات في مصدر بيانات Word.

تحضير البيانات الخاصة بك لدمج المراسلات

من الناحية النظرية ، يمكنك استخدام أي ورقة عمل Excel في وظيفة دمج المراسلات Word دون أي تحضير خاص. ومع ذلك ، فمن المستحسن أن تأخذ بعض الوقت لإعداد ورقة العمل الخاصة بك لتحسين عملية دمج المراسلات .

فيما يلي بعض الإرشادات لمراقبة هذا سيساعد على جعل عملية دمج المراسلات أكثر سلاسة.

تنظيم بيانات جدول البيانات الخاص بك

على الرغم من خطر بيان ما هو واضح ، يجب تنظيم البيانات الخاصة بك بدقة في صفوف وأعمدة. فكر في كل صف كسجل منفرد وكل عمود كحقل ستدرجه في المستند. (راجع برنامج تعليمي حول إدخال بيانات Excel إذا كنت بحاجة إلى تنشيط.)

قم بإنشاء صف رأس

قم بإنشاء صف رأس للورقة التي تنوي استخدامها لدمج المراسلات. صف الرأس هو صف يحتوي على تسميات تحدد البيانات في الخلايا أدناه. يمكن أن يكون Excel دقيقًا في بعض الأحيان حول التفريق بين البيانات والتسميات ، لذلك تأكد من ذلك باستخدام النص الغامق وحدود الخلية وتظليل الخلايا الفريدة في صف الرأس. سيضمن ذلك تفريق Excel عن بقية بياناتك.

لاحقاً عندما تقوم بدمج البيانات مع المستند الرئيسي ، ستظهر التسميات كأسماء حقول الدمج ، لذلك لن يكون هناك أي ارتباك حول البيانات التي تقوم بإدخالها في المستند الخاص بك. علاوةً على ذلك ، من الممارسات الجيدة تصنيف الأعمدة ، حيث إنها تساعد في منع حدوث خطأ في المستخدم.

ضع كل البيانات في ورقة واحدة

يجب أن تكون البيانات التي تنوي استخدامها لدمج المراسلات على ورقة واحدة. إذا كان يتم نشره عبر أوراق متعددة ، فستحتاج إلى دمج الأوراق أو إجراء دمجات بريد متعددة. تأكد أيضًا من تسمية الأوراق بوضوح ، حيث ستحتاج إلى تحديد الورقة التي تنوي استخدامها دون عرضها.

إقران مصدر بيانات في دمج المراسلات

الخطوة التالية في عملية دمج المراسلات هي ربط جدول بيانات Excel الخاص بك مع مستند Word الخاص بك.

  1. على شريط الأدوات دمج المراسلات ، انقر فوق الزر " فتح مصدر البيانات" .
  2. في مربع الحوار Select Data Source ، تنقل خلال المجلدات حتى تعثر على مصنف Excel الخاص بك. إذا لم تتمكن من العثور على ملف Excel ، فتأكد من تحديد "جميع مصادر البيانات" في القائمة المنسدلة المسماة "ملفات من نوع".
  3. انقر نقرًا مزدوجًا فوق ملف مصدر Excel المصدر ، أو حدده وانقر فوق فتح .
  4. في مربع الحوار تحديد جدول ، حدد صفحة Excel التي تحتوي على البيانات التي تريد دمجها مع المستند.
  5. تأكد من تحديد مربع الاختيار بجوار "أول صف من البيانات يحتوي على رؤوس أعمدة".
  6. انقر فوق موافق .

والآن بعد أن تم إقران مصدر البيانات بالمستند الرئيسي ، يمكنك البدء في إدخال النص و / أو تحرير مستند Word الخاص بك. ومع ذلك ، لا يمكنك إجراء تغييرات على مصدر البيانات في Excel ؛ إذا احتجت إلى إجراء تغييرات على البيانات ، يجب إغلاق المستند الرئيسي في Word قبل أن تتمكن من فتح مصدر البيانات في Excel.

إدخال حقول دمج في المستند الخاص بك سهل باتباع الخطوات التالية:

  1. انقر فوق الزر " إدراج حقل دمج" على شريط أدوات دمج المراسلات. سوف يظهر مربع الحوار إدراج حقل دمج.
  2. قم بتمييز اسم الحقل الذي تريد إدراجه من القائمة وانقر فوق Insert .
  3. سيظل المربع مفتوحًا ، مما يتيح لك إدراج المزيد من الحقول. إذا قمت بإدراج أكثر من حقل واحد بالتتابع ، فلن يقوم Word تلقائيًا بإضافة مسافة بين الحقول الموجودة في المستند الخاص بك. يجب عليك القيام بذلك بنفسك بعد إغلاق مربع الحوار. سترى في اسمك اسم الحقل محاطًا بأسهم مزدوجة.
  4. عند الانتهاء ، انقر فوق " إغلاق" .

إدراج كتل العناوين والتحيات - استخدمها بحرص

قامت Microsoft مؤخراً بإضافة ميزة دمج المراسلات التي تسمح لك بإدراج كتل العناوين وخطوط الترحيب. بالنقر فوق الزر المناسب على شريط الأدوات ، سيسمح لك Word بإدراج عدة حقول في وقت واحد ، وترتيبها في صيغ مشتركة.

زر إدراج عنوان الإدخال هو الزر الموجود على اليسار ؛ خط الترحيب إدراج على اليمين.

علاوة على ذلك ، عند النقر فوق أي من الزرين ، يعرض Word مربع حوار يمنحك بعض الخيارات على الحقول التي ترغب في إدراجها ، وكيف ترغب في ترتيبها ، وما هي علامات الترقيم المراد تضمينها وغيرها. على الرغم من أن هذا يبدو صريحًا بشكل كافٍ - وهذا إذا كنت تستخدم مصدر بيانات تم إنشاؤه في Word - فقد يصبح مربكًا إذا كنت تستخدم ورقة عمل Excel.

تذكر عندما التوصية حول إضافة صف رأس في ورقة العمل الخاصة بك على الصفحة 1 من هذه المقالة؟ حسنا ، إذا قمت بتسمية حقل شيء آخر غير ما يستخدمه Word كاسم حقل لبيانات مشابهة ، فقد يتطابق Word مع الحقول بشكل غير صحيح.

ما يعنيه هذا هو أنه في حالة استخدامك لعنصر إدراج إدراج أو إدراج أزرار خط الترحيب ، قد تظهر البيانات بترتيب مختلف عن الذي تحدده — ببساطة لأن التصنيفات غير متطابقة. لحسن الحظ ، توقعت Microsoft ذلك وتم بناؤه في ميزة مطابقة الحقول التي تسمح لك بمطابقة أسماء الحقول الخاصة بك مع تلك التي يستخدمها Word في الكتل.

استخدام حقول مطابقة لتعيين عناوين الحقول بشكل صحيح

لمطابقة الحقول ، اتبع الخطوات التالية:

  1. انقر على زر مطابقة الحقول على شريط الأدوات.
  2. في مربع الحوار مطابقة الحقول ، سترى قائمة بأسماء حقول Word على اليمين. على الجانب الأيسر من المربع ، سترى عمودًا من مربعات القائمة المنسدلة. الاسم في كل مربع القائمة المنسدلة هو الحقل الذي يستخدمه Word لكل حقل منها في كتلة العنوان أو كتلة سطر الترحيب. لإجراء أي تغييرات ، ما عليك سوى تحديد اسم الحقل من مربع القائمة المنسدلة.
  3. بمجرد الانتهاء من إجراء التغييرات ، انقر فوق " موافق" .

يمكنك أيضًا إظهار مربع حوار مطابقة الحقول من خلال النقر فوق الزر "مطابقة الحقول" الموجود في الجزء السفلي من مربعي الحوار "إدراج العناوين" أو "مربعات الترقيم" ، حيث يظهر كلاهما عند النقر فوق زر شريط الأدوات المعني.

عرض مستندات دمج المراسلات

قبل الانتقال إلى معاينة مستنداتك المدمجة وطباعتها ، ملاحظة حول التنسيق: عند إدراج حقول دمج في مستند ، لا ينقل Word عبر تنسيق البيانات من مصدر البيانات.

تطبيق تنسيق خاص من جدول البيانات المصدر

إذا كنت ترغب في تطبيق تنسيق خاص مثل الخط المائل أو غامق أو تسطير ، يجب عليك القيام بذلك في Word. إذا كنت تعرض المستند مع الحقول ، يجب تحديد الأسهم المزدوجة على جانبي الحقل الذي تريد تطبيق التنسيق عليه. إذا كنت تعرض البيانات المدمجة في المستند ، فقم ببساطة بتمييز النص الذي ترغب في تغييره.

تذكر أن أي تغيير سيحدث في جميع المستندات المدمجة ، وليس فقط المستند الفردي.

معاينة المستندات المدمجة

لمعاينة المستندات المدمجة ، انقر فوق الزر عرض البيانات المدمجة على شريط أدوات دمج المراسلات. يعمل هذا الزر كمفتاح تبديل ، لذلك إذا أردت الرجوع إلى عرض الحقول فقط وليس البيانات التي تحتوي عليها ، فانقر عليها مرة أخرى.

يمكنك التنقل خلال المستندات المدمجة باستخدام أزرار التنقل على شريط أدوات دمج المراسلات. هم ، من اليسار إلى اليمين: السجل الأول ، السجل السابق ، انتقل إلى السجل ، السجل التالي ، السجل الأخير .

قبل أن تقوم بدمج المستندات الخاصة بك ، يجب أن تقوم بمعاينتها كلها ، أو قدر ما تستطيع للتحقق من أن كل شيء قد تم دمجه بشكل صحيح. انتبه بشكل خاص لأشياء مثل علامات الترقيم والمسافات حول البيانات المدمجة.

إنهاء مستند دمج المراسلات الخاص بك

عندما تكون مستعدًا لدمج المستندات ، يكون لديك خياران.

دمج الطابعة

الأول هو دمجها بالطابعة. إذا اخترت هذا الخيار ، سيتم إرسال المستندات إلى الطابعة دون أي تعديل. يمكنك دمج الطابعة ببساطة عن طريق النقر فوق زر شريط الأدوات "دمج الطابعة" .

دمج في وثيقة جديدة

إذا كنت بحاجة إلى تخصيص بعض المستندات أو جميعها (على الرغم من أنه سيكون من الحكمة إضافة حقل ملاحظة في مصدر البيانات للملاحظات الشخصية) أو إجراء أية تغييرات أخرى قبل الطباعة ، فيمكنك دمجها في مستند جديد ؛ إذا قمت بدمج مستند جديد ، سيبقى المستند الرئيسي لدمج المراسلات ومصدر البيانات كما هي ، ولكن سيكون لديك ملف آخر يحتوي على المستندات المدمجة.

للقيام بذلك ، ما عليك سوى النقر فوق زر شريط الأدوات " دمج إلى مستند جديد" .

أيًا كانت الطريقة التي تختارها ، سيتم تقديمك بمربع حوار يمكنك فيه إخبار Word بدمج كافة السجلات أو السجل الحالي أو نطاق من السجلات.

انقر فوق زر الخيار بجانب اختيارك المطلوب ثم انقر فوق موافق .

إذا كنت تريد دمج نطاق ، فستحتاج إلى إدخال رقم البداية والرقم النهائي للسجلات التي تريد تضمينها في الدمج قبل النقر فوق موافق .

إذا اخترت طباعة المستندات ، بعد ظهور مربع الحوار ، سيتم تقديمك مع مربع الحوار Print. يمكنك التفاعل معه كما هو الحال مع أي مستند آخر.