يتمثل أحد العوائق لاستخدام دمج المراسلات لإنشاء المستندات في أنك تواجه مخاطر أكبر في ارتكاب أخطاء أكثر مما لو قمت بإنشاء كل مستند من مستنداتك بشكل فردي. إذا لم تكن على دراية كبيرة بدمج البريد ، فإن مخاطر ارتكاب أخطاء كارثية يمكن أن تفسد جميع مستنداتك المطبوعة أعلى بكثير.
هذا لا يعني أن تجربة الاندماجات البريدية لن تحتاج إلى تدقيق مستنداتها كذلك. العناصر التالية هي أخطاء دمج المراسلات الخمسة الأولى التي يجب عليك التحقق من المستندات الخاصة بك قبل إنهاؤها وإرسالها للطباعة.
1. الشمولية
من المهم بالنسبة لك أن تتأكد مرة أخرى إذا قمت بإدخال كافة المعلومات الضرورية المطلوبة لدمج المراسلات بنجاح. من السهل التغاضي عن حقل عندما تقوم بإنشاء المستند الخاص بك. انتبه بشكل خاص إلى العناوين والأهم من ذلك ، الرموز البريدية. يجب عليك أيضًا التأكد من ملء جميع خطوط الترحيب أو المناطق الأخرى التي قمت فيها بإدراج عدة حقول متتالية بشكل صحيح.
2. دقة
على الرغم من أن هذا قد يبدو منطقياً ، إلا أنك سوف تفاجئ بعدد الأشخاص الذين يفسدون عمليات دمج البريد الخاصة بهم لأنهم لم يتحققوا من الدقة. للتأكد من دقة دمج البريد الخاص بك ، ستحتاج إلى التأكد من قيامك بإدراج الحقول الصحيحة في المواقع الصحيحة. إذا كان لديك حقول ذات أسماء متشابهة ، فمن السهل جدًا إدخال الحقول الخاطئة. إذا وجدت أنك تقوم بهذا الخطأ بشكل متكرر ، فمن الأفضل إعادة تقييم الأسماء التي تعطيها لحقولك لتجنب أي ارتباك مستقبلي.
3. تباعد
قد لا يبدو التباعد هو الشيء الأكثر أهمية عند العمل مع دمج البريد ، ولكن المسافات لا تلعب عاملًا مهمًا. في بعض الأحيان يكون من الصعب معرفة عدد المسافات التي أدخلتها في المستند. استخدام حقول دمج المراسلات يجعل من الصعب معرفة ذلك ، خاصة عندما تكون قريبة من بعضها البعض. قد تجد حتى أنك حذفت مساحات تماما. من المهم التحقق من المستند الخاص بك للتأكد من أن لديك مسافات بين جميع الحقول وإلا ، فإن المنتج النهائي سيكون مجرد عدة كلمات تشغيل غير مقروءة واسعة النطاق.
4. علامات الترقيم
على نحو مشابه للمسافات ، يتجاهل العديد من الأشخاص قيمة الترقيم وأهميته عند العمل مع دمج البريد. من السهل التغاضي عن الترقيم الخاص بك عند العمل مع حقول دمج المراسلات بسبب التباعد. ستلاحظ أنك غالبًا ما تسيء وضع علامات الترقيم أو تحذفها تمامًا أو تضيف علامات ترقيم مزدوجة عندما يكون لديك حقول دمج مراسلات متعددة في صف واحد.
5. التنسيق
يعد تنسيق النص أحد الأخطاء الأساسية التي تؤدي إلى "بحث Google عن دمج البريد". من المهم بالنسبة لك التحقق من صحة التنسيق المطبق على حقول دمج المراسلات الخاصة بك. سواء كنت مدمجًا جديدًا لدمج البريد أو كنت قد أكملت المئات من عمليات دمج المراسلات ، من المهم التحقق من حقول دمج المراسلات الخاصة بك من أجل المائلة والتسطير والتنسيق الغامق وتصحيحها قبل الانتهاء من دمج المراسلات.
تغليف
هذا ليس بأي حال من الأحوال قائمة شاملة من الأخطاء التي يمكنك تقديمها في عملية دمج المراسلات ، ولكنه مكان جيد للبدء. وغني عن القول أنه يجب عليك إثبات الأخطاء الأخرى ، مثل الأخطاء المطبعية والأخطاء الإملائية ، التي يمكن أن تحدث في أي مستند. لا أحد كامل؛ بعض الناس هم أفضل في التظاهر هم!
تحرير: مارتن هندريك