مقدمة لدمج البريد واستخداماته

دمج المراسلات هو أداة تبسط عملية إنشاء مجموعة من المستندات المتشابهة ولكنها تحتوي على عناصر بيانات فريدة ومتغيرة. ويتم تحقيق ذلك عن طريق ربط قاعدة بيانات تحتوي على عناصر البيانات هذه بمستند يحتوي على حقول دمج حيث سيتم نشر هذه البيانات الفريدة.

يوفر لك دمج المراسلات الوقت والجهد عن طريق أتمتة عملية إدخال أجزاء قياسية من البيانات مثل الأسماء والعناوين في مستند. على سبيل المثال ، يمكنك ربط حرف نموذج إلى مجموعة من جهات الاتصال في Outlook ؛ قد يحتوي هذا الحرف على حقل دمج لكل عنوان جهة اتصال والآخر لاسم جهة الاتصال المقابلة كجزء من تحية الحرف.

استخدامات دمج المراسلات

دمج البريد ، لكثير من الناس ، تستحضر أفكار البريد غير المرغوب فيه. على الرغم من أن جهات التسويق تستخدم دمج المراسلات بشكل لا يمكن إنكاره لتوليد كميات كبيرة من البريد بسرعة وسهولة ، فإن العديد من الاستخدامات الأخرى قد تفاجئك وتغير طريقة إنشاء بعض مستنداتك.

يمكنك استخدام دمج المراسلات لإنشاء أي نوع من المستندات المطبوعة ، بالإضافة إلى المستندات والفاكسات الموزعة إلكترونيًا. تكون أنواع المستندات التي يمكنك إنشاؤها باستخدام دمج المراسلات غير محدودة تقريبًا. وهنا بعض الأمثلة:

عند الاستخدام بذكاء ، يمكن لدمج المراسلات تحسين إنتاجيتك بشكل كبير. كما يمكنه تعزيز فعالية المستندات التي تقوم بإنشائها. على سبيل المثال ، من خلال تخصيص الأحرف بأسماء المستلمين أو العناصر الأخرى الخاصة بكل مستلم ، فإنك تقدم صورة شخصية مصقولة تمهد الطريق للنتيجة التي تريدها.

تشريح لدمج المراسلات

يتكون دمج المراسلات من جزأين رئيسيين: المستند ومصدر البيانات ، يشار إليهما أيضًا بقاعدة البيانات. يبسط Microsoft Word عملك عن طريق السماح لك باستخدام تطبيقات Office الأخرى مثل Excel و Outlook كمصادر للبيانات. إذا كان لديك مجموعة Office الكاملة ، فإن استخدام أحد تطبيقاته كمصدر للبيانات سهل ومريح وموصى به بشدة. إن استخدام جهات الاتصال التي قمت بإدخالها بالفعل في جهات اتصال Outlook الخاصة بك ، على سبيل المثال ، سيوفر لك من إعادة إدخال تلك المعلومات إلى مصدر بيانات آخر. يمنحك استخدام جدول بيانات Excel الحالي مرونة أكبر في بياناتك من مصدر البيانات الذي يقوم Word بإنشائه.

إذا كان لديك برنامج Word فقط ، ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك استخدام ميزة دمج المراسلات. لدى Word القدرة على إنشاء مصدر بيانات قابل للتخصيص بالكامل لاستخدامه في دمج المراسلات الخاص بك.

إعداد دمج المراسلات

قد يبدو دمج المراسلات معقدًا - ويمكن أن تكون المستندات المعقدة والثقيلة البيانات التي تعتمد على قواعد بيانات كبيرة بالتأكيد. ومع ذلك ، يبسط Word إعداد دمج المراسلات للاستخدامات الشائعة عن طريق توفير المعالجات التي تقودك خلال عملية ربط المستند إلى قاعدة بيانات. بشكل عام ، يمكنك إكمال العملية في أقل من 10 خطوات سهلة إلى حد ما ، بما في ذلك العثور على الأخطاء وتصحيحها. هذا أقل من إعداد المستند الخاص بك يدويا ، وبوقت أقل من ذلك بكثير والمتاعب أيضا.