كيفية استخدام العلامات لتنظيم مستنداتك في Word

تجعل علامات Microsoft Word العثور على المستندات وتنظيمها أكثر سهولة

يمكن أن تساعدك علامات Microsoft Word المضافة إلى المستندات في تنظيم ملفات المستندات وتحديد موقعها عندما تحتاج إليها.

العلامات تعتبر بيانات أولية ، تشبه إلى حد كبير خصائص المستند ، ولكن لا يتم حفظ العلامات مع ملف المستند الخاص بك. بدلاً من ذلك ، تتم معالجة هذه العلامات بواسطة نظام التشغيل (في هذه الحالة ، Windows). يسمح ذلك باستخدام العلامات عبر تطبيقات مختلفة. يمكن أن يكون هذا ميزة كبيرة لتنظيم الملفات المرتبطة جميعها ، ولكن كل نوع من أنواع الملفات المختلفة (على سبيل المثال ، عروض PowerPoint التقديمية وجداول بيانات Excel وغيرها).

يمكنك إضافة علامات عبر مستكشف Windows ، ولكن يمكنك إضافتها مباشرة في Word أيضًا. يتيح لك Word تعيين علامات إلى المستندات الخاصة بك عند حفظها.

يُعد وضع العلامات أمرًا بسيطًا مثل حفظ الملف:

  1. انقر فوق ملف (إذا كنت تستخدم Word 2007 ، ثم انقر فوق زر Office في الزاوية العلوية اليمنى من الإطار).
  2. انقر فوق حفظ أو حفظ باسم لفتح نافذة الحفظ.
  3. أدخل اسمًا لملفك المحفوظ إذا لم يكن لديك بالفعل اسمًا.
  4. أسفل اسم الملف ، أدخل علاماتك في الحقل المسمى بالعلامة. يمكنك إدخال ما تشاء.
  5. انقر فوق حفظ .

يحتوي ملفك الآن على علاماتك المختارة المرفقة به.

نصائح لتعليم الملفات

العلامات يمكن أن يكون أي شيء تريده. عند إدخال العلامات ، قد يقدم لك Word قائمة بالألوان ؛ يمكن استخدام هذه الملفات لتجميع ملفاتك معًا ، ولكن لا يلزمك استخدامها. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء أسماء العلامات المخصصة الخاصة بك. يمكن أن تكون هذه كلمات مفردة أو كلمات متعددة.

على سبيل المثال ، قد تحتوي وثيقة الفاتورة على العلامة الواضحة "فاتورة" مرفقة بها. قد ترغب أيضًا في وضع علامة على الفواتير باسم الشركة التي تم إرسالها إليها.

عند إدخال العلامات في Word للكمبيوتر (Word 2007 ، 2010 ، إلخ) ، افصل بين علامتين مختلفتين باستخدام الفواصل المنقوطة. سيسمح لك ذلك باستخدام علامات بأكثر من كلمة واحدة.

عندما تقوم بإدخال علامة في الحقل في Word for Mac ، اضغط على مفتاح tab. سيؤدي هذا إلى إنشاء وحدة العلامات ثم تحريك المؤشر إلى الأمام حتى تتمكن من إنشاء المزيد من العلامات إذا أردت. إذا كانت لديك علامة تحتوي على كلمات متعددة ، فاكتبها كلها في ، ثم اضغط على Tab لجعلها جزءًا من علامة واحدة.

إذا كان لديك الكثير من الملفات وترغب في استخدام العلامات لمساعدتك على تنظيمها ، فستحتاج إلى التفكير في أسماء العلامات التي ستستخدمها. يُشار أحيانًا إلى نظام لعلامات التعريف المستخدمة في تنظيم المستندات على أنه تصنيف في إدارة المحتوى (على الرغم من أنه يحتوي على معنى أوسع في المجال). من خلال التخطيط لأسماء العلامات الخاصة بك والحفاظ عليها متناسقة ، سيكون من الأسهل الحفاظ على تنظيم المستندات الخاص بك مرتبة ومنظمة.

يمكن أن يساعدك Word في الحفاظ على اتساق علاماتك من خلال تقديم اقتراحات للعلامات المستخدمة سابقًا عند إدخال علامة أثناء حفظ الملف.

تغيير وتحرير العلامات

لتحرير العلامات ، ستحتاج إلى استخدام جزء التفاصيل في مستكشف Windows.

افتح مستكشف Windows. إذا كان جزء "التفاصيل" غير مرئي ، فانقر فوق " عرض" في القائمة وانقر فوق جزء التفاصيل . سيؤدي ذلك إلى فتح الجزء الموجود على الجانب الأيمن من إطار Explorer.

حدد المستند وابحث في جزء "التفاصيل" لتسمية العلامات. انقر في الفراغ بعد العلامات لإجراء تغييرات. عندما تنتهي من التغييرات ، انقر فوق حفظ في الجزء السفلي من جزء "التفاصيل".