تتضمن خيارات التحقق من صحة بيانات Excel إنشاء قائمة منسدلة تحد من البيانات التي يمكن إدخالها في خلية محددة إلى قائمة الإدخالات المحددة مسبقًا.
عند إضافة قائمة منسدلة إلى خلية ، يتم عرض سهم بجانبها. سيؤدي النقر فوق السهم إلى فتح القائمة ويسمح لك بتحديد أحد عناصر القائمة للدخول إلى الخلية.
يمكن تحديد البيانات المستخدمة في القائمة:
البرنامج التعليمي: استخدام البيانات المخزنة في مصنف مختلف
في هذا البرنامج التعليمي ، سننشئ قائمة منسدلة باستخدام قائمة من الإدخالات الموجودة في مصنف مختلف.
تتضمن مزايا استخدام قائمة من الإدخالات الموجودة في مصنف مختلف بيانات القوائم المركزية إذا تم استخدامها من قبل مستخدمين متعددين وحماية البيانات من التغيير العرضي أو المقصود.
ملاحظة: عندما يتم تخزين بيانات القائمة في مصنف منفصل ، يجب فتح كلا المصنفين لكي تعمل القائمة.
الخطوات التالية في موضوعات البرنامج التعليمي أدناه تقودك إلى إنشاء القائمة المنسدلة واستخدامها وتغييرها ، مثل القائمة المعروضة في الصورة أعلاه.
ومع ذلك ، لا تتضمن إرشادات البرنامج التعليمي خطوات التنسيق لأوراق العمل.
هذا لن يتداخل مع إكمال البرنامج التعليمي. ستبدو ورقة العمل مختلفة عن المثال في الصفحة 1 ، ولكن القائمة المنسدلة ستعطيك النتائج نفسها.
مواضيع البرنامج التعليمي
- فتح الملفات وحفظ بيانات البرنامج التعليمي
- خلق اثنين من المجالات المسماة
- فتح مربع حوار التحقق من صحة البيانات
- إدخال مصدر البيانات واستكمال القائمة المنسدلة
- تغيير عناصر القائمة
- خيارات لحماية القائمة المنسدلة
01 من 06
دخول بيانات البرنامج التعليمي
فتح اثنين من مصنفات اكسل
كما ذكرنا ، بالنسبة لهذا البرنامج التعليمي ، سيتم وضع بيانات القائمة المنسدلة في مصنف مختلف من القائمة المنسدلة.
لهذا البرنامج التعليمي اتبع الخطوات التالية:
- افتح مصنفين Excel فارغين
- قم بحفظ مصنف واحد باسم data-source.xlsx - سيحتوي هذا المصنف على البيانات الخاصة بالقائمة المنسدلة
- احفظ المصنف الثاني مع اسم القائمة المنسدلة list.xlsx - سيحتوي هذا المصنف على القائمة المنسدلة
- اترك كلا المصلين مفتوحين بعد الحفظ.
دخول بيانات البرنامج التعليمي
- أدخل البيانات أدناه في الخلايا من A1 إلى A4 من مصنف data-source.xlsx كما هو موضح في الصورة أعلاه.
- A1 - الزنجبيل A2 - ليمون A3 - الشوفان الزبيب A4 - رقاقة الشوكولاته
- احفظ المصنف وتركه مفتوحًا
- أدخل البيانات أدناه في الخلايا B1 من المصنف المنسدل list.xlsx .
- B1 - نوع ملف تعريف الارتباط:
- احفظ المصنف وتركه مفتوحًا
- ستتم إضافة القائمة المنسدلة إلى الخلية C1 من هذا المصنف
02 من 06
خلق اثنين من المجالات المسماة
خلق اثنين من المجالات المسماة
يسمح لك نطاق مسمى بالإشارة إلى نطاق معين من الخلايا في مصنف Excel.
تحتوي النطاقات المسماة على العديد من الاستخدامات في Excel بما في ذلك استخدامها في الصيغ وعند إنشاء المخططات.
في جميع الحالات ، يتم استخدام نطاق مسمى بدلاً من مجموعة من مراجع الخلايا التي تشير إلى موقع البيانات في ورقة العمل.
عند استخدامها في قائمة منسدلة موجودة في مصنف مختلف ، يجب استخدام نطاقين محددين.
- يتم إنشاء واحد لعناصر القائمة في المصنف حيث توجد البيانات
- يتم إنشاء ثانية في المصنف حيث توجد القائمة المنسدلة. يرتبط هذا النطاق المسمى الثاني بالنطاق المسمى في المصنف الأول
خطوات البرنامج التعليمي
أول نطاق مسمى
- حدد الخلايا A1 - A4 من المصنف data-source.xlsx لتمييزها
- انقر فوق " مربع اسم" الموجود فوق العمود A
- اكتب "ملفات تعريف الارتباط" (بدون علامات اقتباس) في "مربع الاسم"
- اضغط على المفتاح ENTER على لوحة المفاتيح
- الخلايا A1 إلى A4 من المصنف data-source.xlsx الآن لديها اسم نطاق ملفات تعريف الارتباط
- احفظ المصنف
The Second Name Range
لا يستخدم هذا النطاق المسمى الثاني مراجع الخلية من المصنف المنسدل list.xlsx .
بدلاً من ذلك ، سيقوم ، كما ذكر ، بالارتباط باسم نطاق ملفات تعريف الارتباط في مصنف data-source.xlsx .
يعد ذلك ضروريًا لأن Excel لن يقبل مراجع الخلية من مصنف مختلف لنطاق مسمى. ومع ذلك ، باستثناء اسم نطاق آخر.
وبالتالي ، لا يتم إنشاء النطاق المسمى الثاني باستخدام " مربع الاسم" ولكن باستخدام خيار "إدارة الأسماء" الموجود في علامة التبويب " صيغ" في الشريط.
- انقر فوق الخلية C1 في المصنف المنسدل list.xlsx
- انقر فوق الصيغ> إدارة الأسماء على الشريط لفتح مربع الحوار " إدارة الأسماء "
- انقر فوق الزر New لفتح مربع الحوار New Name
- في نوع سطر الاسم: البيانات
- في "يشير إلى" نوع الخط: = 'data-source.xlsx'!
- انقر فوق "موافق" لإكمال النطاق المسمى والعودة إلى مربع الحوار "إدارة الأسماء"
- انقر فوق إغلاق لإغلاق مربع الحوار "إدارة الأسماء"
- احفظ المصنف
03 من 06
فتح مربع حوار التحقق من صحة البيانات
فتح مربع حوار التحقق من صحة البيانات
يتم تعيين جميع خيارات التحقق من صحة البيانات في Excel ، بما في ذلك القوائم المنسدلة ، باستخدام مربع الحوار التحقق من صحة البيانات.
بالإضافة إلى إضافة قوائم منسدلة إلى ورقة عمل ، يمكن أيضًا استخدام التحقق من صحة البيانات في Excel للتحكم في نوع البيانات التي يمكن إدخالها في خلايا محددة في ورقة العمل أو الحد منها.
خطوات البرنامج التعليمي
- انقر فوق الخلية C1 في المصنف المنسدل list.xlsx لتجعله الخلية النشطة - حيث ستوضع القائمة المنسدلة
- انقر فوق علامة التبويب البيانات في قائمة الشريط أعلى ورقة العمل
- انقر فوق رمز التحقق من البيانات على الشريط لفتح القائمة المنسدلة
- انقر فوق الخيار " التحقق من صحة البيانات" في القائمة لفتح مربع الحوار "التحقق من صحة البيانات"
- اترك مربع الحوار مفتوحًا للخطوة التالية في البرنامج التعليمي
04 من 06
استخدام قائمة للتحقق من صحة البيانات
اختيار قائمة للتحقق من صحة البيانات
كما ذكر هناك عدد من الخيارات للتحقق من صحة البيانات في Excel بالإضافة إلى قائمة منسدلة.
في هذه الخطوة ، سنختار خيار القائمة كنوع التحقق من صحة البيانات المراد استخدامها للخلية D1 لورقة العمل.
خطوات البرنامج التعليمي
- انقر فوق علامة التبويب إعدادات في مربع الحوار
- انقر على السهم لأسفل في نهاية سطر " السماح" لفتح القائمة المنسدلة
- انقر فوق قائمة لاختيار قائمة منسدلة للتحقق من صحة البيانات في الخلية C1 ولتنشيط سطر المصدر في مربع الحوار
إدخال مصدر البيانات واستكمال القائمة المنسدلة
نظرًا لوجود مصدر البيانات للقائمة المنسدلة في مصنف مختلف ، فسيتم إدخال النطاق المسمى الثاني الذي تم إنشاؤه مسبقًا في سطر المصدر في مربع الحوار.
خطوات البرنامج التعليمي
- انقر على خط المصدر
- اكتب "= بيانات" (لا يوجد علامات اقتباس) في سطر المصدر
- انقر فوق " موافق" لإكمال القائمة المنسدلة وإغلاق مربع الحوار " التحقق من صحة البيانات "
- رمز سهم صغير لأسفل الموجود على الجانب الأيمن من الخلية C1
- يجب أن يؤدي النقر على السهم لأسفل إلى فتح القائمة المنسدلة التي تحتوي على أسماء ملفات تعريف الارتباط الأربعة التي تم إدخالها في الخلايا من A1 إلى A4 من مصنف data-source.xlsx
- النقر فوق أحد الأسماء يجب إدخال هذا الاسم في الخلية C1
05 من 06
تغيير القائمة المنسدلة
تغيير عناصر القائمة
للحفاظ على تحديث القائمة المنسدلة بالتغييرات التي تطرأ على بياناتنا ، قد يكون من الضروري تغيير الاختيارات بشكل دوري في القائمة.
نظرًا لأننا استخدمنا نطاقًا مسمى كمصدر لعناصر القائمة بدلاً من أسماء القائمة الفعلية ، فإن تغيير أسماء ملفات تعريف الارتباط في النطاق المسمى الموجود في الخلايا من A1 إلى A4 من مصنف data-source.xlsx يغير مباشرةً الأسماء في القائمة المنسدلة قائمة.
إذا تم إدخال البيانات مباشرة في مربع الحوار ، فإن إجراء تغييرات على القائمة ينطوي على العودة إلى مربع الحوار وتحرير سطر المصدر.
في هذه الخطوة سنقوم بتغيير Lemon إلى Shortbread في القائمة المنسدلة بتغيير البيانات في الخلية A2 للنطاق المحدد في المصنف data-source.xlsx .
خطوات البرنامج التعليمي
- انقر فوق الخلية A2 في المصنف data-source.xlsx (Lemon) لجعلها الخلية النشطة
- اكتب Shortbread إلى الخلية A2 ثم اضغط المفتاح Enter على لوحة المفاتيح
- انقر فوق السهم لأسفل للقائمة المنسدلة في الخلية C1 من المصنف المنسدل list.xlsx لفتح القائمة
- يجب الآن قراءة العنصر 2 في القائمة Shortbread بدلاً من Lemon
06 من 06
خيارات لحماية القائمة المنسدلة
خيارات لحماية القائمة المنسدلة
نظرًا لأن بياناتنا موجودة في ورقة عمل مختلفة من خيارات القائمة المنسدلة المتاحة لحماية بيانات القائمة ، فإن:
- قم بحماية ورقة العمل التي تتضمن تأمين الخلايا من A1 إلى A4 على الورقة 2
- يتطلب كلمة مرور لتعديل المصنف
- وجود المصنف مفتوح للقراءة فقط