01 من 09
نظرة عامة على قاعدة بيانات Excel 2003
في بعض الأحيان ، نحن بحاجة لتتبع المعلومات ومكان جيد لهذا في ملف قاعدة بيانات Excel. سواء كانت قائمة شخصية لأرقام الهواتف أو قائمة جهات اتصال لأعضاء منظمة أو فريق أو مجموعة من العملات أو البطاقات أو الكتب ، فإن ملف قاعدة بيانات Excel يسهل الدخول إلى معلومات محددة وتخزينها والعثور عليها.
قام برنامج Excel ببناء أدوات لمساعدتك في تتبع البيانات والعثور على معلومات محددة عندما تريد ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، بوجود مئات الأعمدة والآلاف من الصفوف ، يمكن لجدول بيانات Excel أن يحتوي على كمية هائلة من البيانات.
راجع أيضًا البرنامج التعليمي ذي الصلة: Excel 2007/2010/2013 Step by Step Database Tutorial .
02 من 09
جداول البيانات
التنسيق الأساسي لتخزين البيانات في قاعدة بيانات Excel هو جدول. في جدول ، يتم إدخال البيانات في صفوف. كل صف معروف كسجل .
بمجرد إنشاء جدول ، يمكن استخدام أدوات بيانات Excel للبحث والفرز وتصفية السجلات في قاعدة البيانات للعثور على معلومات محددة.
على الرغم من وجود عدد من الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام أدوات البيانات هذه في Excel ، فإن أسهل طريقة للقيام بذلك هي إنشاء ما يعرف باسم قائمة من البيانات الموجودة في جدول.
لمتابعة هذا البرنامج التعليمي:
- أدخل البيانات كما هو موضح في الصورة أعلاه.
تلميح - لإدخال معرف الطالب بسرعة:
- اكتب المعرفان الأولان - ST348-245 و ST348-246 في الخلايا A5 و A6 على التوالي.
- قم بتمييز رقمي التعريف لتحديدهما.
- انقر فوق مقبض التعبئة واسحبه إلى الخلية A13.
- يجب إدخال باقي هوية الطالب في الخلايا من A6 إلى A13 بشكل صحيح.
03 من 09
إدخال البيانات بشكل صحيح
عند إدخال البيانات ، من المهم التأكد من إدخالها بشكل صحيح. بخلاف الصف 2 بين عنوان جدول البيانات وعناوين الأعمدة ، لا تترك أي صفوف فارغة أخرى عند إدخال بياناتك. تأكد أيضًا من عدم ترك أي خلايا فارغة.
تعتبر أخطاء البيانات ، الناتجة عن إدخال بيانات غير صحيحة ، مصدر العديد من المشكلات المتعلقة بإدارة البيانات. إذا تم إدخال البيانات بشكل صحيح في البداية ، فمن الأرجح أن يعيدك البرنامج إلى النتائج التي تريدها.
04 من 09
الصفوف هي السجلات
كما ذكرنا ، تُعرف صفوف البيانات في قاعدة البيانات بالسجلات. عند إدخال السجلات ، ضع الإرشادات التالية في اعتبارك:
- لا تترك أي صفوف فارغة في الجدول الذي يتم إنشاؤه ، ولا حتى بين العناوين والصف الأول من البيانات.
- يمكن أن يحتوي السجل على بيانات حول عنصر محدد واحد فقط.
- يجب أن يحتوي السجل أيضًا على كافة البيانات الموجودة في قاعدة البيانات حول هذا العنصر. لا يمكن أن توجد معلومات حول عنصر في أكثر من صف واحد.
05 من 09
الأعمدة هي الحقول
بينما تتم الإشارة إلى الصفوف في قاعدة بيانات Excel كسجلات ، تُعرف الأعمدة باسم الحقول . يحتاج كل عمود إلى عنوان لتحديد البيانات التي يحتوي عليها. تسمى هذه العناوين أسماء الحقول.
- تُستخدم أسماء الحقول للتأكد من إدخال البيانات لكل سجل بنفس التسلسل.
- تأكد من إدخال جميع البيانات في عمود باستخدام نفس التنسيق. إذا بدأت في إدخال أرقام كأرقام (مثل 10 أو 20) ، احتفظ بها. لا تقم بتغيير جزء الطريق من خلال والبدء في إدخال الأرقام ككلمات (مثل عشرة أو عشرون). كن ثابتًا.
- لا تترك أي أعمدة فارغة في الجدول.
06 من 09
إنشاء القائمة
بمجرد إدخال البيانات في الجدول ، يمكن تحويلها إلى قائمة . لنفعل ذلك:
- تمييز الخلايا A3 إلى E13 في ورقة العمل.
- انقر فوق البيانات> قائمة> إنشاء قائمة من القائمة لفتح مربع الحوار " إنشاء قائمة ".
- بينما يكون مربع الحوار مفتوحًا ، يجب أن تكون الخلايا من A3 إلى E13 في ورقة العمل محاطة بنباتات السير.
- إذا كان النمل يسير على النطاق الصحيح للخلايا ، فانقر فوق موافق في مربع الحوار إنشاء قائمة .
- إذا لم يحيط نمل السير بالمجال الصحيح للخلايا ، فقم بتمييز النطاق الصحيح في ورقة العمل ثم انقر فوق موافق في مربع الحوار إنشاء قائمة .
- يجب أن يكون الجدول محاطاً بحدود داكنة ولها أسهم منسدلة مضافة بجانب كل اسم حقل.
07 من 09
باستخدام أدوات قاعدة البيانات
بمجرد إنشاء قاعدة البيانات ، يمكنك استخدام الأدوات الموجودة أسفل الأسهم المنسدلة بجوار كل اسم حقل لفرز أو تصفية بياناتك.
فرز البيانات
- انقر على سهم القائمة المنسدلة بجوار اسم حقل اسم العائلة.
- انقر على خيار فرز تصاعدي لفرز قاعدة البيانات أبجديا من الألف إلى الياء.
- بمجرد فرزها ، يجب أن يكون Graham J. السجل الأول في الجدول ويجب أن يكون Wilson R. الأخير.
تصفية البيانات
- انقر على السهم المنسدل بجوار اسم حقل البرنامج .
- انقر على خيار النشاط التجاري لتصفية أي طالب ، وليس في برنامج الأنشطة التجارية.
- انقر فوق موافق.
- فقط اثنين من الطلاب - G. طومسون و F. سميث يجب أن يكونا مرئيين لأنهما هما الوحيدان الملتحقان في برنامج الأعمال.
- لإظهار كافة السجلات ، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجانب اسم حقل البرنامج .
- انقر فوق الخيار الكل .
08 من 09
توسيع قاعدة البيانات
لإضافة سجلات إضافية إلى قاعدة البيانات الخاصة بك:
- تتم إضافة صف فارغ يحتوي على علامة نجمية (الخلايا من A14 إلى E14) إلى أسفل قاعدة البيانات عند إنشائها.
- يمكن إضافة بيانات إضافية إلى قاعدة البيانات باستخدام هذا الصف الفارغ.
- أضف البيانات التالية:
الخلية - البيانات
A14 - ST348-255
B14 - كريستوفر
C14 - أ.
D14 - 22
E14 - العلوم
09 من 09
استكمال تنسيق قاعدة البيانات
ملاحظة : تتضمن هذه الخطوة استخدام الرموز الموجودة على شريط الأدوات "تنسيق" ، الموجود عادةً في الجزء العلوي من شاشة Excel 2003. إذا لم يكن موجودًا ، اقرأ كيفية العثور على أشرطة أدوات Excel لمساعدتك في تحديد موقعه.
- تمييز الخلايا A1 إلى E1 في ورقة العمل.
- انقر فوق رمز " دمج" و "مركز" على شريط الأدوات " تنسيق" لتوسيط العنوان.
- مع تحديد الخلايا من A1 إلى E1 ، انقر فوق رمز Fill Color على شريط أدوات التنسيق (يبدو مثل علبة الطلاء) لفتح القائمة المنسدلة للألوان الخلفية.
- اختر Sea Green من القائمة لتغيير لون خلفية الخلايا A1 - E1 إلى اللون الأخضر الداكن.
- انقر فوق رمز لون الخط الموجود على شريط أدوات التنسيق (وهو حرف كبير "A") لفتح القائمة المنسدلة "لون الخط".
- اختر White من القائمة لتغيير لون النص في الخلايا من A1 إلى E1 إلى الأبيض.
- تمييز الخلايا A2 - E2 في ورقة العمل.
- انقر فوق رمز " لون التعبئة" الموجود على شريط الأدوات " تنسيق" لفتح القائمة المنسدلة "لون الخلفية".
- اختر Light Green من القائمة لتغيير لون خلفية الخلايا A2 - E2 إلى اللون الأخضر الفاتح.
- تمييز الخلايا A3 - E14 في ورقة العمل.
- اختر Format> AutoFormat من القوائم لفتح مربع الحوار AutoFormat .
- اختر القائمة 2 من قائمة الخيارات لتنسيق الخلايا من A3 إلى E14.
- تمييز الخلايا A3 - E14 في ورقة العمل.
- انقر فوق "مركز الخيار" على شريط أدوات التنسيق لمحاذاة النص في الخلايا من A3 إلى E14.
- في هذه المرحلة ، إذا كنت قد اتبعت جميع خطوات هذا البرنامج التعليمي بشكل صحيح ، فيجب أن يكون جدول البيانات الخاص بك مشابهاً لجدول البيانات الموضح في الخطوة 1 من هذا البرنامج التعليمي.