كيفية انشاء قاعدة بيانات في اكسل

تتبع جهات الاتصال والمجموعات والبيانات الأخرى باستخدام قاعدة بيانات Excel

في بعض الأحيان ، نحن بحاجة لتتبع المعلومات ومكان جيد لهذا في ملف قاعدة بيانات Excel. سواء كانت قائمة شخصية لأرقام الهواتف أو قائمة جهات اتصال لأعضاء منظمة أو فريق أو مجموعة من العملات أو البطاقات أو الكتب ، فإن ملف قاعدة بيانات Excel يسهل الدخول إلى معلومات محددة وتخزينها والعثور عليها.

قام Microsoft Excel ببناء أدوات لمساعدتك في تعقب البيانات والعثور على معلومات محددة عندما تريدها. بالإضافة إلى ذلك ، بوجود مئات الأعمدة والآلاف من الصفوف ، يمكن لجدول بيانات Excel أن يحتوي على كمية هائلة من البيانات .

دخول البيانات

التنسيق الأساسي لتخزين البيانات في قاعدة بيانات Excel هو جدول.

بمجرد إنشاء جدول ، يمكن استخدام أدوات بيانات Excel للبحث والفرز وتصفية السجلات في قاعدة البيانات للعثور على معلومات محددة.

لمتابعة هذا البرنامج التعليمي ، أدخل البيانات كما هو موضح في الصورة أعلاه.

أدخل هوية الطالب بسرعة:

1. اكتب المعرفان الأولان - ST348-245 و ST348-246 في الخلايا A5 و A6 ، على التوالي.
2. قم بتمييز رقمي التعريف لتحديدهما.
3. انقر فوق مقبض التعبئة واسحبه إلى الخلية A13 .
4. يجب إدخال باقي هوية الطالب في الخلايا من A6 إلى A13 بشكل صحيح.

إدخال البيانات بشكل صحيح

عند إدخال البيانات ، من المهم التأكد من إدخالها بشكل صحيح. بخلاف الصف 2 بين عنوان جدول البيانات وعناوين الأعمدة ، لا تترك أي صفوف فارغة أخرى عند إدخال بياناتك. تأكد أيضًا من عدم ترك أي خلايا فارغة.

تعتبر أخطاء البيانات ، الناتجة عن إدخال بيانات غير صحيحة ، مصدر العديد من المشكلات المتعلقة بإدارة البيانات. إذا تم إدخال البيانات بشكل صحيح في البداية ، فمن الأرجح أن يعيدك البرنامج إلى النتائج التي تريدها.

الصفوف هي السجلات

يُعرف كل صف فردي من البيانات ، في قاعدة بيانات كسجل . عند إدخال السجلات ، ضع الإرشادات التالية في اعتبارك:

• لا تترك أي صفوف فارغة في الجدول يتم إنشاؤه. يتضمن هذا عدم ترك صفًا فارغًا بين عناوين الأعمدة والصف الأول من البيانات.
• يمكن أن يحتوي السجل على بيانات حول عنصر محدد واحد فقط.
• يجب أن يحتوي السجل أيضًا على كافة البيانات الموجودة في قاعدة البيانات حول هذا العنصر. لا يمكن أن توجد معلومات حول عنصر في أكثر من صف واحد.

الأعمدة هي الحقول

بينما تتم الإشارة إلى الصفوف في قاعدة بيانات Excel كسجلات ، تُعرف الأعمدة باسم الحقول . يحتاج كل عمود إلى عنوان لتحديد البيانات التي يحتوي عليها. تسمى هذه العناوين أسماء الحقول.

• تُستخدم أسماء الحقول للتأكد من إدخال البيانات لكل سجل بنفس التسلسل.
• تأكد من إدخال جميع البيانات في عمود باستخدام نفس التنسيق. إذا بدأت في إدخال أرقام كأرقام (مثل 10 أو 20) ، احتفظ بها. لا تقم بتغيير جزء الطريق من خلال والبدء في إدخال الأرقام ككلمات (مثل عشرة أو عشرون). كن ثابتًا.
• لا تترك أعمدة فارغة في الجدول.

خلق الجدول

بمجرد إدخال البيانات ، يمكن تحويلها إلى جدول . لنفعل ذلك:

1. تمييز الخلايا A3 إلى E13 في ورقة العمل.
2. انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية .
3. انقر فوق الخيار " تنسيق كجدول" على الشريط لفتح القائمة المنسدلة.
4. اختر الخيار " نمط متوسط ​​متوسط" أزرق اللون لفتح مربع الحوار " تنسيق كجدول ".
5. بينما يكون مربع الحوار مفتوحًا ، يجب أن تكون الخلايا من A3 إلى E13 في ورقة العمل محاطة بنباتات السير.
6. إذا كان النمل يسير على النطاق الصحيح للخلايا ، فانقر فوق موافق في مربع الحوار " تنسيق كجدول ".
7. إذا لم يحيط النمل الموجودين بالمجال الصحيح للخلايا ، فقم بتمييز النطاق الصحيح في ورقة العمل ثم انقر فوق موافق في مربع الحوار " تنسيق كجدول ".
8. يجب أن يحتوي الجدول على الأسهم المنسدلة المضافة بجانب كل اسم حقل ويجب أن يتم تنسيق صفوف الجدول بالتناوب بالضوء والأزرق الداكن.

باستخدام أدوات قاعدة البيانات

بمجرد إنشاء قاعدة البيانات ، يمكنك استخدام الأدوات الموجودة أسفل الأسهم المنسدلة بجوار كل اسم حقل لفرز أو تصفية بياناتك.

فرز البيانات

1. انقر على سهم القائمة المنسدلة بجوار اسم حقل اسم العائلة.
2. انقر فوق الخيار Sort A to Z لفرز قاعدة البيانات أبجديًا.
3. بمجرد فرزها ، يجب أن يكون Graham J. السجل الأول في الجدول و Wilson. R يجب أن يكون الأخير.

تصفية البيانات

1. انقر على سهم القائمة المنسدلة بجوار اسم حقل البرنامج .
2. انقر على مربع الاختيار المجاور لخيار تحديد الكل لمسح جميع مربعات الاختيار.
3. انقر على مربع الاختيار بجوار خيار النشاط التجاري لإضافة علامة اختيار إلى المربع.
4. انقر فوق موافق .
5. فقط اثنين من الطلاب - G. طومسون و F. سميث يجب أن يكونا مرئيين لأنهما هما الوحيدان الملتحقان في برنامج الأعمال.
6. لإظهار كافة السجلات ، انقر فوق السهم المنسدل بجانب اسم حقل البرنامج .
7. انقر فوق " تصفية مسح" من الخيار "برنامج" .

توسيع قاعدة البيانات

لإضافة سجلات إضافية إلى قاعدة البيانات الخاصة بك:

• ضع مؤشر الماوس فوق النقطة الصغيرة في الزاوية السفلية اليمنى من الجدول.
• سيتغير مؤشر الماوس إلى سهم ثنائي الرأس.
• عند حدوث ذلك ، انقر فوق زر الماوس الأيمن مع الاستمرار واسحب المؤشر لأسفل لإضافة صف فارغ إلى أسفل قاعدة البيانات.
• أضف البيانات التالية إلى هذا الصف الجديد:
  الخلية - البيانات
  A14 - ST348-255
  B14 - كريستوفر
  C14 - أ.
  D14 - 22
  E14 - العلوم

استكمال تنسيق قاعدة البيانات

1. تمييز الخلايا A1 إلى E1 في ورقة العمل.
2. انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية .
3. انقر على خيار دمج ووسط الشريط لتوسيط العنوان.
4. انقر فوق " لون التعبئة" (يشبه علبة الطلاء) على الشريط لفتح القائمة المنسدلة "لون التعبئة".
5. اختر Blue، Accent 1 من القائمة لتغيير لون الخلفية في الخلايا A1 - E1 إلى الأزرق الداكن.
6. انقر فوق رمز لون الخط الموجود على شريط الأدوات تنسيق (وهو حرف كبير "A") لفتح القائمة المنسدلة "لون الخط".
7. اختر White من القائمة لتغيير لون النص في الخلايا من A1 إلى E1 إلى الأبيض.
8. تمييز الخلايا A2 - E2 في ورقة العمل.
9. انقر فوق " لون التعبئة" على الشريط لفتح القائمة المنسدلة "لون التعبئة".
10. اختر Blue، Accent 1، Lighter 80 من القائمة لتغيير لون الخلفية في الخلايا A2 - E2 إلى أزرق فاتح.
11. تمييز الخلايا A4 - E14 في ورقة العمل.
12. انقر فوق الخيار " مركز" على الشريط إلى الوسط محاذاة النص في الخلايا من A14 إلى E14.
13. في هذه المرحلة ، إذا كنت قد اتبعت جميع خطوات هذا البرنامج التعليمي بشكل صحيح ، فيجب أن يكون جدول البيانات الخاص بك مشابهاً لجدول البيانات الموضح في الخطوة 1 من هذا البرنامج التعليمي.

وظائف قاعدة البيانات

بناء الجملة : Dfunction (Database_arr ، Field_str | num ، Criteria_arr)

حيث تكون الدالة D واحدة مما يلي:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

النوع : قاعدة البيانات

تكون وظائف قاعدة البيانات مفيدة بشكل خاص عند استخدام جداول بيانات Google في الحفاظ على البيانات المنظمة ، مثل قاعدة البيانات. يحسب كل دالة قاعدة بيانات ، Dfunction ، الوظيفة المقابلة على مجموعة فرعية من نطاق الخلايا الذي يعتبر جدولاً لقاعدة البيانات. تأخذ وظائف قاعدة البيانات ثلاث حجج:

• Database_arr هو نطاق أو صفيف أو صفيف مضمّن تم إنشاؤه بواسطة تعبير صفيف تم تنظيمه بحيث يكون كل صف بعد الصف 1 عبارة عن سجل قاعدة بيانات ، ويكون كل عمود عبارة عن حقل قاعدة بيانات. يحتوي الصف 1 على التسميات لكل حقل.
• تشير كلمة Field_str | num إلى أي عمود (حقل) يحتوي على القيم المراد حسابها في المتوسط. يمكن التعبير عن ذلك إما باسم الحقل (سلسلة نصية) أو رقم العمود ، حيث سيتم تمثيل العمود الموجود في أقصى اليسار باعتباره 1.
• Criteria_arr هو نطاق أو صفيف أو صفيف مضمن تم إنشاؤه بواسطة تعبير مصفوفة منظم بحيث يحتوي الصف الأول على اسم (أسماء) الحقل الذي سيتم تطبيق المعيار (المعايير) ، والصفوف اللاحقة تحتوي على الاختبار (الاختبارات) الشرطية .

يحدد الصف الأول في معايير أسماء الحقول. يمثل كل صف آخر في Criteria مرشحًا ، وهو عبارة عن مجموعة من القيود على الحقول المقابلة. يتم وصف القيود باستخدام الترميز "الاستعلام حسب المثال" ، ويمكن أن تتضمن قيمة لمطابقة أو عامل مقارنة متبوعًا بقيمة مقارنة. ومن أمثلة القيود: "الشوكولاته" و "42" و "> = 42" و "<> 42". الخلية الفارغة تعني عدم وجود قيود على الحقل المقابل.

يتطابق عامل التصفية مع صف قاعدة البيانات إذا تم استيفاء جميع قيود التصفية (القيود في صف المرشح). يستوفي صف (سجل) قاعدة البيانات المعايير إذا وفقط إذا تطابق عامل تصفية واحد على الأقل. قد يظهر اسم الحقل أكثر من مرة في نطاق المعايير للسماح بقيود متعددة تنطبق في وقت واحد (على سبيل المثال ، درجة الحرارة> = 65 ودرجة الحرارة <= 82).

DGET هي وظيفة قاعدة البيانات الوحيدة التي لا تجمع القيم. ترجع DGET قيمة الحقل المحدد في الوسيطة الثانية (بالمثل VLOOKUP) فقط عندما يتطابق سجل واحد تمامًا مع المعايير؛ وبخلاف ذلك ، تقوم بإرجاع خطأ يشير إلى عدم وجود تطابقات أو عدة مطابقات