01 من 08
باستخدام نموذج إدخال البيانات في Excel
يعد استخدام نموذج إدخال البيانات المدمج في Excel طريقة سريعة وسهلة لإدخال البيانات في قاعدة بيانات Excel.
يسمح لك استخدام النموذج بما يلي:
- بدء جدول قاعدة بيانات جديدة أو إضافة سجلات جديدة إلى قائمة موجودة
- التمرير خلال سجلات البيانات واحد في كل مرة
- البحث عن السجلات التي تحتوي على معلومات محددة
- تعديل أو حذف السجلات الفردية إذا لزم الأمر
راجع البرنامج التعليمي ذو الصلة: Excel 2010/2007 نموذج إدخال البيانات .
02 من 08
إضافة أسماء الحقول قاعدة البيانات
كما ذكرنا سابقاً ، كل ما نحتاج إلى القيام به لاستخدام نموذج إدخال البيانات في Excel هو توفير عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول لاستخدامها في قاعدة البيانات الخاصة بنا.
أسهل طريقة لإضافة أسماء الحقول إلى النموذج هي كتابتها في خلايا في ورقة العمل الخاصة بك. يمكنك تضمين ما يصل إلى 32 اسم حقل في النموذج.
أدخل العناوين التالية في الخلايا من A1 إلى E1:
هوية الطالب
الكنية
مبدئي
عمر
برنامج
03 من 08
فتح نموذج إدخال البيانات
ملاحظة: للمساعدة في هذا المثال ، انظر الصورة أعلاه.
- انقر فوق الخلية A2 لجعلها الخلية النشطة .
- انقر فوق البيانات> نموذج في القوائم.
- يؤدي فتح النموذج أولاً إلى عرض مربع رسالة من Excel يحتوي على عدد من الخيارات المرتبطة بإضافة عناوين إلى النموذج.
- نظرًا لأننا قد كتبنا أسماء الحقول التي نريد استخدامها كعناوين ، فما علينا سوى النقر فوق موافق في مربع الرسالة.
- يجب أن يظهر النموذج الذي يحتوي على كافة أسماء الحقول على الشاشة.
04 من 08
إضافة سجلات البيانات مع النموذج
ملاحظة: للمساعدة في هذا المثال ، انظر الصورة أعلاه.
بمجرد إضافة عناوين البيانات إلى النموذج ، فإن إضافة سجلات إلى قاعدة البيانات هي ببساطة مسألة كتابة البيانات بالترتيب الصحيح في حقول النموذج.
سجلات المثال
أضف السجلات التالية إلى قاعدة البيانات عن طريق إدخال البيانات في حقول النموذج بجوار العناوين الصحيحة. انقر فوق الزر " جديد" بعد إدخال السجل الأول من أجل مسح الحقول للسجل الثاني.
الطالب : SA267-567
الاسم الأخير : جونز
الأولي : ب.
العمر : 21
البرنامج : اللغات
الطالب : SA267-211
الاسم الأخير : وليامز
الأولي : J.
العمر : 19
البرنامج : العلوم
تلميح: عند إدخال بيانات متشابهة جدًا مثل أرقام تعريف الطالب (فقط الأرقام التي تختلف بعد ظهور الشرطة) ، استخدم النسخ واللصق لتسريع إدخال البيانات وتبسيطه.
05 من 08
إضافة سجلات البيانات بالنموذج (Con't)
ملاحظة: للمساعدة في هذا المثال ، انظر الصورة أعلاه.
لإضافة السجلات المتبقية إلى قاعدة البيانات التعليمية ، استخدم النموذج لإدخال باقي البيانات الموجودة في الصورة أعلاه في الخلايا من A4 إلى E11.
06 من 08
استخدام أدوات البيانات للنموذج
ملاحظة: للمساعدة في هذا المثال ، انظر الصورة أعلاه.
هناك مشكلة رئيسية في قاعدة البيانات وهي الحفاظ على تكامل البيانات مع ازدياد حجم الملف. هذا يتطلب:
- إصلاح أخطاء البيانات أو تحديث السجلات الفردية
- حذف سجلات قديمة أو مكررة
يحتوي نموذج إدخال البيانات على العديد من الأدوات الموجودة على الجانب الأيمن والتي تسهل العثور على وتصحيح أو حذف السجلات من قاعدة البيانات.
هذه الأدوات هي:
- الأزرار Find Prev و Find Next - تسمح لك بالتمرير للأمام والرجوع خلال قاعدة البيانات إلى سجل واحد في كل مرة.
- زر الحذف - يستخدم هذا لحذف السجلات من قاعدة البيانات.
- زر " استعادة" - يمكن استخدام هذا الزر للتراجع عن التغييرات في السجل الذي يتم تحريره. من حين لآخر ، نقوم بالتغييرات الخاطئة للسجل أو حتى تحرير السجل الخاطئ تمامًا. إذا كان الأمر كذلك ، فيمكن استخدام زر الاستعادة للتراجع عن تلك التغييرات.
- ملاحظة: يعمل زر الاستعادة فقط طالما كان السجل موجودًا في النموذج. بمجرد الوصول إلى سجل آخر أو إغلاق النموذج ، يصبح زر الاستعادة غير نشط.
- يتيح لك الزر معايير البحث في قاعدة البيانات للسجلات استنادًا إلى معايير محددة ، مثل الاسم أو العمر أو البرنامج. يتم تضمين مثال على استخدام زر المعايير في الخطوة التالية من البرنامج التعليمي.
07 من 08
البحث عن السجلات باستخدام اسم حقل واحد
يتيح لك الزر معايير البحث في قاعدة البيانات للسجلات باستخدام اسم حقل واحد أو أكثر - مثل الاسم أو العمر أو البرنامج.
ملاحظة: للمساعدة في هذا المثال ، انظر الصورة أعلاه.
- انقر على زر المعايير في النموذج.
- النقر فوق الزر " معايير" مسح كافة حقول النموذج ولكن لا يزيل أي بيانات من قاعدة البيانات.
- انقر على حقل البرنامج واكتب الفنون كما نريد للبحث عن جميع الطلاب المسجلين في برنامج الفنون في الكلية.
- انقر فوق الزر "بحث عن التالي" . يجب أن يظهر السجل الخاص بـ H. Thompson في النموذج حيث يتم تسجيلها في برنامج Arts.
- انقر على زر "بحث عن التالي" في المرة الثانية والثالثة ، ويجب أن تظهر سجلات جراهام وجيه هندرسون واحدا تلو الآخر كما يتم تسجيلهم أيضا في برنامج الفنون.
تتضمن الخطوة التالية من البرنامج التعليمي مثالاً للبحث عن السجلات التي تطابق معايير متعددة.
08 من 08
البحث عن السجلات باستخدام أسماء الحقول المتعددة
يتيح لك الزر معايير البحث في قاعدة البيانات للسجلات باستخدام اسم حقل واحد أو أكثر - مثل الاسم أو العمر أو البرنامج.
ملاحظة: للمساعدة في هذا المثال ، انظر الصورة أعلاه.
في هذا المثال ، سنبحث عن جميع الطلاب الذين تبلغ أعمارهم 18 عامًا والمسجلين في برنامج الفنون في الكلية. يجب عرض السجلات التي تطابق كلا المعيارين فقط في النموذج.
- انقر على زر المعايير في النموذج.
- انقر على حقل العمر واكتب 18 .
- انقر على حقل البرنامج واكتب الفنون .
- انقر فوق الزر "بحث عن التالي" . يجب أن يظهر الرقم القياسي ل H. Thompson في النموذج حيث تبلغ من العمر 18 عامًا وتلتحق ببرنامج الفنون.
- انقر على زر "بحث عن التالي " مرة ثانية ، ويجب أن يظهر السجل لجيه جراهام لأنه يبلغ من العمر 18 عامًا أيضًا ويلتحق ببرنامج الفنون.
- انقر فوق الزر "بحث عن التالي " مرة ثالثة ، ويجب أن يظل سجل جراهام جليًا مرئيًا نظرًا لعدم وجود سجلات أخرى تطابق كلا المعيارين.
يجب عدم عرض السجل الخاص بـ W. Henderson في هذا المثال لأنه ، بالرغم من أنه مسجل في برنامج Arts ، فهو لا يبلغ من العمر 18 عامًا حتى لا يطابق كلتا معايير البحث.