تعني تصفية البيانات في جدول البيانات تعيين الشروط بحيث يتم عرض بيانات معينة فقط. يتم ذلك لتسهيل التركيز على معلومات محددة في مجموعة بيانات كبيرة أو جدول بيانات. لا يؤدي التصفية إلى إزالة البيانات أو تعديلها ؛ يتغير فقط الصفوف أو الأعمدة التي تظهر في ورقة عمل Excel النشطة.
تصفية سجلات البيانات
تعمل عوامل التصفية مع السجلات أو صفوف البيانات في ورقة العمل. تتم مقارنة الشروط التي تم تعيينها مع حقل واحد أو أكثر في السجل. إذا تم استيفاء الشروط ، يتم عرض السجل. إذا لم تتحقق الشروط ، يتم تصفية السجل بحيث لا يتم عرضه مع بقية سجلات البيانات.
يتبع ترشيح البيانات نهجين مختلفين اعتمادًا على نوع البيانات التي تتم تصفيتها - البيانات الرقمية أو النصية.
تصفية البيانات الرقمية
يمكن تصفية البيانات الرقمية على أساس:
- ما إذا كانت البيانات مساوية لعدد معين
- ما إذا كانت البيانات أكبر أو أقل من رقم محدد
- البيانات أعلى أو أقل من متوسط قيمة البيانات ككل
تصفية بيانات النص
يمكن تصفية بيانات النص على أساس:
- ما إذا كانت البيانات تتطابق مع كلمة معينة
- ما إذا كانت البيانات عبارة عن كلمة تحتوي على حرف واحد أو أكثر
- ما إذا كانت البيانات هي الكلمة التي تبدأ أو تنتهي بحرف معين من الأبجدية
نسخ السجلات التي تمت تصفيتها
بالإضافة إلى إخفاء السجلات مؤقتًا ، يوفر لك Excel خيارات لنسخ البيانات المطلوبة إلى منطقة منفصلة من ورقة العمل . غالباً ما يتم هذا الإجراء عندما تلبي نسخة دائمة من القائمة التي تمت تصفيتها نوعًا من متطلبات العمل.
أفضل الممارسات للتصفية
احفظ نفسك بعض المتاعب باتباع إرشادات أفضل الممارسات للعمل مع البيانات التي تمت تصفيتها:
- ما لم يكن هناك سبب وجيه لذلك ، لا تحلق جدول بيانات مشتركًا مع الفلاتر نشطة. قد لا يلاحظ المستخدمون الآخرون أن الملف تمت تصفيته.
- على الرغم من إمكانية التصفية على عدة أعمدة في وقت واحد ، فإن هذه الفلاتر مضافة وليست حصرية. بعبارة أخرى ، سيؤدي تصنيف قائمة جهات الاتصال لإظهار الجميع في ولاية كاليفورنيا والذين تزيد أعمارهم عن 60 عامًا إلى منحك لكل شخص يزيد عمره عن 60 عامًا في كاليفورنيا. مثل هذا المرشح لن يظهر لك الأشخاص البالغين من العمر 60 عامًا أو سكان كاليفورنيا.
- تعمل فلاتر النص المعقدة وكذلك البيانات الأساسية تسمح. ستؤدي البيانات "الفوضى" إلى نتائج مفلترة قد تكون مضللة أو غير صحيحة. على سبيل المثال ، لن يصطاد التصفية للأشخاص الذين يعيشون في ولاية إلينوي الأشخاص الذين يعيشون في "IL" أو الذين يعيشون في "Ilinois" أو "Illenois".
- توخي الحذر عند فرز البيانات التي تمت تصفيتها. سيؤدي فرز البيانات التي تمت تصفيتها جزئيًا إلى إعادة هيكلة ملف البيانات - وهو الوضع الأفضل تجنبه عادةً. إذا كان يجب عليك فرز مجموعة بيانات تمت تصفيتها ، فقم بنسخ البيانات التي تمت تصفيتها إلى ورقة عمل جديدة ثم قم بفرزها.