إنشاء قوالب Word الخاصة بك لتوفير الوقت ، ولكن تخطيطها أولاً
إذا كنت تقوم في كثير من الأحيان بإنشاء مستندات تحتوي على نفس التنسيق المتخصص ولكن لا تحتوي دائمًا على نفس النص - مثل الفواتير وقسائم التعبئة وحروف النموذج وما إلى ذلك - يمكنك أتمتة العملية وتوفير قدر كبير من الوقت من خلال إنشاء قالب في كلمة.
ما هو القالب؟
بالنسبة لأولئك غير المعتادين على النماذج ، إليك شرح سريع: يعد قالب Microsoft Word نوعًا من المستندات التي تنشئ نسخة من نفسه عند فتحه. تحتوي هذه النسخة على كل من تصميم القالب وتنسيقه ، مثل الشعارات والجداول ، ولكن يمكنك تعديله عن طريق إدخال المحتوى دون تغيير القالب الأصلي.
يمكنك فتح القالب بعدد المرات التي تريدها ، وفي كل مرة تنشئ فيها نسخة جديدة من نفسها لمستند جديد. يتم حفظ الملف الذي تم إنشاؤه كنوع قياسي من ملفات Word (على سبيل المثال ، .docx).
يمكن أن يحتوي قالب Word على تنسيق ، وأنماط ، ونص برميلي ، ووحدات ماكرو ، ورؤوس ، وتذييلات ، بالإضافة إلى قواميس مخصصة وأشرطة أدوات وإدخالات نص تلقائي .
تخطيط قالب كلمة
قبل إنشاء قالب Word الخاص بك ، من المستحسن إنشاء قائمة من التفاصيل التي تريد تضمينها فيه. سيوفر لك الوقت الذي تقضيه في التخطيط المزيد من الوقت على المدى الطويل.
إليك بعض النصائح حول ما يجب تضمينه:
- أي نص يجب أن يكون في جميع الوثائق بناء على القالب.
- التنسيق مثل الأعمدة والهوامش وعلامات الجدولة والتعليقات الختامية والحواشي السفلية وما إلى ذلك.
- وحدات الماكرو التي قد ترغب في استخدامها ولكنها خاصة بهذا المستند.
- بالنسبة إلى الأحرف ، قم بإدراج حقل تاريخ سيتم تحديثه تلقائيًا في كل مرة يتم فيها فتح القالب.
- أيضا للرسائل ، وتشمل عنوانك ومعلومات الاتصال.
- استخدم الحقول أو النص التلقائي للمعلومات التي قد تتغير ولكن ستحتوي دائمًا على نفس نوع المعلومات (على سبيل المثال ، أرقام الصفحات ، عنوان المستند ، مسار الملف ، وما إلى ذلك). غالبًا ما يكون هذا النوع من المعلومات في رؤوس الصفحات وتذييلاتها.
- إذا كان مستندك يحتوي على أقسام بتنسيق مختلف ، فيمكنك استخدام نص عنصر نائب وصفي ، مثل TITLE أو HEADING ، بحيث يمكنك الكتابة فوقه في النسخة التي تم إنشاؤها من القالب. بهذه الطريقة سيكون له التنسيق الخاص بهذا القسم.
بمجرد أن يكون لديك مخطط تفصيلي لما تريد ، ضع مستند النموذج في مستند Word فارغ. قم بتضمين جميع العناصر التي قمت بإدراجها والتصميم الذي تريده لمستنداتك.
حفظ القالب الجديد الخاص بك
احفظ المستند كقالب باتباع الخطوات التالية:
Word 2003
- انقر فوق الملف في القائمة العلوية.
- انقر فوق حفظ باسم ...
- انتقل إلى الموقع حيث تريد حفظ القالب الخاص بك. يبدأ Word في موقع الحفظ الافتراضي للقوالب. ضع في اعتبارك أن القوالب المحفوظة في مواقع أخرى غير الموقع الافتراضي لن تظهر في مربع الحوار قوالب عند إنشاء مستندات جديدة.
- في الحقل "اسم الملف" ، اكتب في اسم ملف قالب يمكن التعرف عليه.
- انقر على القائمة المنسدلة "حفظ بنوع" وحدد قوالب المستندات .
- انقر فوق حفظ .
كلمة 2007
- انقر فوق زر Microsoft Office في الجانب الأيسر العلوي.
- ضع مؤشر الماوس فوق حفظ باسم .... في القائمة الثانوية التي تفتح ، انقر فوق قالب Word .
- انتقل إلى الموقع حيث تريد حفظ القالب الخاص بك. يبدأ Word في موقع الحفظ الافتراضي للقوالب. ضع في اعتبارك أن القوالب المحفوظة في مواقع أخرى غير الموقع الافتراضي لن تظهر في مربع الحوار قوالب.
- في الحقل "اسم الملف" ، اكتب في اسم ملف قالب يمكن التعرف عليه.
- انقر فوق حفظ .
Word 2010 والإصدارات الأحدث
- انقر فوق علامة التبويب ملف.
- انقر فوق حفظ باسم ...
- انتقل إلى الموقع حيث تريد حفظ القالب الخاص بك. يبدأ Word في موقع الحفظ الافتراضي للقوالب. ضع في اعتبارك أن القوالب المحفوظة في مواقع أخرى غير الموقع الافتراضي لن تظهر في مربع الحوار قوالب عند إنشاء مستندات جديدة.
- في الحقل "اسم الملف" ، اكتب في اسم ملف قالب يمكن التعرف عليه.
- انقر على القائمة المنسدلة "حفظ بنوع" وحدد قوالب المستندات .
- انقر فوق حفظ .
يتم الآن حفظ المستند كقالب بامتداد الملف .dot أو .dotx والذي يمكن استخدامه لإنشاء مستندات جديدة بناءً عليه.