كيف تتحدث مع الدعم الفني

نصائح مفيدة لجعل الاتصال بالدعم الفني أسهل قليلاً

بالنسبة لمعظم الناس ، فإن العمل مع الدعم الفني في مكان ما بالقرب من عمل طب الأسنان على قائمة الأشياء الممتعة التي يجب القيام بها. صدق أو لا تصدق ، الاتصال بالدردشة أو بالدردشة مع الدعم الفني لمشكلة الكمبيوتر ليس من الضروري أن تدمر يومك.

تنطبق الأفكار وراء هذه النصائح خارج عالم الكمبيوتر أيضًا ، لذا لا تتردد في الاحتفاظ بها في ذهنك عندما يتوقف هاتفك الذكي عن فحص بريدك الإلكتروني أو يتعطل مسجل DVR الخاص بك على قناة واحدة.

لا أستطيع أن أعد بأن التجربة ستكون ممتعة ، ولكن هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها للمساعدة في جعل التحدث إلى الدعم الفني أقل إيلاما بالنسبة لك مما كان عليه في الماضي.

كن مستعدًا قبل الاتصال أو الدردشة

قبل أن تلتقط الهاتف ، أو ابدأ الكتابة في مربع الدردشة هذا ، تأكد من استعدادك لشرح مشكلتك. كلما كنت مستعدًا بشكل أفضل ، قل الوقت الذي تقضيه في التحدث إلى الدعم الفني.

تختلف الأشياء التي يجب أن تكون جاهزة تمامًا وفقًا لمشكلتك ولكن إليك عدة أشياء يجب وضعها في الاعتبار:

أوصي بكتابة كل هذا قبل طلب أي دعم فني.

التواصل بوضوح

العمل مع الدعم الفني هو كل شيء عن التواصل. والسبب الكامل لمكالمتك هو التواصل مع شخص الدعم حول المشكلة ، ولكي يتصلوا بك ما تحتاج إلى القيام به (أو ما يحتاجون إليه) لإصلاح مشكلتك.

قد يكون الشخص على الطرف الآخر من الهاتف على بعد 10 أميال أو 10،000 ميل. قد يكون هو أو هي من نفس الجزء من بلدك أو من جزء من بلد لم تكن تعرف بوجوده. ومع ذلك ، سوف تمنع الكثير من الارتباك والإحباط الذي لا داعي له إذا كنت تتحدث ببطء وتعلن بشكل صحيح.

تأكد أيضًا من الاتصال من منطقة هادئة. من غير المحتمل أن يقوم كلب نباح أو صراخ بتحسين أي مشكلة في التواصل قد تكون لديك بالفعل.

إذا كنت تدردش ، فتأكد من استخدام جمل كاملة وتجنب عبارات التقاط الرسائل النصية ولغة الرسائل النصية والرموز المشوشة.

كن شاملا ومحدودا

لقد تطرقت إلى هذا قليلاً في نصيحة Be Prepared Before Calling أو Chatting أعلاه ، لكن الحاجة إلى أن تكون شاملة ومحددة تتطلب قسم خاص بها! قد تكون على دراية كاملة بالمشكلة التي واجهها جهاز الكمبيوتر الخاص بك ولكن الشخص الذي يدعم التقنية ليس كذلك. عليك أن تحكي القصة كاملة بأكبر قدر ممكن من التفاصيل.

على سبيل المثال ، لا يعني قول "جهاز الكمبيوتر الذي أوقف العمل للتو" أي شيء على الإطلاق. هناك الملايين من الطرق التي قد لا يكون الكمبيوتر "يعمل بها" وتتباين طرق حل هذه المشاكل بشكل كبير. إنني أوصي دائمًا بالتدقيق ، بالتفصيل ، العملية التي تنتج المشكلة.

إذا لم يتم تشغيل الكمبيوتر ، على سبيل المثال ، فقد تصف المشكلة للدعم الفني كما يلي:

"لقد قمت بضغط زر الطاقة على جهاز الكمبيوتر الخاص بي ويأتي الضوء الأخضر على الجانب الأمامي من جهاز الكمبيوتر وعلى الشاشة. يظهر بعض النص على الشاشة لمدة ثانية واحدة ثم يتم إيقاف تشغيل كل شيء. يتم إيقاف تشغيل المصابيح الموجودة على الجانب الأمامي من حالة الكمبيوتر ، وإذا قمت بتشغيلها مرة أخرى ، يحدث الشيء نفسه مرارًا وتكرارًا. "

كرر التفاصيل

هناك طريقة أخرى لتجنب الارتباك عند التواصل عن طريق تكرار ما يقوله الشخص الذي تتحدث معه.

على سبيل المثال ، لنفترض أن الدعم الفني ينصحك بـ "انقر على x ، ثم انقر على y ، ثم حدد z". يجب أن تعيد "حسنًا ، لقد قمت بالنقر على x ، ثم قمت بالنقر فوق y ، ثم اخترت z." بهذه الطريقة ، فإن الدعم الفني واثق من أنك قد أكملت الخطوات كما هو مطلوب ، وأنت واثق من أنك فهمت تمامًا ما تم طرحه منك.

الإجابة "حسناً ، لقد فعلت ذلك" لا تؤكد أنك فهمت بعضكم البعض. سيساعد تكرار التفاصيل على تجنب الكثير من الارتباك ، خاصةً إذا كان هناك حاجز لغوي.

لا احصل على العاطفي

لا أحد يحب مشاكل الكمبيوتر. حتى أنهم يحبطونني. الحصول على العاطفية ، ومع ذلك ، يحل شيئا على الإطلاق. كل ما يحصل هو عاطفي هو إطالة مدة الوقت لديك للتحدث مع الدعم الفني الذي سيحبطك أكثر.

حاول أن تضع في اعتبارك أن الشخص الذي تتحدث معه على الهاتف لم يصمم الجهاز أو البرنامج البرنامج الذي يعطيك مشاكل. لقد تم التعاقد معه للمساعدة في حل مشكلتك استنادًا إلى المعلومات التي قدمتها للشركة منك ومنك.

أنت تتحكم فقط بالمعلومات التي تقدمها ، لذا فإن أفضل رهان هو إلقاء نظرة أخرى على بعض النصائح أعلاه ومحاولة التواصل بشكل واضح قدر الإمكان.

الحصول على رقم تذكرة & # 34؛

قد يطلق عليه رقم المشكلة والرقم المرجعي ورقم الحادث وما إلى ذلك ، ولكن كل مجموعة دعم فني حديثة ، سواء عبر القاعة أو عبر العالم ، تستخدم نوعًا من نظام إدارة التذاكر لتتبع المشكلات التي تتلقاها من العملاء والعملاء.

يجب على ممثل الدعم الفني تسجيل تفاصيل مكالمتك في التذكرة بحيث يمكن للشخص التالي الذي تتحدث معه أن يستلم من المكان الذي توقفت عنده في هذه المكالمة ، على افتراض أنك تحتاج إلى الاتصال مرة أخرى.

الشيء الوحيد أسوأ من استدعاء الدعم الفني ...

... يتصل بالدعم الفني مرتين.

طريقة حريق مؤكدة تحتاج إلى دعم فني للمرة الثانية هي إذا لم يتم حل المشكلة في مكالمتك الأولى. بعبارة أخرى ، اقرأ النصائح المذكورة أعلاه مرة أخرى قبل التقاط الهاتف!

إذا كنت مسلحًا بهذه المعلومات قبل إجراء هذه المكالمة الأولى للدعم ، فإن فرص ما تسميه الصناعة "دقة الاتصال الأولى" تزداد. هذا أمر جيد للخط السفلي للشركة وجيد حقا لعملك العقلية!