القليل من التنظيم يقطع شوطا طويلا عندما كنت تبحث عن الملفات
إذا كنت تقضي وقتًا أطول في البحث عن ملفات Microsoft Word لديك أكثر من الوقت الذي تعمل فيه ، فقد حان الوقت للاستفادة من بعض الميزات التنظيمية التي يقدمها Word والكمبيوتر الخاص بك.
حفظ جميع ملفات Word مع Thumbnails
حفظ كل ملف Word مع صورة معاينة أو صورة مصغرة يجعلها أسهل في التعرف عليها دون فتحها. يمكنك حفظ جميع مستندات Word باستخدام معاينة أو صورة مصغرة باتباع خطوات قليلة فقط:
- افتح Microsoft Word.
- انقر فوق " ملف" في شريط القوائم.
- حدد خصائص في أسفل القائمة المنسدلة.
- انقر فوق علامة التبويب ملخص .
- ضع علامة اختيار بجوار حفظ صورة المعاينة باستخدام هذا المستند أو حفظ الصور المصغرة لكل مستندات Word (اعتمادًا على إصدار Word الخاص بك).
- انقر فوق موافق .
تحديث خصائص وثيقة كلمة
إذا كنت تعمل بكميات هائلة من مستندات Word التي لها أسماء ومواقع مشابهة ، فستحتاج بالتأكيد إلى الاستفادة من ميزة خصائص مستند Word. ارجع إلى ملف > خصائص > ملخص وقم بتضمين التعليقات ، أو الكلمات الرئيسية ، أو الفئة ، أو معلومات العنوان أو الموضوع - أي شيء يساعدك في تمييز الملفات. عندما يحين وقت إجراء البحث ، يمكن لـ Word العثور على ما تحتاج إليه تمامًا.
جعل المجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك واستخدامها
قم بإعداد مجلد واحد لجميع مستندات Word الخاصة بك للمضي قدمًا وقم بتسمية شيء لن تنساه — مثل "MyWordDocs". يمكنك ملء المجلدات بأسماء لها معنى بالنسبة لك واستخدامها. إذا كنت مسؤولاً عن إنتاج ملاحظات الاجتماع الأسبوعية ، على سبيل المثال ، قم بإنشاء مجلد لهذه الملاحظات وقم بتضمين مجلدات إضافية بداخله لأشهر أو سنوات.
إذا كانت لديك سنوات من مستندات Word المتناثرة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ولم يكن لديك وقت لفتحها وتحديد ما إذا كانت تلك الجهات هي الجهة أم لا ، فقم فقط بإنشاء مجلد لكل سنة من تلك الوثائق القديمة من وإفلات جميع مستندات 2010 في مجلد واحد ، عام 2011 في آخر وهلم جرا حتى يكون لديك الوقت لإعادة النظر فيها.
استخدم نظام تسمية ملف ثابت
ربما يكون إنشاء نظام تسمية هو أهم شيء يمكنك القيام به للمساعدة عندما يحين الوقت للعثور على الملفات التي تريدها. لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتسمية ملفاتك ، ولكن اختيار نظام تسمية واستخدامه باستمرار يستحق الجهد. الاقتراحات هي:
- قم بتضمين نوع المستند ، حتى تتمكن من معرفة أن أي اسم ملف يحتوي على "عقد" أو "Lease" أو "Newsletter" ليس هو الحرف الذي تبحث عنه.
- ابدأ في الاسم باسم العميل (أو الاسم الأخير للمستلم إذا كانت المستندات عبارة عن أحرف).
- قم بتضمين التاريخ في اسم الملف.
خذ وقتك
إذا كان جهاز الكمبيوتر الخاص بك بالفعل مليئًا بالملفات ، فلا تحاول معالجة مشكلاتك التنظيمية كلها مرة واحدة. قطع المهمة إلى أجزاء يمكن إدارتها وقضاء 15 دقيقة يوميًا في العمل عليها. أثناء قيامك بتقريب ملفات Word الضالة على جهاز الكمبيوتر ، قم بوضعها في أحد المجلدات التي قمت بها ، أو إنشاء مجلد جديد ، أو حذفها إذا لم تعد بحاجة إليها. إذا لم تتمكن من تحديد رأيك ، فضعها في مجلد بعنوان HoldUntilDate واختر تاريخًا بعيدًا بما يكفي في المستقبل إذا لم تكن قد فتحت المجلد بحلول ذلك الوقت ، فسوف تشعر بالراحة لحذفه. مهما كانت أنواع المجلدات التي تقوم بإجرائها ، ضعها كلها في مجلد Word الكبير الخاص بك ، حتى تعرف أين تبحث.