إذا كنت مثل معظم المستخدمين ، فمن المحتمل أنك لا تقضي الكثير من الوقت في التفكير في تسمية المستندات عند حفظها. لسوء الحظ ، قد يؤدي ذلك إلى صعوبة العثور على الملف الذي تريده بدون القليل من البحث ، وقد تضطر إلى فتح عدة ملفات مختلفة للعثور على الملف الذي تريده.
تطوير نظام تسمية للمستندات الخاصة بك والحصول على عادة استخدامه سيوفر لك الوقت والإحباط عندما يحين الوقت لتحديد موقع المستند الذي تحتاجه. بدلاً من البحث في مستندات لا حصر لها بأسماء ملفات غير دقيقة ، سيساعدك نظام التسمية في تسريع البحث.
نظام التسمية الصحيح
لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتسمية ملفاتك ، وسوف تختلف أنظمة التسمية من مستخدم لآخر. ما هو مهم هو العثور على الطريقة التي من المنطقي بالنسبة لك ، ومن ثم تطبيقه باستمرار. هنا بعض النصائح لتساعدك على البدء:
- قم بتضمين تاريخ تأليف المستند في اسم الملف الخاص بك: من المحتمل أن يكون هذا أحد أكثر العناصر المفيدة التي يجب تضمينها في اسم الملف ، خاصةً عندما تتعامل مع المراسلات. حتى إذا كنت لا تتذكر بالضبط متى قمت بتأليف وثيقة ، فستتمكن على الأرجح من تضييق نطاق بحثك إلى فترة زمنية محددة.
- قم بتضمين اسم المستلم في اسم الملف الخاص بك: هذه ممارسة ذات قيمة خاصة عند التعامل مع الأحرف ، ولكنها يمكن أن تكون عنصرًا مفيدًا لأنواع أخرى من المستندات ، مثل العقود والمذكرات وحتى الملاحظات.
- أشر إلى نوع المستند الذي يحتوي عليه الملف: مرة أخرى ، سيبدو هذا الأمر معطى لبعض المستخدمين ، وهذا لأنه جزء مهم من اسم الملف. إذا كنت تبحث عن رسالة كتبتها ، فيمكنك إزالة ملف يحتوي على "عقد" أو "ملاحظات" في الاسم.
- انتبه إلى كيفية ترتيب عناصر اسم الملف: على الرغم من أن هذا قد لا يساعدك في تمييز ملفاتك ، إلا أنه سيساعدك في ترتيبها عند البحث. باستخدام عناصر التحكم في الفرز في مربع الحوار فتح في Word أو في مستكشف Windows ، يمكنك فرز الملفات أبجديًا (أو رقميًا) بحيث يتم فرزها حسب الحرف الأول في اسم الملف.
هذه ليست قائمة شاملة من النصائح حول تسمية الملفات ، ولكنها مكان جيد للبدء. بمجرد بدء ممارسة تسمية ملفاتك بطريقة متناسقة ، ستطور نظامًا يناسبك - ومن المحتمل أن تصطحب بعض الحيل بنفسك.