ارشيف البريد القديم في Outlook والحفاظ على ملف PST صغير

نظرًا لزيادة عدد رسائل البريد التي تحتفظ بها في Outlook ، فعادةً ما يستغرق الوقت الذي يستغرقه Outlook لتنفيذ ما تريد أن يفعله. الحد الأقصى لحجم ملف PST يلوح في الأفق. (ملف PST أو "المجلدات الشخصية" ، بالطبع ، هو المكان الذي يحتفظ فيه Outlook بكل بياناتك ، بما في ذلك التقويمات وجهات الاتصال ورسائل البريد الإلكتروني.)

ملف PST صغير هو ملف PST سريع

في كلتا الحالتين ، فإنه يدفع للحفاظ على حجم ملف PST الرئيسي الخاص بك الصغيرة ويمكن التحكم فيها. يمكنك جعل Outlook بعض من ذلك باستخدام الأرشفة التلقائية . أو يمكنك تقسيم رسائلك بين المزيد من ملفات PST ، والتي يمكن أن تكون غير مؤلمة وسريعة.

ارشيف البريد القديم في Outlook والحفاظ على ملف PST صغير

لإنشاء أرشيف للرسائل القديمة في Outlook منفصل عن ملف PST الذي تستخدمه كل يوم:

1. • في Outlook 2007:
     1. حدد ملف | إدارة ملفات البيانات من القائمة في Outlook.
   • في Outlook 2016:
     1. انقر فوق ملف .
     2. اذهب إلى فئة المعلومات .
     3. انقر فوق إعدادات الحساب .
     4. اختر Account Settings… من القائمة التي تظهر.
     5. انتقل إلى علامة التبويب ملف البيانات .
2. انقر فوق Add:
   • في Outlook 2016:
     1. أدخل اسم الأرشيف تحت اسم الملف:.
     2. اختر التنسيق المرغوب ضمن حفظ كنوع:؛ عادة ، حدد ملف بيانات Outlook .
   • في Outlook 2007:
     1. اختر التنسيق المطلوب. ما لم تكن قد تحتاج إلى الوصول إلى البيانات باستخدام Outlook 2002 أو إصدار سابق مباشرة ، فمن الآمن تمييز ملف Office Outlook Personal Folders (.pst) .
     2. انقر فوق موافق .
     3. أدخل اسم الملف المطلوب.
        • المحفوظات السنوية تعمل بشكل جيد ، وتسمية ملف PST بعد السنة منطقية. بالطبع ، يمكنك اختيار المحفوظات الشهرية إذا كان لديك الكثير من البريد الكبير للتعامل مع أو برنامج آخر. فقط تأكد من أن أحجام ملفات PST الناتجة في مكان ما في حدود 1-2 جيجابايت. تميل الملفات الأكبر إلى أن تكون أقل كفاءة.
     4. انقر فوق موافق .
     5. اكتب اسم ملف أرشيف PST المطلوب تحت الاسم:.
        • مرة أخرى ، من المنطقي تسمية الأرشيف الخاص بك بعد محتوياته (قيمة البريد في عام في حالتي).

1. اختياريًا ، قم بحماية الوصول باستخدام كلمة مرور .
2. انقر فوق موافق .
3. الآن انقر فوق إغلاق .

نقل البريد إلى الأرشيف

لتعبئة الأرشيف الذي تم إنشاؤه حديثًا PST:

• اسحب المجلدات بأكملها وأفلتها في المجلد الجذر الذي يظهر حديثًا ضمن مجلدات البريد .
  • هذا مفيد إذا كان لديك مجلد "أرشيف" يحتوي ، على سبيل المثال ، على كل بريد العام الماضي. فقط قم بإسقاطه في أرشيف PST.
• بدلاً من ذلك ، أرشفة عناصر فردية:
  1. انقر فوق المجلد الجذر المسمى بعد أرشيف PST ضمن مجلدات البريد بزر الفأرة الأيمن.
  2. حدد مجلد جديد ... من القائمة.
  3. اكتب اسم المجلد المطلوب.
  4. تأكد من تحديد Mail و Post Items ضمن Folder contains: إذا كنت تريد أرشفة رسائل البريد الإلكتروني. من أجل أرشفة عناصر أخرى ، اختر الفئة المناسبة.
  5. انقر فوق موافق .
  6. سحب وإسقاط فرد أو مجموعات من رسائل البريد الإلكتروني على المجلد الذي تم إنشاؤه حديثا.
• لنقل كل البريد الذي يسبق تاريخًا معينًا في مجلد (أو مجلدات متداخلة):
  1. • في Outlook 2016:
       1. انقر فوق ملف .
       2. اذهب إلى فئة المعلومات .
       3. انقر فوق أدوات التنظيف .
       4. حدد الأرشيف ... من القائمة التي ظهرت.
     • في Outlook 2007:
       1. حدد ملف | ارشيف ... من القائمة في Outlook.
  2. تأكد من تحديد أرشيف هذا المجلد وكافة المجلدات الفرعية:
  3. قم بتمييز المجلد المطلوب.
  4. حدد تاريخ رسائل البريد الإلكتروني التي قبلها (على سبيل المثال ، 1 يناير من هذا العام) التي تريد نقلها ضمن عناصر الأرشيف الأقدم من: __ .
  5. استخدم الزر Browse ... لتحديد ملف PST للأرشيف الذي تم إنشاؤه أعلاه.
  6. انقر فوق موافق .

• بشكل اختياري ، يمكنك ضغط ملف PST المباشر للاستفادة من المساحة المحررة حديثًا على الفور.

أغلق ملف PST الأرشفة

بعد الانتهاء من أرشفة جميع العناصر ، يمكنك إغلاق ملف PST في Outlook:

1. انقر فوق المجلد الجذر للأرشيف PST ضمن مجلدات البريد بزر الفأرة الأيمن.
2. حدد إغلاق "___" من القائمة.

وصول البريد من ملف PST أرشيف مغلق

لاسترداد الرسائل من ملف PST في الأرشيف ، تكون قد أغلقت:

1. • في Outlook 2016:
     1. انقر فوق ملف .
     2. حدد فتح والتصدير .
     3. انقر فوق فتح ملف بيانات Outlook .
   • في Outlook 2007:
     1. حدد ملف | فتح | ملف بيانات Outlook ... من القائمة في Outlook.
2. قم بتمييز ملف PST الموجود في الأرشيف.
3. انقر فوق فتح .

سيظهر ملف PST ومجلداته ضمن مجلدات البريد ، ويكون جاهزًا للعمل.