حافظ على الإنتاجية من خلال إرشاد Outlook إلى أرشفة الرسائل لك
يمكن للبريد الإلكتروني ملء صندوق بريد Outlook الخاص بك بسرعة مما يجعلك مبتلاة بجماهير البريد والمجلدات التي تزداد حجماً وأكبر . حافظ على الإنتاجية من خلال الحفاظ على ضوء علبة الوارد وتنظيفها. وبالطبع ، يمكنك أرشفة كل رسالة فردية تصل يدويًا ، ولكن يمكنك أيضًا تشغيل الأرشفة التلقائية والسماح لبرنامج Outlook بمهمة نقل الرسائل القديمة إلى أرشيف لك.
أرشفة البريد تلقائيا باستخدام Outlook الأرشفة التلقائية
يتم دمج ميزة الأرشفة التلقائية في إصدار Windows من Outlook (ليس في إصدار Mac). لتشغيل ميزة الأرشفة التلقائية في Outlook 2016 و 2013 و 2010 لنظام Windows:
- انقر فوق ملف > خيارات > متقدم .
- انقر فوق " الأرشفة التلقائية" ضمن " الأرشفة التلقائية" .
- في المربع تشغيل الأرشفة التلقائية كل n أيام ، حدد عدد مرات تشغيل الأرشفة التلقائية.
- اختر أي خيارات أخرى. على سبيل المثال ، يمكنك إرشاد Outlook لحذف العناصر القديمة بدلاً من أرشفتها.
- انقر فوق موافق .
ما لم تحدد وقتًا مختلفًا ، يقوم Outlook بتطبيق فترة تقادم قياسية على رسائل Outlook الخاصة بك. بالنسبة لصندوق الوارد الخاص بك ، فإن فترة التقادم هي ستة أشهر ، بالنسبة للعناصر المرسلة والمحذوفة ، هي شهرين ، وبالنسبة إلى صندوق الحفظ ، فإن فترة التقادم هي ثلاثة أشهر. عندما تصل الرسائل إلى فترة الشيخوخة المحددة ، يتم وضع علامة عليها للأرشفة في جلسة الأرشفة التلقائية التالية.
بعد تشغيل الأرشفة التلقائية ، تأكد من تحديد مستوى البريد الذي يمثل البريد القديم وكيفية التعامل معه على مستوى المجلد.
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد وانقر فوق خصائص .
- في علامة التبويب "الأرشفة التلقائية" ، حدد الخيارات التي تريدها.
يمكنك أيضًا أرشفة العناصر يدويًا إذا كان حجم ملف Outlook الرئيسي كبيرًا جدًا.