بديل للمجموعات وقوائم التوزيع
قوائم توزيع Outlook هي سهلة الاستخدام لإرسال مجموعة من الأشخاص بسرعة. هم أيضا من المستحيل البحث ، من الصعب أن الإدارة وقليل من الحذاء للتمهيد. تجعل جهات الاتصال المصنفة قوائم مرنة لتوزيع البريد الإلكتروني باستخدام دمج مراسلات Outlook.
يتيح لك Outlook تعيين أي عدد من الفئات لجهات الاتصال الخاصة بك. يمكنك فرز دفتر العناوين الخاص بك حسب الفئة — و ، presto ، إليك قائمة التوزيع الجديدة الأنيقة والمتعددة الاستخدامات والمستقرة.
استخدم فئات الاتصال كقوائم توزيع في Outlook
يمكنك إنشاء قائمة توزيع أو مراسلات بالبريد مع فئات في Outlook مع الخطوات التالية.
- افتح جهات الاتصال في Outlook.
- اضغط على Ctrl-3 ، على سبيل المثال.
- تأكد من إبراز جميع جهات الاتصال التي تريد إضافتها إلى قائمة التوزيع الجديدة.
- لإضافة أشخاص ليسوا في جهات اتصال Outlook الخاصة بك ، قم بإنشائها أولاً ، بالطبع ، باستخدام Ctrl-N .
- يمكنك تسليط الضوء على العديد من الإدخالات عن طريق الضغط باستمرار على Shift-Ctrl أثناء تحديدهم باستخدام الماوس ، ونطاق من خلال الضغط باستمرار على Shift وحده.
- تأكد من تحديد الشريط الرئيسي وتوسيعه.
- انقر فوق تصنيف في قسم العلامات .
- حدد جميع الفئات ... من القائمة المنسدلة.
- انقر فوق جديد ... في إطار " فئات الألوان" .
- أدخل الاسم المرغوب لقائمة التوزيع (على سبيل المثال "الأصدقاء والعائلة (القائمة)") تحت الاسم:.
- اختر لا شيء تحت اللون: أو ، بالطبع ، اللون الذي تريده.
- انقر فوق موافق .
- الآن انقر فوق " موافق" مرة أخرى بعد التحقق من التحقق من الفئة الجديدة في إطار " فئات اللون" .
لإضافة أعضاء جدد إلى قائمة التوزيع في أي وقت:
- انتقل إلى جهات الاتصال في Outlook.
- قم بتمييز جميع جهات الاتصال التي تريد إضافتها إلى القائمة.
- تأكد من توسيع الشريط الرئيسي.
- انقر على تصنيف في قسم علامات الشريط.
- تأكد من اختيار فئة القائمة.
- إذا لم تظهر الفئة في القائمة:
- حدد جميع الفئات ... من القائمة.
- تأكد من تحديد فئة القائمة في عمود الاسم .
- انقر فوق موافق .
- إذا لم تظهر الفئة في القائمة:
إرسال رسالة إلى قائمة توزيع الفئة الخاصة بك
لإنشاء رسالة جديدة أو طلب اجتماع إلى جميع أعضاء قائمة التوزيع التي تديرها الفئة:
- انتقل إلى جهات الاتصال في Outlook.
- انقر فوق بحث جهات الاتصال .
- يمكنك أيضًا الضغط على Ctrl-E .
- تأكد من توسيع شريط البحث .
- انقر على تصنيف في قسم تحسين البحث في الشريط.
- حدد الفئة المطلوبة من القائمة التي ظهرت.
- افتح الشريط الرئيسي.
- انقر فوق دمج المراسلات في قسم الإجراءات .
- تأكد من تحديد جميع جهات الاتصال في طريقة العرض الحالية ضمن جهات الاتصال .
- عادة ، تأكد
- يتم تحديد Letters Form ضمن نوع المستند: و
- البريد الإلكتروني تحت الدمج إلى: في قسم خيارات الدمج .
- أدخل الموضوع للبريد الالكتروني تحت عنوان موضوع الرسالة:.
- انقر فوق موافق .
- اكتب نص البريد الإلكتروني في Word.
- يمكنك استخدام الأدوات الموجودة في قسم كتابة وإدخال الحقول في شريط المراسلات لتكييف تحيات كل مستلم ، على سبيل المثال ، وإدراج أو استخدام حقول دفتر عناوين أخرى.
- تتيح لك معاينة النتائج اختبار ما ستنشئه الحقول والقواعد في نص البريد الإلكتروني لكل مستلم.
- انقر فوق " إنهاء" و "دمج" في قسم " إنهاء" في " المراسلات ".
- حدد إرسال رسالة بريد إلكتروني ... من القائمة التي ظهرت.
- تأكد من تحديد حقل دفتر عناوين البريد الإلكتروني المناسب (عادةً البريد الإلكتروني ) ضمن إلى: لخيارات الرسالة .
- حدد نص عادي أو HTML (بما في ذلك التنسيق) ضمن تنسيق البريد:.
- من الأفضل عادةً تجنب المرفق لهذا التحديد ؛ سيقوم بتسليم نص الرسالة كمرفق Word ، والذي لا يستطيع المستلمون قراءته بشكل مباشر ولكن يجب عليهم فتحه بشكل منفصل.
- تأكد من تحديد الكل ضمن إرسال السجلات .
- انقر فوق موافق .
- إذا تمت مطالبتك:
- انقر فوق السماح ضمن برنامج يحاول الوصول إلى معلومات عنوان البريد الإلكتروني المخزنة في Outlook.
يمكنك إغلاق وإلغاء أو حفظ المستند في Word كما تريد.
استخدم فئات الاتصال كقوائم توزيع في Outlook 2007
لإنشاء قائمة توزيع أو بريدية تحتوي على فئات في Outlook 2007:
- انتقل إلى جهات الاتصال في Outlook.
- قم بتمييز كل جهات الاتصال التي تريد إضافتها إلى قائمة التوزيع الجديدة الخاصة بك.
- لإضافة أشخاص ليسوا في جهات اتصال Outlook الخاصة بك ، قم بإنشائها أولاً باستخدام Ctrl-N .
- انقر فوق زر شريط الأدوات تصنيف .
- يمكنك أيضًا تحديد Actions> Categorize من القائمة.
- حدد جميع الفئات ... من القائمة المنسدلة.
- انقر فوق جديد ...
- اكتب الاسم المرغوب لقائمة التوزيع (على سبيل المثال "Friends and Family (List)").
- اختر لا شيء من قائمة اللون المنسدلة.
- انقر فوق موافق .
- انقر فوق موافق مرة أخرى بعد التحقق من التحقق من الفئة الجديدة.
لإضافة أعضاء جدد لاحقًا ، عيّن لهم الفئة المناسبة بشكل فردي.
أرسل رسالة إلى قائمة توزيع الفئة الخاصة بك في Outlook 2007
لإنشاء رسالة جديدة أو طلب اجتماع إلى جميع أعضاء قائمة التوزيع التي تديرها الفئة:
- انتقل إلى جهات الاتصال في Outlook.
- اختر عرض> العرض الحالي> حسب الفئة من القائمة.
- انقر فوق عنوان فئة القائمة المطلوب.
- حدد التصرفات> إنشاء> رسالة جديدة إلى جهة الاتصال أو الإجراءات> إنشاء> طلب اجتماع جديد للاتصال من القائمة.
- انقر فوق " موافق" إذا قام Outlook بإعلامك بأنه سيتم تطبيق الإجراء الخاص بك على كافة العناصر الموجودة في المجموعة.
- انقر في الحقل إلى ...
- قام Outlook بوضع كل العناوين في الحقل " إلى:" . بالنسبة إلى رسائل القائمة ، من الأفضل عادةً الحصول على جميع العناوين في الحقل " نسخة مخفية الوجهة" لتجنب عناوين الكشف. إذا كان ذلك مناسبًا ، يمكنك ترك العناوين في الحقل " إلى:" ، أو بالطبع ، أو نقلها إلى حقل " نسخة إلى".
- بالنسبة إلى جهات الاتصال التي تحتوي على عناوين بريد إلكتروني متعددة ، قام Outlook بإدراج كل منها. من الأفضل حذف العناوين غير الضرورية.
- اضغط على Ctrl-A .
- اضغط على Ctrl-X .
- تأكد من أن الحقل "نسخة مخفية الوجهة" مرئي.
- انقر في حقل Bcc ....
- اضغط على Ctrl-V .
- اكتب عنوان بريدك الإلكتروني في الحقل إلى ...
- استمر في تكوين الرسالة أو طلب الاجتماع.
(تم اختباره باستخدام Outlook 2007 و Outlook 2016)