كيف لمشاركة الملفات بشكل آمن مع الناس
SharePoint Online ، الخدمة المستندة إلى مجموعة النظراء التي تستضيفها Microsoft ، هي جزء من خطة Office 365 ، أو يمكن الحصول عليها كإضافة إلى SharePoint Server. يتمثل الاهتمام الرئيسي في خدمات SharePoint Online الجديدة والمحسنة في تحسين المحادثات التفاعلية عبر الإنترنت وجعلها أسهل وأكثر أمانًا لمشاركة المستندات أثناء التنقل.
إذا كنت بالفعل مستخدم SharePoint Online ، فيمكنك توقع خدمات تمت ترقيتها. يتضمن SharePoint Online الآن الاستخدام على الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية وتجربة اجتماعية سلسة. كما تم تضمين OneDrive for Business أيضًا في Office 365 ، وهو إصدار احترافي من OneDrive لتخزين المستندات في السحابة التي تمكنك من المزامنة مع الملفات المخزنة على الكمبيوتر أو خادم الشركة.
تنظيم الأذونات والمستخدمين في المجموعات
من الأفضل القيام بأذونات مشاركة المستندات في SharePoint Online وفقاً للوصول المطلوب من قبل المستخدم. تتضمن مستويات الأذونات لـ SharePoint Online ما يلي:
- الزوار - عرض الوثائق في المتصفح
- الأعضاء - تحرير أو المساهمة في المستندات
- أصحاب - لديهم إذن التحكم الكامل من موقع SharePoint Online
لزوار تنزيل المستندات ، يجب أن تتضمن الأذونات "قراءة".
قد يتم إنشاء أسماء مجموعات جديدة لإنشاء مجموعة محددة من المستخدمين أو تعاون الفريق . "مصممي المواقع" و "المؤلفون" و "العملاء" هي أمثلة.
تقاسم الوثائق خارج المنظمة الخاصة بك
عادةً ما يكون المستخدمون الخارجيون هم الموردين والاستشاريين والزبائن الذين ترغب في مشاركة المستندات معهم من وقت لآخر.
يمكن لمالكي SharePoint Online الذين لديهم إذن تحكم كامل مشاركة المستندات مع مستخدمين خارجيين. يمكن إضافة مستخدمين خارجيين إلى الزائر أو مجموعات المستخدمين الأعضاء لإدارة أذونات مشاركة المستندات بشكل أفضل.
- مشاركة روابط الضيوف. يمكن مشاركة رابط الضيف عبر البريد الإلكتروني لعرض المستندات من مكتبة مستندات SharePoint Online. لتقليل مخاطر مشاركة المستندات مع أي شخص آخر ، يمكنك مطالبة المستخدمين الخارجيين بتسجيل الدخول. تتطلب هذه الخطوة إعداد أشخاص في مجموعة أذونات الزوار (أو المستخدمين غير المرخص لهم الذين لديهم حق الوصول) لضمان عدم إمكانية الوصول إلى ارتباطات الضيف. افتتح من قبل المستخدمين المجهولين.
- المشاركة مع الأعضاء. إذا كان لدى المستخدمين الخارجيين اشتراك في Office 365 أو أعضاء في موقعك ، فيمكنك مطالبتهم بتسجيل الدخول قبل الوصول إلى المستندات المشتركة. تفترض هذه الخطوة قمت بإضافتها إلى مجموعة أذونات الأعضاء. يمكن للمستخدمين الخارجيين بدون Microsoft Office تنزيل الملف طالما لديهم حق الوصول للقراءة.
- مشاركة الرابط العام من OneDrive for Business. OneDrive هي منطقة تخزين مستندات موجودة في Office 365 إذا تمت ترقية الخدمة الخاصة بك. من الأفضل استخدام OneDrive لمشاركة الملفات مع مستخدمين عموميين خارجيين منفصلين عن مكتبة مستندات SharePoint Online. يمكن اعتبار OneDrive كإصدار نهائي لوثيقة للعرض العام - لنشرها على سبيل المثال كرابط من موقع ويب أو مدونة ، على سبيل المثال. يمكن أن تكون مكتبة مستندات SharePoint Online هي المصدر ، لذا قم بإنشاء نسخة لـ OneDrive لمساعدتك على تمييز المنطقتين ، إذا اخترت استخدام OneDrive بهذه الطريقة.
- مشاركة المستندات داخل مؤسستك. المستخدمون الداخليون هم أشخاص داخل مؤسستك أو إدارات أخرى. عادة ما تشارك المستندات بشكل مختلف ، اعتمادًا على ما إذا كنت تعمل وتتعاون في مجموعة أو تقوم بنشر مستندات على إنترانت للآخرين لعرض الحالة الحالية للمعرفة أو إصدار المستند.
- المشاركة مع الأعضاء. يوفر استخدام Office 365 مع SharePoint Online الوصول إلى Office Web Apps ، وهي خدمة خفيفة الوزن تعتمد على المستعرض يمكنك استخدامها لإنشاء المستندات وتحريرها ومشاركتها عبر الإنترنت. يمكن للمستخدمين الذين لديهم Microsoft Office مزامنة الملفات من أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم مع الملفات المخزنة في SharePoint Online لمشاركتها مع الأعضاء. كذلك ، يمكن للمستخدمين مع Microsoft Office مزامنة الملفات والمجلدات من SharePoint Online إلى جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول للعمل دون اتصال.
- شارك مع غير الأعضاء. بافتراض عدم امتلاك الجميع في مؤسستك للاشتراك في Office 365 ، يمكن مشاركة المستندات وفقًا لمجموعة الأذونات. على سبيل المثال ، قد يحتاج غير الأعضاء مثل الفرق التنفيذية في مؤسستك إلى الاستمرار في تقييم مكتبة مستندات التسويق التي يتم فيها تجميع معلومات السوق أو تجارب العملاء في الحقل.
- حصة من OneDrive. يمكنك مشاركة الملفات مع المستخدمين الداخليين من OneDrive. يمكنك استخدام OneDrive كمنطقة تدريجية قبل نقل المستندات إلى مكتبة مستندات SharePoint Online.