كيفية إنشاء واستخدام قوالب البريد الإلكتروني في Outlook

عندما تدرك أنك ترسل رسائل بريد إلكتروني متشابهة كثيرًا ، فلا تنقر على " إرسال" على الفور. قم بحفظ الرسالة كقالب رسالة أولاً في Outlook ، وسيكون تكوين الأسبوع القادم أسرع كثيرًا بدءًا من تلك القرطاسية (يجب عدم الخلط بينه وبين قرطاسية البريد الإلكتروني ، بالطبع ...).

إنشاء قالب البريد الإلكتروني (للرسائل الجديدة) في Outlook

لحفظ رسالة كنموذج لرسائل البريد الإلكتروني المستقبلية في Outlook:

  1. قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة في Outlook.
    1. انتقل إلى البريد (اضغط على Ctrl-1 ، على سبيل المثال).
    2. انقر على بريد إلكتروني جديد في القسم الجديد في الشريط الرئيسي أو اضغط على Ctrl-N .
  2. أدخل موضوعًا إذا كنت تريد استخدام نموذج لقالب الرسالة الخاص بك.
    • يمكنك حفظ قالب بريد إلكتروني بدون الموضوع الافتراضي في Outlook ، بالطبع.
  3. الآن أدخل نص نص قالب البريد الإلكتروني.
    1. قم بإزالة أي توقيعات إذا قمت بإعداد Outlook لإضافة توقيع تلقائيًا عند إنشاء.
  4. انقر فوق ملف في شريط أدوات الرسالة.
  5. حدد " حفظ باسم" على الورقة التي ظهرت.
    1. في Outlook 2007 والإصدارات الأقدم ، حدد File | حفظ باسم من القائمة.
    2. في Outlook 2010 ، انقر فوق زر Office وحدد حفظ باسم .
  6. حدد Outlook Template تحت حفظ بنوع: في مربع الحوار Save As .
    • سيحدد Outlook تلقائيًا مجلد "Templates" للحفظ.
  7. اكتب اسم القالب المطلوب (إذا كان مختلفًا عن موضوع البريد الإلكتروني) ضمن اسم الملف:.
  8. انقر فوق حفظ .
  9. أغلق نافذة تكوين البريد الإلكتروني.
  10. إذا تمت مطالبتك:
    1. انقر على لا تحت حفظنا مسودة لهذه الرسالة لك. هل تريد الاحتفاظ بها؟ .

بالطبع ، يمكنك أيضًا إرسال الرسالة - باستخدام القالب لأول مرة - بدلاً من تجاهلها.

إنشاء بريد إلكتروني باستخدام قالب في Outlook

لكتابة رسالة جديدة (راجع أدناه للردود) باستخدام قالب رسالة في Outlook:

  1. انتقل إلى البريد في Outlook.
    • يمكنك الضغط على Ctrl-1 ، على سبيل المثال.
  2. تأكد من تحديد الشريط Home (أو HOME ) وتوسيعه.
  3. انقر فوق عناصر جديدة في قسم جديد .
  4. اختر المزيد من العناصر | اختر النموذج ... من القائمة التي ظهرت.
    1. في Outlook 2007 ، حدد أدوات | نماذج | اختر نموذج ... من القائمة في صندوق الوارد في Outlook.
  5. تأكد من تحديد قوالب المستخدم في نظام الملفات ضمن " بحث في":.
  6. انقر نقراً مزدوجاً فوق قالب رسالة البريد الإلكتروني المطلوب.
  7. العنوان والتكيف وإرسال البريد الإلكتروني في نهاية المطاف.

إنشاء قالب بريد إلكتروني بسيط للردود السريعة في Outlook

لإعداد قالب لردود خاطفة في Outlook:

  1. انتقل إلى البريد في Outlook.
  2. تأكد من أن الشريط الرئيسي نشط وموسّع.
  3. حدد Create New في قسم الخطوات السريعة .
    • يمكنك أيضًا النقر فوق الزر Manage Quick Steps في الزاوية اليمنى السفلى بالجانب ، انقر فوق New وحدد Custom .
  4. اكتب اسمًا مختصرًا لقالب الرد الخاص بك تحت الاسم:.
    • للحصول على نموذج للرد مع وصف المنتج وقائمة الأسعار ، على سبيل المثال ، يمكنك استخدام شيء مثل "الرد (الأسعار)" ، على سبيل المثال.
  5. انقر فوق اختيار إجراء ضمن إجراءات .
  6. اختر الرد (تحت الرد ) من القائمة التي ظهرت.
    • باستخدام رسالة جديدة (بدلاً من الرد ) ، يمكنك إعداد قالب بسيط للرسائل الجديدة أيضًا ، بما في ذلك المستلم الافتراضي.
  7. انقر فوق إظهار الخيارات .
  8. أدخل الرسالة لردك تحت النص:.
    • هل تشمل التوقيع
  9. من المحتمل ، حدد الأهمية: عادي لجعل ردك يخرج بأهمية عادية بغض النظر عن مستوى الرسالة الأصلية.
  10. اختياريًا ، حدد "إرسال تلقائي" بعد تأخير لمدة دقيقة واحدة. .
    • هذا يعني أنك لن تحصل على تحرير أو حتى رؤية الرد بشكل افتراضي قبل أن يقوم Outlook بتسليمه.
    • لمدة دقيقة واحدة ، ستظهر الرسالة في مجلد علبة الصادر ، ومع ذلك ؛ يمكنك حذفه من هناك أو فتحه للتحرير لاستباق الرد السريع.
  1. اختياريًا ، أضف إجراءات أخرى باستخدام إضافة إجراء .
    • إضافة إجراء لنقل الرسالة الأصلية إلى مجلد الأرشفة ، على سبيل المثال ، أو تصنيفها بلون معين لمساعدتك في تحديد الرسائل التي حصلت على إجابة معيارية.
  2. أيضًا اختياريًا ، حدد اختصار لوحة المفاتيح للإجراء الموجود تحت مفتاح الاختصار: لإجراء أسرع.
  3. انقر فوق " إنهاء" .

الرد على بريد سريع باستخدام قالب الرد السريع في Outlook

لإرسال رد باستخدام قالب الخطوة السريعة المحدد مسبقًا:

  1. تأكد من تحديد الرسالة التي تريد الرد عليها في قائمة الرسائل أو فتحها (في جزء قراءة Outlook أو في الإطار الخاص به).
  2. تأكد من تحديد الشريط الرئيسي (باستخدام قائمة الرسائل أو جزء القراءة) أو شريط الرسائل (مع فتح البريد الإلكتروني في النافذة الخاصة به) وتوسيعه.
  3. انقر خطوة الرد المطلوبة في قسم الخطوات السريعة .
    • للاطلاع على جميع الخطوات ، انقر على المزيد .
    • إذا قمت بتعريف اختصار لوحة المفاتيح لهذا الإجراء ، فيمكنك أيضًا الضغط عليه ، بالطبع.
  4. إذا لم تقم بإعداد " الخطوة السريعة" لتسليم الرسالة تلقائيًا ، فقم بتكييف البريد الإلكتروني حسب الحاجة وانقر فوق إرسال .

(تم اختباره مع Outlook 2013 و Outlook 2016)