عندما تدرك أنك ترسل رسائل بريد إلكتروني متشابهة كثيرًا ، فلا تنقر على " إرسال" على الفور. قم بحفظ الرسالة كقالب رسالة أولاً في Outlook ، وسيكون تكوين الأسبوع القادم أسرع كثيرًا بدءًا من تلك القرطاسية (يجب عدم الخلط بينه وبين قرطاسية البريد الإلكتروني ، بالطبع ...).
إنشاء قالب البريد الإلكتروني (للرسائل الجديدة) في Outlook
لحفظ رسالة كنموذج لرسائل البريد الإلكتروني المستقبلية في Outlook:
- قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة في Outlook.
- انتقل إلى البريد (اضغط على Ctrl-1 ، على سبيل المثال).
- انقر على بريد إلكتروني جديد في القسم الجديد في الشريط الرئيسي أو اضغط على Ctrl-N .
- أدخل موضوعًا إذا كنت تريد استخدام نموذج لقالب الرسالة الخاص بك.
- يمكنك حفظ قالب بريد إلكتروني بدون الموضوع الافتراضي في Outlook ، بالطبع.
- الآن أدخل نص نص قالب البريد الإلكتروني.
- قم بإزالة أي توقيعات إذا قمت بإعداد Outlook لإضافة توقيع تلقائيًا عند إنشاء.
- انقر فوق ملف في شريط أدوات الرسالة.
- حدد " حفظ باسم" على الورقة التي ظهرت.
- في Outlook 2007 والإصدارات الأقدم ، حدد File | حفظ باسم من القائمة.
- في Outlook 2010 ، انقر فوق زر Office وحدد حفظ باسم .
- حدد Outlook Template تحت حفظ بنوع: في مربع الحوار Save As .
- سيحدد Outlook تلقائيًا مجلد "Templates" للحفظ.
- اكتب اسم القالب المطلوب (إذا كان مختلفًا عن موضوع البريد الإلكتروني) ضمن اسم الملف:.
- انقر فوق حفظ .
- أغلق نافذة تكوين البريد الإلكتروني.
- إذا تمت مطالبتك:
- انقر على لا تحت حفظنا مسودة لهذه الرسالة لك. هل تريد الاحتفاظ بها؟ .
بالطبع ، يمكنك أيضًا إرسال الرسالة - باستخدام القالب لأول مرة - بدلاً من تجاهلها.
إنشاء بريد إلكتروني باستخدام قالب في Outlook
لكتابة رسالة جديدة (راجع أدناه للردود) باستخدام قالب رسالة في Outlook:
- انتقل إلى البريد في Outlook.
- يمكنك الضغط على Ctrl-1 ، على سبيل المثال.
- تأكد من تحديد الشريط Home (أو HOME ) وتوسيعه.
- انقر فوق عناصر جديدة في قسم جديد .
- اختر المزيد من العناصر | اختر النموذج ... من القائمة التي ظهرت.
- في Outlook 2007 ، حدد أدوات | نماذج | اختر نموذج ... من القائمة في صندوق الوارد في Outlook.
- تأكد من تحديد قوالب المستخدم في نظام الملفات ضمن " بحث في":.
- انقر نقراً مزدوجاً فوق قالب رسالة البريد الإلكتروني المطلوب.
- العنوان والتكيف وإرسال البريد الإلكتروني في نهاية المطاف.
إنشاء قالب بريد إلكتروني بسيط للردود السريعة في Outlook
لإعداد قالب لردود خاطفة في Outlook:
- انتقل إلى البريد في Outlook.
- تأكد من أن الشريط الرئيسي نشط وموسّع.
- حدد Create New في قسم الخطوات السريعة .
- يمكنك أيضًا النقر فوق الزر Manage Quick Steps في الزاوية اليمنى السفلى بالجانب ، انقر فوق New وحدد Custom .
- اكتب اسمًا مختصرًا لقالب الرد الخاص بك تحت الاسم:.
- للحصول على نموذج للرد مع وصف المنتج وقائمة الأسعار ، على سبيل المثال ، يمكنك استخدام شيء مثل "الرد (الأسعار)" ، على سبيل المثال.
- انقر فوق اختيار إجراء ضمن إجراءات .
- اختر الرد (تحت الرد ) من القائمة التي ظهرت.
- باستخدام رسالة جديدة (بدلاً من الرد ) ، يمكنك إعداد قالب بسيط للرسائل الجديدة أيضًا ، بما في ذلك المستلم الافتراضي.
- انقر فوق إظهار الخيارات .
- أدخل الرسالة لردك تحت النص:.
- هل تشمل التوقيع
- من المحتمل ، حدد الأهمية: عادي لجعل ردك يخرج بأهمية عادية بغض النظر عن مستوى الرسالة الأصلية.
- اختياريًا ، حدد "إرسال تلقائي" بعد تأخير لمدة دقيقة واحدة. .
- هذا يعني أنك لن تحصل على تحرير أو حتى رؤية الرد بشكل افتراضي قبل أن يقوم Outlook بتسليمه.
- لمدة دقيقة واحدة ، ستظهر الرسالة في مجلد علبة الصادر ، ومع ذلك ؛ يمكنك حذفه من هناك أو فتحه للتحرير لاستباق الرد السريع.
- اختياريًا ، أضف إجراءات أخرى باستخدام إضافة إجراء .
- إضافة إجراء لنقل الرسالة الأصلية إلى مجلد الأرشفة ، على سبيل المثال ، أو تصنيفها بلون معين لمساعدتك في تحديد الرسائل التي حصلت على إجابة معيارية.
- أيضًا اختياريًا ، حدد اختصار لوحة المفاتيح للإجراء الموجود تحت مفتاح الاختصار: لإجراء أسرع.
- انقر فوق " إنهاء" .
الرد على بريد سريع باستخدام قالب الرد السريع في Outlook
لإرسال رد باستخدام قالب الخطوة السريعة المحدد مسبقًا:
- تأكد من تحديد الرسالة التي تريد الرد عليها في قائمة الرسائل أو فتحها (في جزء قراءة Outlook أو في الإطار الخاص به).
- تأكد من تحديد الشريط الرئيسي (باستخدام قائمة الرسائل أو جزء القراءة) أو شريط الرسائل (مع فتح البريد الإلكتروني في النافذة الخاصة به) وتوسيعه.
- انقر خطوة الرد المطلوبة في قسم الخطوات السريعة .
- للاطلاع على جميع الخطوات ، انقر على المزيد .
- إذا قمت بتعريف اختصار لوحة المفاتيح لهذا الإجراء ، فيمكنك أيضًا الضغط عليه ، بالطبع.
- إذا لم تقم بإعداد " الخطوة السريعة" لتسليم الرسالة تلقائيًا ، فقم بتكييف البريد الإلكتروني حسب الحاجة وانقر فوق إرسال .
(تم اختباره مع Outlook 2013 و Outlook 2016)