معظم الشركات على دراية بما يمكن عمله في Microsoft Word و Excel ، ولكن فهم ما يمكن لـ Microsoft Access القيام به هو أصعب بكثير من إدراكه. تبدو فكرة إنشاء قواعد البيانات ومحاولة الحفاظ عليها وكأنها استخدام غير ضروري للموارد. ومع ذلك ، بالنسبة إلى الشركات الصغيرة ، يمكن لهذا البرنامج أن يوفر العديد من المزايا المتميزة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة النمو والتنظيم.
يوفر Microsoft Access طريقة أكثر فعالية للشركات الصغيرة لتتبع البيانات والمشاريع من Excel أو Word. قد يستغرق الوصول إلى مزيد من الوقت للتعلم من تطبيقات Microsoft الأكثر استخدامًا ، ولكنه أيضًا يحتوي على أكبر قيمة مضافة لتتبع المشاريع والميزانيات والنمو. يتم الاحتفاظ بكافة البيانات اللازمة لتشغيل مشروع تجاري صغير للمقارنة والتحليلات في برنامج واحد ، مما يجعل تشغيل التقارير والمخططات أكثر سهولة من أي برنامج آخر. تقدم Microsoft عددًا من القوالب لتبسيط عملية التعلم ويمكن للمستخدمين تخصيص القوالب أثناء انتقالها. يمكن أن يساعد فهم أساسيات Microsoft Access الشركات الصغيرة في رؤية قيمتها الكاملة في عملياتها اليومية.
إذا كنت تستخدم بالفعل جدول بيانات ، فمن السهل تحويل جدول بيانات Excel إلى قاعدة بيانات Access.
الحفاظ على معلومات العميل
تسمح قاعدة البيانات للشركات بتتبع جميع المعلومات الضرورية لكل عميل أو عميل ، بما في ذلك العناوين ومعلومات الطلب والفواتير والدفعات. طالما يتم تخزين قاعدة البيانات على شبكة يمكن لكافة الموظفين الوصول إليها ، يمكن للمستخدمين التأكد من أن المعلومات تبقى حديثة. نظرًا لأن معلومات العميل مهمة لكل شركة صغيرة ، يمكن تأمين قاعدة البيانات. تساعد إضافة النماذج إلى قاعدة البيانات الشركات الصغيرة على إدخال البيانات باستمرار من قبل جميع الموظفين.
عندما يصبح المستخدمون على دراية بالبرنامج ، يمكن إضافة مكونات أكثر تفصيلاً ، مثل التعيين لعناوين العميل. يتيح هذا للموظفين التحقق من العناوين للعملاء الجدد أو تخطيط مسارات لعمليات التسليم. كما يسمح للشركات بإنشاء فواتير وتكون قادرة على إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو البريد العادي وتكون قادرة على تتبع متى وكيف تم دفع الفواتير. يعد تحديث بيانات العميل وتخزينها في Access أكثر موثوقية من جدول البيانات أو مستند Word ، ويسهل إدارة هذه المعلومات.
تتبع البيانات المالية
تشتري العديد من الشركات برامج خاصة لتتبع الأموال ، ولكن بالنسبة إلى شركة صغيرة ليست فقط غير ضرورية ، فإنها تميل إلى خلق المزيد من العمل. بالإضافة إلى القدرة على إنشاء وتتبع الفواتير ، يمكن تسجيل جميع نفقات الأعمال والمعاملات من خلال نفس البرنامج. بالنسبة إلى الشركات التي لديها مجموعة برامج Microsoft Office الكاملة ، بما في ذلك Outlook و Access ، يمكن ربط تذكيرات الدفع في Outlook بقاعدة البيانات. عندما ينبثق التذكير ، يمكن للمستخدمين إجراء الدفعات اللازمة ، وإدخال البيانات في Access ، ثم إغلاق التذكير.
قد يكون من الضروري شراء برامج أكثر تطوراً مع نمو الأعمال التجارية ، ولهذه الشركات ميزة إذا تم تخزين جميع بياناتها المالية في Access. يمكن أن تستوعب العديد من البرامج الأخرى البيانات التي يتم تصديرها من Access ، مما يجعل من السهل ترحيل المعلومات عندما يحين الوقت.
إدارة التسويق والمبيعات
واحدة من أكثر الطرق استخداماً ولكن قوية لاستخدام Access هي مراقبة معلومات التسويق والمبيعات. مع معلومات العميل الموجودة بالفعل المخزنة في قاعدة البيانات ، من السهل إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، والنشرات ، والقسائم ، والبريد العادي إلى أولئك الذين قد يكونون مهتمين بالمبيعات أو العروض الخاصة. يمكن للشركات الصغيرة بعد ذلك تتبع عدد العملاء الحاليين الذين استجابوا بعد حملة تسويقية.
للعملاء الجدد ، يمكن إنشاء حملات كاملة ومراقبتها من مكان واحد. وهذا يسهل على الموظفين معرفة ما تم إنجازه بالفعل وما زال يتعين القيام به أو ما هي المتابعة الضرورية.
تتبع الإنتاج والمخزون
وعلى غرار تتبع العميل ، فإن القدرة على تتبع البيانات على المخزون والموارد والأوراق المالية أمر بالغ الأهمية لأي عمل تجاري. يجعل الوصول من السهل إدخال البيانات على الشحنات إلى المستودعات ومعرفة الوقت المناسب لطلب المزيد من منتج معين. يعد هذا أمرًا ضروريًا بشكل خاص للمصنعين الذين يحتاجون إلى عدد من الموارد المختلفة لإكمال منتج ، مثل أجزاء الطائرة أو المكونات الصيدلانية الفعالة.
حتى صناعات الخدمات يجب أن تحتفظ بالمخزون ، وأن وجود كل هذه المعلومات في مكان واحد يجعل من السهل معرفة الكمبيوتر الذي يتم تعيينه للموظف أو تحديد متى تحتاج الشركة إلى تحديث المعدات المكتبية. سواء تعلق الأمر بالمركبات أو الأجهزة المحمولة أو الأرقام التسلسلية أو معلومات التسجيل أو سجلات المستخدمين أو عمر الأجهزة ، ستتمكن الشركات الصغيرة من تتبع أجهزتها بسهولة أكبر.
بالإضافة إلى الأجهزة ، يجب أن تكون الشركات قادرة على تتبع البرامج. من التسجيل وعدد أجهزة الكمبيوتر المسموح لها باستخدام البرنامج إلى معلومات الإصدار والمستخدم ، من الأهمية بمكان أن تكون الشركات قادرة على سحب المعلومات بسرعة وبشكل دقيق عن تكويناتها الحالية. تُعتبر نهاية الدعم الأخيرة لنظام Windows XP بمثابة تذكير صارخ عن سبب أهمية معرفة البرامج وأنظمة التشغيل الموجودة على أجهزة الكمبيوتر والأجهزة.
تشغيل التقارير والتحليلات
ولعل أكثر جوانب برنامج Access قوة هو قدرة المستخدم على إنشاء تقارير ومخططات من جميع البيانات. إن القدرة على تجميع كل ما هو مخزن في قواعد البيانات المختلفة هو ما يجعل Microsoft Access مركزًا للشركات الصغيرة. يمكن للمستخدم إنشاء تقرير بسرعة يقارن تكاليف الموارد مقابل التسعير الحالي ، أو إنشاء مخطط يوضح مقدار المخزون في حملة تسويقية قادمة ، أو تشغيل تحليل يحدد العملاء الذين يقفون وراء الدفعات. مع القليل من المعرفة الإضافية عن الاستفسارات ، يمكن للشركات الصغيرة التحكم في كيفية عرضها للبيانات.
والأهم من ذلك ، أنه يمكن ربط Microsoft Access بمنتجات Microsoft الأخرى. يمكن للشركات الصغيرة مراجعة تقرير ، والبحث عن بيانات العميل ، وإنشاء الفواتير في Word. يمكن لدمج المراسلات إنشاء رسائل بريدية منتظمة بينما يقوم المستخدم في نفس الوقت بإنشاء بريد إلكتروني في Outlook. يمكن تصدير البيانات إلى Excel للحصول على تفاصيل أكثر تفصيلاً ، ومن هناك يتم إرسالها إلى PowerPoint لعرض تقديمي. قد يكون التكامل مع كافة منتجات Microsoft الأخرى هو أفضل سبب لاستخدام Access لتجميع كافة معلومات العمل.