إذا كنت صاحب متجر أو مدير ، فأنت تعرف بالفعل مدى أهمية وجود قاعدة البيانات الصحيحة. من المخزون والشحن إلى الموظفين والزبائن ، أنت تعرف أنه حتى يوم بطيء ينطوي على الكثير من صيانة البيانات. السؤال الحقيقي هو ما نوع قاعدة البيانات التي تحتاجها؟ نأمل أنك لم تحاول الحفاظ على هذه المعلومات في Microsoft Excel. إذا كان لديك ، قد ترغب في النظر في البدء مع قاعدة بيانات أساسية ، مثل Microsoft Access ، بحيث يمكنك بسهولة نقل البيانات إلى قاعدة البيانات.
إن نوع وحجم المتجر الذي تقوم بتشغيله يحدث فرقًا كبيرًا في نوع قاعدة البيانات الأكثر منطقية. إذا تم إنشاء متجرك بشكل دوري في أسواق المزارعين ، فعندئذ لديك احتياجات مختلفة تمامًا عن متجر الطوب والملاط. إذا كنت تبيع الطعام ، فستحتاج إلى تتبع تواريخ انتهاء الصلاحية كجزء من المخزون. إذا كان متجر التجزئة الخاص بك متصلاً بالإنترنت ، فسيكون عليك تتبع الرسوم والشحن والمراجعة. ومع ذلك ، هناك عدد من الأشياء التي تشترك فيها جميع المتاجر ، مثل المخزون والتدفق النقدي. لمساعدتك في تحديد أفضل قاعدة بيانات لاحتياجاتك الخاصة ، إليك بعض الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار.
معلومات لتتبع في قاعدة البيانات
يتطلب تشغيل متجر بيع بالتجزئة تتبع الكثير من الجوانب المختلفة. ليس عليك فقط مراقبة المخزون ، عليك التأكد من أن لديك طرق كافية لعرض البضائع (مثل الصناديق ، الشماعات ، الأكشاك ، والحالات) ، الإمدادات لإظهار سعر السلع ، الفواتير ، معلومات المبيعات ، ومعلومات العميل. هناك الكثير لتتبعه ، وقواعد البيانات تجعل إدارة متجرك أكثر سهولة.
قد يكون من الصعب إدارة المتاجر عبر الإنترنت لأن هناك الكثير من الأشياء التي عليك تتبعها ، مثل الشحن. تسهل قاعدة البيانات التعامل مع كل هذه الجوانب المختلفة دون الحاجة إلى الرجوع باستمرار إلى تاريخ العميل أو مبيعاتك. يمكنك حتى تصدير المعلومات ، مثل التقارير ، وتحميلها في قاعدة البيانات الخاصة بك بحيث لا تضطر إلى التعامل مع مشاكل الإدخال اليدوي.
اتخاذ قرار بشأن الشراء أو البناء
ما إذا كان يجب عليك شراء أو بناء قاعدة بيانات هو السؤال الكبير ، وهو يعتمد بالكامل على حجم عملك والمكان الذي تريد أن تأخذ فيه. إذا كنت قد بدأت للتو ولديك متسع من الوقت (ولكن كمية محدودة من المال) ، فإن بناء قاعدة البيانات الخاصة بك هو وسيلة رائعة لجعلها محددة لاحتياجاتك الخاصة. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت قد بدأت للتو متجر عبر الإنترنت. إذا بدأت قاعدة البيانات قبل فتح متجر البيع بالتجزئة الخاص بك على الإنترنت ، سيكون لديك فهم أفضل بكثير من المخزون الخاص بك ونقطة البداية. هذه بيانات رائعة يمكن الوصول إليها بسهولة تأتي موسم الضرائب وتساعدك على البقاء على رأس قائمة جردك ، وكذلك بيانات العميل.
إذا كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا أكبر ، خصوصًا شيء مثل امتياز ، فإن شراء قاعدة بيانات سيعمل بشكل أفضل لك. وسوف تساعدك من خلال جميع الأشياء التي قد تنسى خلاف ذلك. الاحتمالات ، لن يكون لديك الوقت لإنشاء وإدارة قاعدة البيانات ، لذلك فمن الأفضل أن يكون لديك تغطية جميع القواعد. يمكنك دائمًا إجراء تعديلاتك الخاصة أثناء التنقل.
العثور على برنامج قاعدة البيانات الصحيح
إذا قررت شراء برنامج قاعدة بيانات ، فستحتاج إلى قضاء وقت كبير في البحث في الخيارات المختلفة. هناك مجموعة واسعة في أنواع محلات البيع بالتجزئة ، وخياطات سوق قواعد البيانات لتلبية الاحتياجات الفريدة لهذه الأنواع المختلفة. إذا كنت تعمل مع المنتج والمواد الغذائية ، فأنت تحتاج إلى شيء يساعدك على تتبع الأشياء القابلة للتلف. إذا كان لديك متجر مجوهرات ، سوف تحتاج إلى أن تكون قادرة على تتبع التأمين على القطع القيمة. بالنسبة للمحلات التجارية التي لها وجود على الإنترنت ومنشأة لبنة وقذائف هاون ، فأنت تحتاج بالتأكيد إلى شيء يغطي الكثير من الزوايا المختلفة للمخزون والرسوم والضرائب والجوانب الإدارية للأعمال. إذا كنت تبيع منتجًا معينًا ، فستحتاج إلى معرفته مبكرًا حتى تتمكن من وضع علامة على الفور على بيعه للجزء الإلكتروني من المتجر.
قبل البدء ، فكر في كل شيء ستحتاج إلى تتبعه ، ثم تأكد من أن قواعد البيانات التي تضعها في الإعتبار تحتوي على هذه العناصر كحد أدنى. هناك الكثير من قواعد البيانات في السوق ، لذلك يجب أن تكون قادرًا على الحصول على كل ما تحتاج إليه للحصول على معدل معقول للغاية.
إنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك
إذا كنت تخطط لإنشاء قاعدة بيانات خاصة بك ، فستحتاج إلى تحديد البرنامج الذي تريد استخدامه. تميل Microsoft Access إلى الانتقال إلى البرنامج لأنها قوية وغير مكلفة نسبيًا. يمكنك استيراد وتصدير البيانات من برامج Microsoft الأخرى (وهو أمر مفيد للغاية إذا كنت قد قمت بتتبع المعلومات في Excel). يمكنك أيضًا تحميل رسائل البريد الإلكتروني وحروف المبيعات والوثائق الأخرى (من Word و Outlook) إلى قاعدة البيانات وجعلها قوالب. يتمتع Access بميزة إضافية تتمثل في وجود عدد كبير من النماذج والملفات المجانية حتى لا تضطر إلى البدء تمامًا من البداية. يمكنك الحصول على قالب مجاني ، ثم إجراء التعديلات اللازمة بحيث تتضمن قاعدة البيانات الخاصة بك كل ما تحتاجه.
أهمية الصيانة
بغض النظر عن كيفية الحصول على قاعدة البيانات الخاصة بك ، يجب عليك الاحتفاظ بها لقاعدة البيانات لمتابعة مفيدة لك. إذا لم تواكب أشياء مثل الجرد ، أو العناوين ، أو التغييرات في الفوترة ، أو إجمالي المبيعات ، فإن قاعدة البيانات تنتهي فقط بكونها أداة أخرى دون أي غرض. فكر في بياناتك بنفس الطريقة التي تفكر فيها في مسك الدفاتر. إذا لم تواكب جميع المعاملات والتغييرات ، فستحدثك إلى مشكلة. لا يجب أن يكون لديك شخص متخصص في تكنولوجيا المعلومات لإدارته في البداية ، على الرغم من أنه قد يكون مفيدًا للغاية. ومع ذلك ، كلما زاد حجم متجرك ، كلما احتجت إلى مزيد من الوقت للحفاظ على بياناتك وإدارتها.