يحتوي Microsoft Access ثلاثة مكونات رئيسية: الجداول والاستعلامات والنماذج
يمكن لأي شركة تغمرها كميات كبيرة من البيانات التي يجب تتبعها أو عن طريق نظام يستخدم المستندات الورقية أو المستندات النصية أو جدول البيانات لتتبع المعلومات الهامة أن تستفيد من التبديل إلى نظام إدارة البيانات. قد يكون نظام قاعدة البيانات مثل Microsoft Access 2010 هو ما تحتاجه الشركة.
ما هي قاعدة البيانات؟
في المستوى الأساسي ، تكون قاعدة البيانات عبارة عن مجموعة منظمة من البيانات. يوفر لك نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) مثل Microsoft Access الأدوات البرمجية التي تحتاج إليها لتنظيم هذه البيانات بطريقة مرنة. ويشمل ذلك تسهيلات لإضافة وتعديل وحذف البيانات من قاعدة البيانات ، وطرح أسئلة حول البيانات المخزنة في قاعدة البيانات وإنتاج تقارير تلخص محتويات مختارة.
مكونات Microsoft Access 2010
يوفر Microsoft Access 2010 للمستخدمين حل DBMS بسيط ومرن. يقدّر المستخدمون المنتظمون لمنتجات Microsoft المظهر والمظهر المعروفين لـ Windows والتكامل الضيق مع منتجات عائلة Microsoft Office الأخرى.
ثلاثة من المكونات الأساسية لـ Access التي يواجهها معظم مستخدمي قواعد البيانات هي الجداول والاستعلامات والنماذج. إذا كنت قد بدأت للتو باستخدام Access وليس لديك بالفعل قاعدة بيانات Access من فضلك ، اقرأ حول إنشاء قاعدة بيانات Access 2010 من Scratch.
الجداول هي لبنات البناء
الجداول هي اللبنات الأساسية لأي قاعدة بيانات. إذا كنت معتادًا على جداول البيانات ، فستجد جداول قاعدة البيانات متشابهة. قد يحتوي جدول قاعدة البيانات النموذجي على معلومات الموظف ، بما في ذلك الخصائص مثل الاسم وتاريخ الميلاد والعنوان. قد تكون منظمة على النحو التالي:
- هوية الموظف
- الكنية
- الاسم الاول
- عنوان
- تحية
- تاريخ الميلاد
قم بفحص إنشاء جدول وستجد أن كل عمود من الجدول يتوافق مع خاصية محددة للموظف - أو سمة في شروط قاعدة البيانات. كل صف يتوافق مع موظف معين ويحتوي على معلوماته. هذا كل ما في الامر. إذا كان ذلك مفيدًا ، ففكر في كل جدول كقائمة معلومات على شكل جدول بيانات.
استعلامات استرجاع المعلومات
ستكون قاعدة البيانات التي تقوم بتخزين المعلومات فقط غير مجدية ؛ أنت بحاجة إلى طرق لاسترجاع المعلومات أيضًا. إذا كنت ترغب ببساطة في استدعاء المعلومات المخزنة في جدول ، يسمح لك Microsoft Access بفتح الجدول والتمرير خلال السجلات الموجودة بداخله. ومع ذلك ، تكمن القوة الحقيقية لقاعدة البيانات في قدرتها على الإجابة على الاستفسارات المعقدة. توفر استعلامات الوصول القدرة على دمج البيانات من جداول متعددة ووضع شروط محددة على البيانات التي تم استردادها.
تخيل أن مؤسستك تتطلب طريقة بسيطة لإنشاء قائمة بتلك المنتجات التي تبيع حاليًا أعلى من متوسط السعر. إذا قمت ببساطة باسترداد جدول معلومات المنتج ، فإن إنجاز هذه المهمة يتطلب كمية كبيرة من الفرز من خلال البيانات وإجراء العمليات الحسابية يدويًا. ومع ذلك ، فإن قوة طلب البحث تسمح لك بطلب ألا يقوم Access إلا بإرجاع تلك السجلات التي تفي بشروط التسعير المذكورة أعلاه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إرشاد قاعدة البيانات لسرد اسم وسعر الوحدة فقط.
لمزيد من المعلومات حول قوة استعلامات قاعدة البيانات في Access ، اقرأ إنشاء استعلام بسيط في Microsoft Access 2010.
نماذج إدراج المعلومات
حتى الآن ، قرأت عن المفاهيم الكامنة وراء تنظيم المعلومات في قاعدة البيانات واسترجاع المعلومات من قاعدة البيانات. لا تزال بحاجة إلى آليات لوضع المعلومات في الجداول في المقام الأول. يوفر Microsoft Access آليتين أساسيتين لتحقيق هذا الهدف. الطريقة الأولى هي إظهار الجدول في نافذة بالنقر المزدوج عليه. بعد ذلك ، أضف المعلومات إلى أسفل الجدول ، تمامًا مثلما تضيف معلومات إلى جدول بيانات.
يوفر Access أيضًا واجهة نماذج سهلة الاستخدام. واجهة تسمح للمستخدمين بإدخال المعلومات في شكل رسومية وتمرير تلك المعلومات بشفافية إلى قاعدة البيانات. هذه الطريقة أقل ترويعا لمشغل إدخال البيانات ولكنها تتطلب المزيد من العمل على جزء من مسؤول قاعدة البيانات. لمزيد من المعلومات ، اقرأ "إنشاء النماذج" في Access 2010
تقارير مايكروسوفت أكسس
توفر التقارير القدرة على إنتاج ملخصات منسقة بشكل جذاب للبيانات الموجودة في جدول أو استعلام واحد أو أكثر. من خلال استخدام الحيل والقوالب المختصرة ، يمكن لمستخدمي قاعدة البيانات ذوي المعرفة إنشاء تقارير في غضون دقائق.
لنفترض أنك تريد إنشاء كتالوج لمشاركة معلومات المنتج مع العملاء الحاليين والمحتملين. يمكن استرجاع هذا النوع من المعلومات من قاعدة البيانات من خلال الاستخدام الحكيم لطلبات البحث. ومع ذلك ، يتم تقديم المعلومات في شكل جداول - وليس بالضبط المواد التسويقية الأكثر جاذبية. تسمح التقارير بتضمين رسومات وتنسيق جذاب وترقيم الصفحات. لمزيد من المعلومات ، راجع إنشاء تقارير في Access 2010.