كسر الفارق بين جدول البيانات وقاعدة البيانات
أحد الأسباب التي تجعل الشركات مترددة في استخدام Microsoft Access هو عدم فهم الفرق بين جدول البيانات وقاعدة البيانات. هذا يقود العديد من الناس إلى الاعتقاد بأن تتبع معلومات العميل وأوامر الشراء وتفاصيل المشروع في جدول بيانات مناسب لاحتياجاتهم. والنتيجة النهائية هي أنه من الصعب الحفاظ على التحكم في التكوين ، حيث يتم فقدان الملفات إلى الفساد ، ويقوم الموظفون عن طريق الخطأ بالكتابة فوق المعلومات ذات الصلة. مع القليل من المعرفة حول القوة واستخدامات كثيرة لقاعدة بيانات ، يكون من الأسهل على الشركات الصغيرة أن تلاحظ عندما يكون جدول البيانات كافياً لوظيفة ما وعندما تحتاج إلى إنشاء قاعدة بيانات.
من المهم أن يكون لديك فهم أساسي لقاعدة البيانات . لقد تمكن معظم الناس من الوصول إلى قواعد البيانات من قبل ، مثل تلك الموجودة في المكتبة العامة ، ولكن استخدامها ببساطة لا يوضح كيفية اختلاف جداول البيانات وقواعد البيانات. إن الإنفاق بضع دقائق على تعلم قواعد البيانات سيساعد على جعل المقارنة أكثر وضوحًا.
تنظيم البيانات
ربما يكون الفرق الأكثر وضوحًا بين جدول البيانات وقاعدة البيانات هو طريقة تنظيم البيانات. إذا كانت البيانات مسطحة نسبيًا ، فسيكون جدول البيانات مثاليًا. طريقة تحديد ما إذا كانت الطاولة المسطحة هي الأفضل ، اسأل ما إذا كانت جميع نقاط البيانات سيتم رسمها بسهولة على مخطط أو جدول؟ على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى الشركات تريد تتبع الأرباح الشهرية على مدار العام ، فسيكون جدول البيانات مثاليًا. تهدف جداول البيانات إلى التعامل مع الكثير من نفس نوع البيانات ، وتحديد مسار تقدم بعض النقاط الرئيسية.
بالمقارنة ، تحتوي قواعد البيانات على بنية بيانات علائقية. إذا قام المستخدم بسحب البيانات ، فسيكون هناك العديد من النقاط التي يجب وضعها في الاعتبار. على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة ترغب في تتبع أرباحها الشهرية ومقارنتها بالمنافسين على مدار السنوات الخمس الماضية ، فهناك علاقة بين نقاط البيانات هذه ، ولكن ليس هناك تركيز واحد. إن إنشاء جدول واحد للإبلاغ عن النتائج سيكون صعباً ، إن لم يكن مستحيلاً. تم تصميم قواعد البيانات لتسهيل الأمر على المستخدمين لإنشاء التقارير وتشغيل الاستعلامات.
تعقيد البيانات
الطريقة الأسهل لمقارنة ما إذا كان ينبغي الاحتفاظ بالبيانات في جدول بيانات أو قاعدة بيانات هي النظر في مدى تعقيد البيانات. يساعد ذلك في توضيح كيفية تنظيم البيانات إذا كان المستخدم غير متأكد.
بيانات جدول البيانات بسيطة. يمكن إضافته بسهولة إلى جدول أو مخطط واحد وإضافته إلى عرض تقديمي دون الحاجة إلى استبعاد المعلومات. من السهل الحفاظ عليه لأنه لا يتبع سوى عدد قليل من القيم الرقمية الرئيسية. إذا كانت هناك حاجة لعدد قليل من الصفوف والأعمدة ، فمن الأفضل تخزين البيانات في جدول بيانات.
تحتوي قواعد البيانات على الكثير من أنواع البيانات المختلفة التي تحتوي جميعها على علاقة بالبيانات الأخرى في قاعدة البيانات. على سبيل المثال ، تحتفظ الشركات بكمية كبيرة من البيانات على عملائها ، من الأسماء والعناوين إلى الطلب والمبيعات. إذا حاول مستخدم أن يضع الآلاف من الصفوف في جدول بيانات ، فمن الجيد أن يتم نقله إلى قاعدة بيانات.
تكرار البيانات
فقط لأن البيانات تحتاج إلى تحديث لا يعني بالضرورة أن قاعدة البيانات مطلوبة. هل ستكون هناك نفس البيانات المتكررة باستمرار؟ وهل يهتم النشاط التجاري بمتابعة الأحداث أو الإجراءات؟
إذا تغيرت نقاط البيانات ولكن نوع البيانات هو نفسه وتتبع حدث واحد ، فمن المحتمل أن تكون هذه المعلومات مسطحة. مثال على ذلك هو مقدار المبيعات على مدار السنة. ستتغير الفترة الزمنية وتتذبذب الأرقام ، ولن تكون هناك بيانات متكررة.
إذا بقيت بعض أجزاء البيانات كما هي ، مثل معلومات العميل ، في حين أن البعض الآخر يتغير ، مثل عدد الطلبات وتوقيت الدفع ، فإن الاحتمالات يتم تتبعها. هذا هو عندما ينبغي استخدام قاعدة البيانات. تحتوي الإجراءات على العديد من المكونات المختلفة لها ، ومحاولة تتبعها كلها تتطلب قاعدة بيانات.
الغرض الأساسي من البيانات
تعتبر جداول البيانات رائعة للأحداث التي لا تتطلب تتبعًا للعديد من الجوانب المختلفة. بالنسبة للمشروعات التي تحتاج إلى مخطط أو رسمان أو عرضان للعرض التقديمي قبل أرشفتهما ، فإن جدول البيانات هو أفضل طريقة للذهاب. إذا احتاج الفريق أو الشركة إلى القدرة على حساب النتائج وتحديد النسب المئوية ، فهذا هو المكان الذي تكون فيه جداول البيانات أكثر فائدة.
قواعد البيانات للمشروعات الأطول حيث من المحتمل أن يتم استخدام البيانات مرارا وتكرارا. إذا كانت هناك حاجة إلى الملاحظات والتعليقات ، فيجب نقل البيانات إلى قاعدة بيانات. لم تكن جداول البيانات مصممة لتتبع التفاصيل ، فقط بضع نقاط رقمية رئيسية.
عدد المستخدمين
يمكن أن يكون عدد المستخدمين هو العامل الحاسم على استخدام جدول البيانات أو قاعدة البيانات. إذا تطلب أحد المشاريع أن يتمكن عدد كبير من المستخدمين من تحديث البيانات وإجراء التغييرات ، فلا ينبغي أن يتم ذلك في جدول بيانات. من الأصعب بكثير الحفاظ على التحكم في التكوين الصحيح مع جدول البيانات. إذا كان هناك عدد قليل من المستخدمين لتحديث البيانات ، وعموما بين ثلاثة وستة ، ينبغي أن يكون جدول البيانات مناسبًا (على الرغم من التأكد من وضع القواعد قبل المضي قدمًا بها).
إذا كان جميع المشاركين في مشروع أو أقسام كاملة بحاجة إلى إجراء تغييرات ، فإن قاعدة البيانات هي الخيار الأفضل. حتى إذا كانت الشركة صغيرة ولم يكن لديها سوى شخص واحد أو شخصين في القسم الآن ، فكّر في عدد الأشخاص الذين قد ينتهي بهم الأمر في تلك الدائرة في غضون خمس سنوات وسؤالهم عما إذا كانوا سيحتاجون جميعًا لإجراء تغييرات. كلما زاد عدد المستخدمين الذين يحتاجون إلى إمكانية الوصول ، زاد احتمال أن تكون قاعدة البيانات هي الخيار الأفضل.
يجب أيضًا أخذ أمان البيانات في الاعتبار. إذا كان هناك الكثير من المعلومات الحساسة التي تحتاج إلى تأمين ، توفر قواعد البيانات أمانًا أفضل. قبل إجراء هذه الخطوة ، تأكد من قراءة مشكلات الأمان التي يجب أخذها في الاعتبار قبل إنشاء قاعدة البيانات.
إذا كنت مستعدًا لإجراء ذلك ، فيمكنك قراءة مقالتنا تحويل جداول البيانات إلى قواعد البيانات للبدء في رحلتك.