مقدمة إلى الميزات والأساسيات
هل أنت غارق في الكميات الكبيرة من البيانات التي يجب تتبعها في مؤسستك؟ ربما تستخدم حاليًا نظامًا لحفظ الملفات الورقية أو المستندات النصية أو جدول البيانات لتتبع معلوماتك الهامة. إذا كنت تبحث عن نظام إدارة بيانات أكثر مرونة ، فقد تكون قاعدة البيانات هي مجرد الخلاص الذي تبحث عنه ويوفر Microsoft Access 2013 خيارًا ممتازًا.
ما هي قاعدة البيانات؟
على المستوى الأساسي ، فإن قاعدة البيانات هي ببساطة مجموعة منظمة من البيانات. يوفر لك نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) مثل Microsoft Access أو Oracle أو SQL Server أدوات البرامج التي تحتاج إليها لتنظيم هذه البيانات بطريقة مرنة. ويشمل ذلك تسهيلات لإضافة أو تعديل أو حذف البيانات من قاعدة البيانات ، وطرح أسئلة (أو استفسارات) حول البيانات المخزنة في قاعدة البيانات وإنتاج تقارير تلخص المحتويات المحددة.
مايكروسوفت أكسس 2013
يوفر Microsoft Access 2013 للمستخدمين أحد حلول DBMS الأبسط والأكثر مرونة في السوق اليوم. سيستمتع المستخدمون المنتظمون لمنتجات Microsoft بمظهر ومظهر Windows المألوف بالإضافة إلى التكامل الضيق مع منتجات عائلة Microsoft Office الأخرى. لمزيد من المعلومات حول واجهة الوصول لعام 2010 ، اقرأ جولة واجهة المستخدم Access 2013 .
دعونا أولاً نفحص ثلاثة من المكونات الرئيسية لـ Access التي سيواجهها معظم مستخدمي قواعد البيانات - الجداول والاستعلامات والنماذج. إذا لم يكن لديك بالفعل قاعدة بيانات Access ، فقد ترغب في القراءة حول إنشاء قاعدة بيانات Access 2013 من Scratch أو إنشاء قاعدة بيانات 2013 Access من قالب.
جداول Microsoft Access
تتكون الجداول من اللبنات الأساسية لأي قاعدة بيانات. إذا كنت معتادًا على جداول البيانات ، فستجد جداول قاعدة البيانات متشابهة للغاية.
قد يحتوي جدول قاعدة البيانات الشائعة على معلومات الموظف ، بما في ذلك الخصائص مثل الاسم وتاريخ الميلاد والعنوان. قد تكون منظمة على النحو التالي:
- هوية الموظف
- الكنية
- الاسم الاول
- عنوان
- تحية
- تاريخ الميلاد
دراسة بناء الجدول وستجد أن كل عمود من الجدول يتوافق مع خصائص محددة للموظف (أو السمة في شروط قاعدة البيانات). كل صف يتوافق مع موظف معين ويحتوي على معلوماته. هذا كل ما في الامر! إذا كان ذلك مفيدًا ، ففكر في كل واحد من هذه الجداول كبيانات معلومات جداول البيانات. لمزيد من المعلومات ، اقرأ إضافة جداول إلى قاعدة بيانات 2013 Access
استرداد المعلومات من قاعدة بيانات Access
من الواضح أن قاعدة البيانات التي تخزن المعلومات فقط ستكون عديمة الفائدة - فنحن بحاجة إلى طرق لاسترجاع المعلومات أيضًا. إذا كنت ترغب ببساطة في استدعاء المعلومات المخزنة في جدول ، يسمح لك Microsoft Access بفتح الجدول والتمرير خلال السجلات الموجودة بداخله. ومع ذلك ، تكمن القوة الحقيقية لقاعدة البيانات في قدرتها على الإجابة على الطلبات أو الاستفسارات الأكثر تعقيدًا. توفر استعلامات الوصول القدرة على دمج البيانات من جداول متعددة ووضع شروط محددة على البيانات التي تم استردادها.
تخيل أن مؤسستك تتطلب طريقة بسيطة لإنشاء قائمة بتلك المنتجات التي تبيع حاليًا أعلى من متوسط السعر. إذا قمت ببساطة باسترداد جدول معلومات المنتج ، فإن إنجاز هذه المهمة يتطلب كمية كبيرة من الفرز من خلال البيانات وإجراء العمليات الحسابية يدويًا. ومع ذلك ، فإن قوة طلب البحث تسمح لك ببساطة أن تطلب من Access فقط إرجاع تلك السجلات التي تفي بشروط التسعير المذكورة أعلاه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إرشاد قاعدة البيانات فقط لسرد اسم وسعر الوحدة للعنصر.
لمزيد من المعلومات حول قوة استعلامات قاعدة البيانات في Access ، اقرأ إنشاء استعلام بسيط في Microsoft Access 2013.
إدخال معلومات في قاعدة بيانات Access
لقد تعلمت حتى الآن المفاهيم الكامنة وراء تنظيم المعلومات في قاعدة بيانات واسترجاع المعلومات من قاعدة البيانات. ما زلنا بحاجة إلى آليات لوضع المعلومات في الجداول في المقام الأول! يوفر Microsoft Access آليتين أساسيتين لتحقيق هذا الهدف. الطريقة الأولى هي ببساطة إظهار الجدول في نافذة بالنقر المزدوج عليه وإضافة المعلومات إلى الجزء السفلي منه ، تمامًا مثلما يضيف المرء معلومات إلى جدول البيانات.
يوفر Access أيضًا واجهة نماذج سهلة الاستخدام تسمح للمستخدمين بإدخال المعلومات في شكل رسومي والحصول على تلك المعلومات بشكل شفاف إلى قاعدة البيانات. هذه الطريقة أقل ترويعا لمشغل إدخال البيانات ولكنها تتطلب المزيد من العمل على جزء من مسؤول قاعدة البيانات. لمزيد من المعلومات ، اقرأ "إنشاء نماذج" في Access 2013
تقارير مايكروسوفت أكسس
توفر التقارير القدرة على إنتاج ملخصات منسقة بشكل جذاب للبيانات الموجودة في جدول واحد أو أكثر و / أو استعلامات. من خلال استخدام الحيل والقوالب المختصرة ، يمكن لمستخدمي قاعدة البيانات إنشاء تقارير في غضون دقائق.
افترض أنك تريد إنتاج كتالوج لمشاركة معلومات المنتج مع العملاء الحاليين والمحتملين. في الأقسام السابقة ، تعلمنا أن هذا النوع من المعلومات يمكن استرداده من قاعدة البيانات الخاصة بنا من خلال الاستخدام الحكيم لطلبات البحث. ومع ذلك ، تذكر أن هذه المعلومات تم تقديمها في شكل جداول - وليس بالضبط المواد التسويقية الأكثر جاذبية! تسمح التقارير بتضمين رسومات وتنسيق جذاب وترقيم الصفحات. لمزيد من المعلومات ، راجع إنشاء التقارير في Access 2013.