على الرغم من أن فقدان البيانات يؤثر على كل شخص يستخدم الكمبيوتر ، إلا أنه يمثل مشكلة خاصة بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون برامج معالجة النصوص.
لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من فقدان الوثائق المهمة التي قضيت الكثير من الوقت في إنشائها - خاصة إذا كنت مثل معظم المستخدمين الذين يقومون بإنشاء المستندات مباشرة على الكمبيوتر وليس لديهم فائدة من نسخة مكتوبة بخط اليد.
نتلقى بانتظام أسئلة من المستخدمين الذين يحتاجون إلى استرداد الملفات المفقودة ، وللأسف ، في هذه النقطة ، يكون قد فات الأوان للمساعدة ، حيث أن الضرر قد تم بالفعل. والطريقة الوحيدة المؤكدة لاستعادة الملفات المفقودة هي استعادتها من نسخة احتياطية ، وهذا هو السبب في أهمية وجود نظام لمنع فقدان البيانات.
فيما يلي ما نوصي به لمنع فقدان البيانات
1. لا تقم أبداً بتخزين المستندات الخاصة بك على نفس محرك الأقراص الخاص بنظام التشغيل الخاص بك
بينما ستقوم معظم معالجات الكلمات بحفظ ملفاتك في مجلد "المستندات" ، فهذا هو أسوأ مكان لها. سواء كان فيروس أو فشل برنامج ، فإن غالبية مشاكل الكمبيوتر تؤثر على نظام التشغيل ، وفي كثير من الأحيان يكون الحل الوحيد هو إعادة تهيئة محرك الأقراص وإعادة تثبيت نظام التشغيل. في مثل هذه الحالة ، سيتم فقد كل شيء على محرك الأقراص.
يعد تثبيت محرك أقراص ثابت آخر في جهاز الكمبيوتر الخاص بك طريقة منخفضة التكلفة نسبياً للاعتناء بهذه المشكلة. لن يتأثر محرك القرص الثابت الداخلي الثاني إذا كان نظام التشغيل تالفًا ، ويمكن تثبيته في كمبيوتر آخر إذا كنت بحاجة إلى شراء جهاز جديد ؛ كذلك ، سوف تفاجأ بمدى سهولة إعدادها. إذا كنت متشككًا في تثبيت محرك أقراص داخلي ثانٍ ، فبديل ممتاز هو شراء قرص صلب خارجي. يمكن إرفاق محرك أقراص خارجي بأي جهاز كمبيوتر في أي وقت بمجرد توصيله بمنفذ USB أو firewire.
تتمتع العديد من محركات الأقراص الخارجية أيضًا بميزة إضافية تتمثل في اللمس بلمسة واحدة و / أو عمليات النسخ الاحتياطي المجدولة - يمكنك ببساطة تحديد المجلدات وسيتولى البرنامج العناية بالباقي. أستخدم محرك الأقراص الصلبة الخارجي سعة 200 جيجا بايت من ماكستور ، والذي لا يحتوي على مساحة كافية فحسب ، بل سهل الاستخدام (مقارنة الأسعار).
إذا كان محرك الأقراص الثابت الآخر ليس خيارًا بالنسبة لك ، فقم بحفظ ملفاتك إلى أقراص مرنة مقيدة بوضوح ، ولكن احذر: شركات تصنيع أجهزة الكمبيوتر تبتعد عن تضمين محركات الأقراص المرنة مع أجهزة الكمبيوتر الجديدة ، لذلك قد تواجه مشكلات في المستقبل باستعادة البيانات من الأقراص المرنة .
2. قم بعمل نسخ احتياطية من ملفاتك بانتظام ، بغض النظر عن مكان تخزينها
لا يكفي تخزين ملفاتك في موقع مختلف عن نظام التشغيل الخاص بك ؛ تحتاج إلى إنشاء نسخ احتياطية منتظمة من ملفاتك ، ودعنا نواجهها ، حتى أن ظهرك خاضع للفشل: الحصول على خدش الأقراص الصلبة ، وكسر محركات الأقراص الصلبة ، ومحو الأقراص المرنة.
من المنطقي أن تزيد من احتمالية استرجاع ملف عن طريق الاحتفاظ بنسخة احتياطية ثانية منه ؛ إذا كانت البيانات مهمة حقًا ، فقد تحتاج إلى التفكير في تخزين نسخة احتياطية في خزنة مضادة للحريق.
3. حذار من مرفقات البريد الإلكتروني
حتى إذا كنت متأكدًا من عدم احتوائها على فيروسات ، فقد تتسبب مرفقات البريد الإلكتروني في فقدان البيانات.
فكر في الأمر: إذا تلقيت مستندًا يحمل نفس الاسم مثل واحد على محرك الأقراص ، وتم تعيين برنامج البريد الإلكتروني لحفظ المرفقات في نفس الموقع ، فستواجه خطر الكتابة فوق الملف الموجود بالفعل. يحدث هذا غالبًا عند التعاون على مستند وإرساله عبر البريد الإلكتروني.
لذا تأكد من تعيين برنامج البريد الإلكتروني لحفظ المرفقات في موقع فريد ، أو حظر ذلك ، تأكد من التفكير مليًا قبل حفظ مرفق بريد إلكتروني على محرك الأقراص الثابتة.
4. حذار من خطأ المستخدم
نحن لا نحب أن نعترف بذلك ، لكننا غالباً ما نصمم مشاكلنا الخاصة. استفد من الإجراءات الوقائية المضمنة في معالج الكلمات ، مثل ميزات تعيين الإصدارات والتغييرات المتعقبة. الطريقة الشائعة التي يفقد بها المستخدمون البيانات هي عند قيامهم بتحرير مستند وحذف الأجزاء عن طريق الخطأ - بعد حفظ المستند ، يتم فقدان الأجزاء التي تم تغييرها أو حذفها ما لم تقم بتمكين الميزات التي ستخزن التغييرات من أجلك.
إذا كنت لا تريد العبث بالميزات المتقدمة ، فاستخدم المفتاح F12 قبل البدء في العمل لحفظ الملف باسم مختلف.
انها ليست منظمة مثل بعض الطرق الأخرى ، لكنها خدعة مفيدة رغم ذلك.
5. حافظ على الوثائق الخاصة بك
في حين أنها لن تمنعك من كتابة وتنسيق المستند مرة أخرى ، فإن وجود نسخة مطبوعة سيضمن لك على الأقل محتويات الملف - وهذا أفضل من عدم وجود أي شيء على الإطلاق!