كيفية تحديث النص تلقائيا في مستندات Word

استخدام النص المرتبط في عدة ملفات MS Word يوفر الوقت

قد يؤدي تحديث النص نفسه عبر مستندات Word المتعددة إلى استهلاك الكثير من الوقت ، إذا كان لديك الكثير من المستندات لتحريرها. لحسن الحظ ، يحتوي برنامج MS Word على وظيفة وصلة سهلة للغاية تجعل من هذه العملية بأكملها سهلة للغاية ، ولكن عليك الاستعداد لها.

هذا النوع من الربط مفيد إذا كان النص هو نفسه في جميع المستندات ، وعندما يحتاج النص إلى تحديث ، يلزم تحديث كل النص . هذا سيناريو محدد للغاية ، ولكنه سيناريو يوفر عليك الكثير من الوقت إذا استخدمته.

على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك 20 مستندًا من Microsoft Word تم إعدادها لطباعة 20 ورقة مختلفة من تسميات العناوين ، وتحتوي كل صفحة على عشرات التصنيفات. إذا كنت تعتقد أنك قد تحتاج إلى تحديث هذه العناوين ، يمكنك تجنب القيام بذلك يدويًا عن طريق إنشاء مستند منفصل يسرد العناوين العشرين. بعد ذلك ، ما عليك سوى ربط المستندات العشرين بصفحة واحدة من العناوين بحيث يتم تحديث أي مستند يربطها أيضًا عند تحديث أحد العناوين هناك.

يمكن رؤية مثال آخر للمساعدة في فهم مفهوم ربط مستندات Word إذا كان لديك العديد من مستندات Word مع كتابة اسمك في كل منها ، ولكنك ستتزوج قريبًا. بدلاً من الاضطرار إلى العودة إلى كل مستند في وقت لاحق لتغيير اسمك الأخير ، ضع رابطًا إلى مستند مختلف ، ثم عند تحديث اسمك الأخير هناك ، سيتغير اسمك في جميع المستندات الأخرى!

كما ترى ، إنها طريقة بسيطة لاستبدال النص عبر مستندات Word المتعددة في وقت واحد. مرة أخرى ، ومع ذلك ، فإنه من المفيد فقط إذا قمت بإدراج نفس كتلة النص في كل مكان ، وسوف تحتاج إلى تحديث النص في مرحلة ما.

ملاحظة: هذا النوع من الارتباط النصي ليس مطابقًا للارتباطات التشعبية التي تفتح صفحات الويب أو الملفات الأخرى عند النقر فوقها.

كيفية إدراج رابط نصي في كلمة

1. في مستند Microsoft Word جديد ، أدخل النص الذي ستقوم بالارتباط به من المستندات الأخرى. قم بتنسيقه تمامًا كما تريد أن يظهر في جميع المستندات. للاقتراض من المثال الأول أعلاه ، هذا هو المكان الذي تكتب فيه العناوين المختلفة العشرين.
2. احفظ الملف لإنشاء الرابط. لا يهم أين تحفظها ، ولكن تأكد من أنك تعرف مكانها.
   1. مهم: إذا نقل الملف الذي يحتوي على النص ، يجب عليك إعادة إدخال ارتباط محدّث إلى النص في كافة المستندات المرتبطة ، لذا من الأفضل التفكير بذلك قبل اختيار مكان حفظه.
3. قم بتمييز النص الذي تريد ربطه بحيث يتم تحديده.
4. انقر بزر الماوس الأيمن أو اضغط مع الاستمرار على النص المحدد ثم اختر نسخ من القائمة. خيار آخر هو استخدام لوحة المفاتيح : استخدم Ctrl + C على جهاز كمبيوتر أو Command + C على جهاز Mac.
5. من مستند مختلف أو حتى واحد ، ضع المؤشر أينما تريد أن ينتقل النص المرتبط. يمكنك دائمًا تغيير الموقع لاحقًا ، تمامًا كما يمكنك عند نقل أي نص.
6. من علامة التبويب الصفحة الرئيسية في الإصدارات الأحدث من Word ، حدد السهم الصغير أسفل "لصق" ثم اختر خيار " لصق خاص ...". في الإصدارات الأقدم ، استخدم قائمة " تحرير " لتحديد العنصر " لصق خاص" .

1. من مربع الحوار "لصق خاص" ، حدد الخيار " لصق الارتباط" .
2. يوجد على الجانب الأيمن من هذه الشاشة عدة خيارات ، ولكن النص المنسق (RTF) هو الذي يلصق النص المرتبط تمامًا كما يظهر في المستند الأصلي.
3. كرر هذه العملية بعدد المرات التي تحتاج إليها في نفس المستند أو لكل مستند منفصل تريد ربطه بالنص الأصلي.