قواعد البريد الإلكتروني للمحترفين

آداب السلوك يجب أن تعرفه

بينما يستخدم الجميع البريد الإلكتروني لبعض الاتصالات التجارية على الأقل كل شهر ، فإن البعض منا يستخدم البريد الإلكتروني كأداة يومية للقيام بعملنا المهني. سوف نستخدم البريد الإلكتروني للتواصل مع العملاء وزملاء الفريق والرؤساء والموظفين الجدد المحتملين أو أرباب العمل الجدد المحتملين. ونعم ، هؤلاء الناس سوف يحكمون علينا من خلال قدرتنا على صياغة رسالة مكتوبة واضحة ومهنية.

آداب استخدام البريد الإلكتروني ، أو "آداب الإنترنت" ، كانت موجودة منذ 27 عامًا من شبكة الويب العالمية. Netiquette هي مجموعة من الإرشادات المقبولة على نطاق واسع لكيفية إظهار الاحترام والكفاءة في بريدك الإلكتروني. للأسف ، هناك أشخاص لم يسبق لهم الوقت في تعلم آداب التعامل مع البريد الإلكتروني لإعدادات الأعمال. والأسوأ من ذلك: هناك أشخاص يخلطون بين آداب التعامل مع البريد الإلكتروني وبين الأسلوب غير الرسمي وغير الرسمي للرسائل النصية.

لا تدع بريدًا إلكترونيًا ضعيفًا يقتل مصداقيتك مع عميل أو صاحب عمل متفوق أو محتمل. فيما يلي قواعد قواعد بيانات البريد الإلكتروني التي ستخدمك بشكل جيد ، وتوفر لك إحراجًا في مكان العمل.

01 من 10

أدخل عنوان البريد الإلكتروني باعتباره آخر شيء تقوم به قبل إرساله.

هذا يبدو غير بديهية ، ولكن هذا هو شكل ممتاز. تنتظر حتى نهاية كتابتك وتدقيق لغتك قبل إضافة عنوان (عناوين) البريد الإلكتروني إلى عنوان البريد الإلكتروني. ستوفر لك هذه التقنية الحرج من إرسال الرسالة عن طريق الخطأ قبل وقت قصير من الانتهاء من المحتوى والتدقيق اللغوي.

يعد هذا أمرًا مهمًا بشكل خاص لبريد إلكتروني أطول يحتوي على محتوى حساس ، مثل إرسال طلب وظيفة ، أو الرد على سؤال العميل ، أو توصيل أخبار سيئة إلى فريقك. في هذه الحالات ، يؤدي تأجيل عنوان البريد الإلكتروني إلى إضافة الأمان عندما تحتاج إلى الابتعاد عن بريدك الإلكتروني لفترة من الوقت لتجميع أفكارك وتكرار كلماتك في ذهنك.

إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني ، وكنت تعتقد أن المحتوى يحتوي على حساسيات ، قم ببساطة بحذف عنوان البريد الإلكتروني للمستلم مؤقتًا حتى تكون مستعدًا لإرساله ، ثم أضف العنوان مرة أخرى. يمكنك بدلاً من ذلك ، لصق عنوان البريد الإلكتروني للمستلم ولصقه في ملف Notepad أو صفحة OneNote ، وكتابة البريد الإلكتروني ، ثم قص عنوان البريد الإلكتروني ولصقه مرة أخرى.

صدقنا على هذا: سطر عنوان بريد إلكتروني فارغ أثناء التأليف سيوفر عليك حزنًا كبيرًا يومًا ما!

02 من 10

تأكد من أنك ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى الشخص الصحيح.

هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تعمل في شركة كبيرة أو إدارة حكومية. عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا حساسًا إلى "مايك" أو "هيذر" أو "محمد" ، فإن برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك سوف يرغب في كتابة العنوان الكامل لك بشكل متوقع. سيكون لأسماء شعبية مثل هذه العديد من النتائج في دفتر العناوين الخاص بشركتك ، ويمكن أن ترسل عن طريق الخطأ إكرهًا لاحقًا إلى نائب رئيسك ، أو ردًا سريًا على الأشخاص في المحاسبة.

بفضل القاعدة رقم 1 من قواعد الإنترنت أعلاه ، تركت العنوان حتى النهاية ، لذلك يجب أن يكون التحقق من عنوان البريد الإلكتروني للمستلم ثلاث مرات سلسًا كخطوة أخيرة قبل الإرسال!

03 من 10

تجنب "الرد على الكل" ، خاصة في شركة كبيرة.

عندما تتلقى بثًا يتم إرساله إلى العشرات من الأشخاص ، فمن الحكمة الرد فقط على المرسل. هذا صحيح بشكل خاص إذا كانت شركة تبث بقوائم توزيع كبيرة.

على سبيل المثال: يقوم المدير العام بإرسال رسالة إلكترونية إلى الشركة بأكملها حول مواقف السيارات في الجزء الجنوبي ، وتطلب من الناس احترام الأكشاك المرقمة والمعيّنة التي يدفعها الموظفون. إذا قمت بالنقر فوق "الرد على الكل" والبدء في الشكوى من قيام الموظفين الآخرين بالتعدي على سيارتك الشخصية وخدش الطلاء الخاص بك ، فيمكن أن تضر بالتقدم الوظيفي الخاص بك عن طريق أن تصبح شركة شموكة.

لا أحد يرغب في تلقي رسائل لا تنطبق عليه . وحتى أكثر من ذلك ، لا أحد يقدر الشكوى إلى المجموعة أو يسمع عن شكاويك الشخصية التي يتم بثها في صيغة إذاعية.

تجنب هذا faux pas واستخدم رد الفرد على المرسل كإجراء افتراضي. انظر بالتأكيد القاعدة # 9 أدناه ، أيضا.

04 من 10

استخدم تحيات مهنية بدلاً من التعبيرات العامية.

أفضل طريقة لبدء بريد إلكتروني احترافي هو إصدار ما يلي:

1. مساء الخير ، السيدة شاندرا.
2. مرحبا ، فريق المشروع والمتطوعين.
3. مرحبًا ، جينيفر.
4. صباح الخير يا باتريك.

لا تستخدم ، في أي ظرف من الظروف ، ما يلي لبدء بريد إلكتروني احترافي:

1. يا ،
2. سوب ، فريق!
3. مرحبًا ، جين.
4. مورنين ، بات.

قد تبدو التعبيرات العامية مثل "يا" ، "يو" ، "سوب" ودودة ودافئة بالنسبة لك ، ولكنها في الواقع تضعف مصداقيتك في بيئة الأعمال. في حين يمكنك بالتأكيد استخدام هذه الدعامات في المحادثة بمجرد وجود علاقة ثقة مع الشخص الآخر ، فمن السيئ استخدام هذه الكلمات في البريد الإلكتروني للنشاط التجاري.

بالإضافة إلى ذلك ، من السيئ أن تأخذ الاختصارات الإملائية ، مثل "مورنين". إنه شكل سيء للغاية لتقصير اسم شخص ما (جينيفر - جين) إلا إذا طلب منك ذلك صراحة.

كما هو الحال مع أي اتصالات تجارية ذكية ، فمن الذكي أن تخطئ إلى جانب كونك رسمي جدا وتثبت أنك تؤمن بالآداب والاحترام.

05 من 10

تدقيق كل رسالة ، كما لو كانت سمعتك المهنية تعتمد عليها.

وبالفعل ، يتم تفكيك سمعتك بسهولة من خلال القواعد النحوية ، والتهجئة السيئة ، والكلمات المختارة.

تخيل كيف ستتعرض مهنيتك لضربة قوية إذا أرسلت عن طريق الخطأ " تحتاج إلى التحقق من meth ، Ala " عندما تقصد فعلاً أن تقول " تحتاج إلى التحقق من الرياضيات ، ألما" . أو إذا قلت " يمكنني إجراء مقابلة يوم الغد " عندما كنت تعني " يمكنني إجراء مقابلة غدًا ".

تدقيق كل البريد الإلكتروني الذي ترسله. افعل ذلك كما لو أن سمعتك المهنية تعتمد عليه.

06 من 10

سوف يخلق خط الموضوع واضحة وموجزة عجائب (وتساعدك على قراءة).

يعد سطر الموضوع عنوانًا للتواصل وطريقة لتلخيص البريد الإلكتروني ووضع علامة عليه حتى يمكن العثور عليه بسهولة لاحقًا. يجب أن تلخص بوضوح المحتوى وأي إجراء مرغوب فيه.

على سبيل المثال ، سطر الموضوع: "القهوة" ليست واضحة تمامًا.

بدلاً من ذلك ، جرِّب "تفضيلات قهوة الموظفين: ردك مطلوب"

كمثال ثانٍ ، يكون سطر الموضوع " طلبك " غامضًا جدًا.

بدلاً من ذلك ، جرِّب سطر موضوع أكثر وضوحا مثل: " طلبك لمواقف السيارات: هناك حاجة لمزيد من التفاصيل" .

07 من 10

استخدم الخطوط الكلاسيكية فقط: المتغيرات Arial و Times Roman ، بالحبر الأسود.

قد يكون من المغري إضافة وجوه وألوان خطوط أنيقة إلى بريدك الإلكتروني لجعلها مبهجة ، ولكن من الأفضل استخدام Black pit أو 12-pt Arial أو Times New Roman. متشابهة مماثلة مثل تاهوما أو Calibri بخير أيضا. وإذا كنت تجذب الانتباه إلى عبارة محددة أو رمز نقطي ، فيمكن أن يكون الحبر الأحمر أو الخط الغامق مفيدًا للغاية في الاعتدال.

المشكلة هي عندما تبدأ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لتصبح غير متماسكة وغير مركزة أو تبدأ في نقل مافريك أو موقف مدمر من جانبك. في عالم الأعمال ، يريد الناس أن تكون الاتصالات جديرة بالثقة وواضحّة وجيزة ، وليست مزخرفة وتشتيت.

08 من 10

تجنب السخرية والنغمات السلبية / المتعجفة ، بأي ثمن.

يفشل البريد الإلكتروني دائمًا في نقل التعبير الصوتي ولغة الجسد. قد يكون ما تعتقد أنه مباشر ومباشر في الواقع قاسيًا ويعني بمجرد وضعه في بريدك الإلكتروني. إن عدم استخدام كلمتي "من فضلك" و "شكراً لك" سيؤدي إلى ظهور تيارات سلبية. وما قد تعتبره فكاهيًا وخفيفًا قد ينقله في الواقع على أنه تنازل وقح.

تقديم لهجة محترمة وسلوك أنيق في البريد الإلكتروني يأخذ الممارسة والكثير من الخبرة. يساعدك ذلك عند قراءة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ لنفسك ، أو حتى لشخص آخر قبل إرساله. إذا كان أي شيء عن البريد الإلكتروني يبدو قاسيًا أو قاسيًا ، فقم بإعادة كتابته.

إذا كنت لا تزال عالقة في كيفية نقل نغمة شيء ما في رسالة إلكترونية ، فعليك التفكير بجدية في التقاط الهاتف وتسليم الرسالة كمحادثة.

تذكر: البريد الإلكتروني هو إلى الأبد ، وبمجرد إرسال هذه الرسالة ، لا يمكنك أبدا سحبها مرة أخرى.

09 من 10

افترض أن العالم سوف يقرأ بريدك الإلكتروني ، لذلك خطط وفقًا لذلك.

في الحقيقة ، البريد الإلكتروني إلى الأبد. يمكن إرسالها إلى مئات الأشخاص في غضون ثوانٍ. يمكن استدعاؤها من قبل إنفاذ القانون ومدققي الحسابات الضريبية وينبغي أن يكون هناك أي وقت مضى التحقيق. يمكن أن تصل إلى الأخبار أو وسائل الإعلام الاجتماعية.

هذه مسؤولية واسعة ومخيفة ، لكنها مسؤولية نتحملها جميعا: ما يمكن أن تكتبه في بريد إلكتروني يمكن أن يصبح معرفة عامة بسهولة. اختر كلماتك بعناية ، وإذا كنت تعتقد أن هناك أي احتمال أن يعضك ذلك ، فعليك التفكير بجدية في عدم إرسال الرسالة على الإطلاق.

10 من 10

دائما نهاية مع أنيق قصير "شكرا لك" وكتلة التوقيع.

قوة المجاملات مثل "شكرا" و "من فضلك" لا تقاس. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الثواني الإضافية الإضافية لتضمين كتلة التوقيع المهني الخاصة بك تُظهر أحجامًا عن انتباهك للتفاصيل ، وأنك تمتلك ملكية الاتصالات الخاصة بك عن طريق ختم اسمك ومعلومات الاتصال بك.

مرحبًا يا شيلش.

نشكرك على استفسارك في خدمات التطريز لدينا في TGI Sportswear. سيكون من دواعي سروري أن أتحدث معك على الهاتف لأخبرك المزيد عن خيارات السترات الرياضية لفريقك. يمكننا أيضًا زيارة معرضنا في وقت لاحق من هذا الأسبوع ، ويمكنني أن أطلعكم على عيناتنا بشكل شخصي.

ما الرقم الذي يمكنني الاتصال بك عليه؟ أنا متاح للتحدث بعد الساعة 1:00 مساء اليوم.

شكرا لكم،

بول جايلز
مدير خدمات العملاء
TGI ، إنكوربوريتد
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"علامتك التجارية هي تركيزنا"