مع إضافة المزيد والمزيد من الميزات إلى Word ، هناك خطر متزايد من تعريض المعلومات التي لا يفضل مشاركتها مع المستخدمين الذين يتلقون المستند إلكترونياً. من الأفضل ترك معلومات مثل الشخص الذي عمل في مستند ، والذي علق على مستند ، وقسائم التوجيه ، ورؤوس البريد الإلكتروني الخاص.
استخدام خيارات الخصوصية لإزالة المعلومات الشخصية
بطبيعة الحال ، سوف يجن جنون واحد في محاولة لإزالة كل هذه المعلومات يدويا. وهكذا ، قامت Microsoft بتضمين خيار في Word يقوم بإزالة المعلومات الشخصية من المستند قبل مشاركتها مع الآخرين:
- حدد " خيارات" من القائمة " أدوات "
- انقر فوق علامة التبويب أمان
- ضمن خيارات الخصوصية ، حدد المربع الموجود بجوار إزالة المعلومات الشخصية من الملف عند الحفظ
- انقر فوق موافق
عندما تقوم بحفظ المستند في المرة التالية ، ستتم إزالة هذه المعلومات. ولكن ، تذكر أنك ستنتظر حتى تكتمل الوثيقة قبل إزالة المعلومات الشخصية ، خاصةً إذا كنت تتعاون مع مستخدمين آخرين ، لأن الأسماء المرتبطة بالتعليقات ونسخ المستندات ستتغير إلى "المؤلف" ، مما يجعل من الصعب التأكد من ذلك. الذي أجرى تغييرات على المستند.