يمكن لرسائل البريد الإلكتروني الطويلة أن تبدو مخيفة ، وتسلسل طويل من الفقرات الطويلة ، ومن المحتمل أن تتضمن جملًا طويلة المدى لا يبدو أنها تتوقف ، ولكن لا يبدو أنها تذهب إلى أي مكان- جمل مليئة بكلمات غريبة لا تضيف الكثير إلى المعنى ولكنها تخدم يخلط مع تفسيرات محتملة متعددة الأوجه وأحيانا متضاربة - يمكن أن تجعل المتلقي يقرأ أقل مما لو كانت الرسالة فقط ، آه ، حوالي 3 جمل - ثلاثة جمل بارعة ، موجزة ودقيقة - طويلة.
إذا كنت لم تقرأ الفقرة أعلاه ، فأنت حصلت على النقطة.
الحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني قصيرة
هذا هو السبب عادة أنها فكرة جيدة
- إبقاء رسائل البريد الإلكتروني قصيرة قدر الإمكان.
بالطبع ، هذا لا يعني أنه يجب عليك قطع رسائلك بأي ثمن.
اكتب بقدر ما هو ضروري
اكتب وقتًا طويلاً وبقدر ما هو ضروري ومناسب. من المهم أن تكون رسائل البريد الإلكتروني للأعمال موجزة.
يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الشخصية منمق ولفت طويل. من أجل الوضوح ، لا تزال الكلمات الأقل والأسهل أفضل.
استخدام نقاط رصاصة
إذا كان لديك الكثير لتكتبه:
- كسر رسالتك إلى نقاط.
- ابدأ كل نقطة بملخص موجز للإجراء الذي تريد أن يتم أخذه.
- تأكد من عدم إخفاء المعلومات المهمة في لحوم الرسالة أو أي نقطة .
عمل واحد لكل رسالة
لا تجمع أي شيء تحتاجه أو تريد إبلاغ المتلقي في رسالة واحدة. خاصه:
- ابدأ رسالة جديدة لكل إجراء رئيسي تطلبه من المستلم.
وهذا يسهل على المستلم التعامل مع البريد الإلكتروني الخاص به وإتمام الإجراءات الضرورية. من خلال تعيين سابقة ، من المحتمل أن تتبنى نفس الطريقة للرسائل - وستتاح لك وقتًا أسهل في تسجيل رسائل البريد الإلكتروني أيضًا.