للحفاظ على ملف المجلدات الشخصية الافتراضي سليمًا وصغيرًا ومثاليًا في الوصول إلى الوصول اليومي السريع ، يتمتع Outlook بميزة الأرشفة التلقائية المفيدة التي تنقل العناصر القديمة تلقائيًا إلى ملف أرشيف .
ولكن ماذا لو احتجت إلى أرشفة مرة واحدة فقط في السنة وإلى وسيط قابل للإزالة؟ دعنا نقول كل عام بين عيد الميلاد وعشية رأس السنة الجديدة ، تريد نقل سنة من البريد القديم من Outlook إلى قرص DVD-ROM. مع بعض ملفات PST ، يمكنك ذلك.
أرشفة البريد التوقعات إلى وسط قابل للإزالة
لأرشفة بريد Outlook القديم إلى وسيطة قابلة للإزالة:
- حدد ملف | إدارة ملفات البيانات ... من القائمة في Outlook.
- انقر فوق إضافة ...
- اترك Office Outlook Personal Folders File (.pst) محددًا .
- إذا كنت بحاجة إلى الوصول إلى الرسائل المؤرشفة من إصدار Outlook قبل Outlook 2003 ، فحدد Office 97-2002 Personal Folders File (.pst) .
- انقر فوق موافق .
- ضمن حفظ في: ، انتقل إلى الوسائط القابلة للإزالة أو محرك أقراص الشبكة أو أي مكان آخر تريد تخزين الأرشيف فيه.
- اكتب الاسم المرغوب لأرشيفك تحت اسم الملف:.
- انقر فوق موافق .
- امنح الأرشيف اسمًا وصفيًا (عام البريد المؤرشف ، على سبيل المثال) تحت اسم:.
- اختياريًا ، قم بتشفير الرسائل المؤرشفة وحمايتها بكلمة مرور.
- انقر فوق موافق .
- انقر فوق إغلاق .
- نقل المجلدات التي تريد أرشفتها إلى موقع الأرشيف الجديد في جزء التنقل في Outlook.
- إذا كنت تريد أرشفة الرسائل الفردية فقط ، وليس المجلدات بأكملها ، فانقر بزر الماوس الأيمن على موقع الأرشيف الجديد وحدد مجلد جديد ... لإنشاء مجلد جديد للبريد والبريد فيه. ثم انقل الرسائل المرغوبة إلى المجلد الجديد.
- انقر على موقع الأرشيف بزر الماوس الأيمن.
- حدد إغلاق "..." من القائمة.
تتم أرشفة رسائلك الآن وبعيدًا عن الطريق. بالطبع ، يمكنك توصيلها مرة أخرى في Outlook في أي وقت بسهولة لقراءة أو استعادتها.