تعليمات لبرنامج Excel 2003 - 2016
بفضل وجود أعمدة وصفوف أنيقة وقدرات الفرز وميزات إدخال البيانات ، قد يكون Excel هو التطبيق المثالي لإدخال وتخزين المعلومات مثل قوائم جهات الاتصال. بمجرد إنشاء قائمة مفصلة ، يمكنك استخدامها مع تطبيقات Microsoft Office الأخرى للعديد من المهام. باستخدام ميزة دمج المراسلات في MS Word ، يمكنك طباعة بطاقات عنونة بريدية من Excel في غضون دقائق. تعرف على كيفية طباعة التسميات من Excel استنادًا إلى إصدار Office الذي تستخدمه.
Excel 2016 أو Excel 2013 أو Excel 2010 أو Excel 2007
تحضير ورقة العمل
لجعل العناوين البريدية من Excel ، يجب إعداد جدول البيانات الخاص بك بشكل صحيح. اكتب عنوانًا في الخلية الأولى لكل عمود يصف البيانات في هذا العمود بشكل واضح وموجز. قم بعمل عمود لكل عنصر تريد تضمينه في التسميات. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إنشاء بطاقات عنونة بريدية من Excel ، فقد يكون لديك عناوين الأعمدة التالية:
- العنوان (السيد / السيدة / السيد.)
- الاسم الاول
- الكنية
- عنوان الشارع
- مدينة
- حالة
- الرمز البريدي
أدخل البيانات
اكتب الأسماء والعناوين أو البيانات الأخرى التي تريدها عند طباعة التسميات من Excel. تأكد من أن كل عنصر موجود في العمود الصحيح. تجنب ترك أعمدة فارغة أو صفوف داخل القائمة. احفظ ورقة العمل عند الانتهاء.
تأكيد تنسيق الملف
في المرة الأولى التي تتصل فيها بورقة عمل Excel من Word ، يجب تمكين الإعداد الذي يسمح لك بتحويل الملفات بين البرنامجين.
- في Word ، انقر فوق علامة التبويب ملف واختر خيارات في الجزء السفلي من الجزء الأيسر.
- انقر فوق خيارات متقدمة في الجزء الأيمن من إطار "خيارات Word" ، ثم قم بالتمرير لأسفل إلى القسم "عام".
- تأكد من تحديد تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح وانقر فوق موافق .
إعداد تسميات في كلمة
- افتح مستند Word فارغ.
- انتقل إلى علامة التبويب " مراسلات" ، واختر " بدء دمج المراسلات" وانقر فوق " تسميات" .
- اختر العلامة التجارية في مربع تصنيف البائعين ثم اختر رقم المنتج ، الذي تم إدراجه في حزمة التسمية. يمكنك أيضًا تحديد New Label إذا كنت تريد إدخال أبعاد تصنيف مخصصة.
- انقر فوق " موافق" عندما تكون مستعدًا للمتابعة.
قم بتوصيل ورقة العمل إلى التسميات
قبل تنفيذ الدمج إلى تسميات العناوين المطبوعة من Excel ، يجب عليك توصيل مستند Word بورقة العمل التي تحتوي على قائمتك.
- في علامة التبويب مراسلات ، انقر فوق تحديد المستلمين في مجموعة دمج المراسلات واختر استخدام قائمة موجودة .
- انتقل إلى ورقة عمل Excel التي تحتوي على قائمتك في نافذة تحديد مصدر البيانات التي تفتح وانقر فوق فتح .
- انقر فوق موافق لتأكيد رغبتك في استخدام القائمة وانقر فوق موافق مرة أخرى لتحديد الجدول الذي يحتوي على قائمتك. سيتم الآن ملء الصفحة بالعلامات التي تقول « السجل التالي» .
إضافة حقول دمج المراسلات
هذا هو المكان الذي سوف تكون فيه العناوين التي أضفتها إلى ورقة عمل Excel الخاصة بك في متناول اليد.
- انقر على الملصق الأول في الصفحة ، ثم حدد " منع العناوين" في قسم "كتابة وإدراج الحقول" من علامة التبويب "المراسلات".
- انقر فوق الزر Match Fields في مربع الحوار Insert Address Block الذي يظهر.
- تأكد من أن العناوين تتوافق مع الحقول المطلوبة. إذا كان أي منها غير صحيح ، فاستخدم سهم القائمة المنسدلة بجواره لمطابقة الحقل الصحيح.
- انقر فوق موافق . انقر فوق " موافق" مرة أخرى لإغلاق مربع الحوار ثم انقر فوق " تحديث التسميات" في المقطع "كتابة & إدراج الحقول" من علامة التبويب "مراسلات".
نفذ الدمج
بمجرد إعداد جدول بيانات Excel وإعداد مستند Word ، يمكنك دمج المعلومات وطباعة تصنيفاتك.
- انقر فوق " إنهاء & دمج" في المجموعة "إنهاء" في علامة التبويب "مراسلات".
- انقر فوق تحرير المستندات الفردية لمعاينة كيفية ظهور التسميات المطبوعة. حدد الكل وانقر فوق موافق .
يفتح مستند جديد مع التسميات البريدية من ورقة عمل Excel. يمكنك تحرير التسميات وطباعتها وحفظها تمامًا كما تفعل مع أي مستند Word آخر.
اكسل 2003
إذا كنت تستخدم Microsoft Office 2003 ، فإن خطوات إنشاء عناوين العناوين من Excel مختلفة قليلاً.
تحضير ورقة العمل
لجعل العناوين البريدية من Excel ، يجب إعداد جدول البيانات الخاص بك بشكل صحيح. اكتب عنوانًا في الخلية الأولى لكل عمود يصف البيانات في هذا العمود بشكل واضح وموجز. قم بعمل عمود لكل عنصر تريد تضمينه في التسميات. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إنشاء بطاقات عنونة بريدية من Excel ، فقد يكون لديك عناوين الأعمدة التالية:
- العنوان (السيد / السيدة / السيد.)
- الاسم الاول
- الكنية
- عنوان الشارع
- مدينة
- حالة
- الرمز البريدي
أدخل البيانات
- اكتب الأسماء والعناوين أو البيانات الأخرى التي تريدها عند طباعة التسميات من Excel.
- تأكد من أن كل عنصر موجود في العمود الصحيح. تجنب ترك أعمدة فارغة أو صفوف داخل القائمة.
- احفظ ورقة العمل عند الانتهاء.
ابدأ الدمج
- افتح مستند Word جديد.
- انتقل إلى قائمة " أدوات " ، وأشر إلى " رسائل ومراسلات" ثم حدد "دمج المراسلات" لفتح جزء المهام دمج المراسلات.
- حدد التصنيفات وانقر على التالي: بدء المستند .
- انقر فوق "خيارات التسمية" لفتح مربع الحوار "خيارات بطاقة العنونة".
اختر تسمياتك
- اختر العلامة التجارية في مربع تصنيف البائعين ثم اختر رقم المنتج ، الذي تم إدراجه في حزمة التسمية. يمكنك أيضًا تحديد New Label إذا كنت تريد إدخال أبعاد تصنيف مخصصة.
- انقر فوق " موافق" عندما تكون مستعدًا للمتابعة.
اختر المصدر الخاص بك
- انقر فوق استخدام قائمة موجودة ضمن تحديد المستلمين ، ثم انقر فوق استعراض .
- انتقل إلى ورقة عمل Excel التي تحتوي على قائمتك في نافذة تحديد مصدر البيانات التي تفتح وانقر فوق فتح . سيتم فتح نافذة مستلمو دمج المراسلات.
- تأكد من صحة البيانات الخاصة بك وانقر فوق موافق .
ترتيب العلامات
- انقر فوق التالي: ترتيب التسميات الخاصة بك .
- حدد كتلة العنوان .
- انقر فوق الزر Match Fields في مربع الحوار Insert Address Block الذي يظهر.
- تأكد من أن العناوين تتوافق مع الحقول المطلوبة. إذا كان أي منها غير صحيح ، فاستخدم سهم القائمة المنسدلة بجواره لمطابقة الحقل الصحيح. انقر فوق موافق .
- انقر فوق تحديث كافة تسميات تحت تسميات Replicate في مربع الحوار دمج المراسلات.
معاينة وإنهاء
- استخدم الأسهم ضمن معاينة تسمياتك للتأكد من أنها تظهر بشكل صحيح.
- انقر فوق التالي: إكمال الدمج .
- إذا كنت تريد إجراء أي تغييرات ، فانقر فوق تحرير التصنيفات الفردية.
- عندما تكون راضيًا عن الدمج ، انقر فوق Print لطباعة ملصقات العناوين من Excel.