كيفية تنظيف رسائل البريد الإلكتروني قبل إعادة توجيهها

غالبًا ما تتم تعبئة رسائل البريد الإلكتروني المُعاد توجيهها بأحرف وعناوين غير ضرورية

عندما تتم إعادة توجيه البريد الإلكتروني عدة مرات ، فإنه في كثير من الأحيان يجمع كلمات غير ضرورية ، وشخصيات ، وعناوين بريد إلكتروني لم تعد هناك حاجة إليها ويجب تنظيفها قبل إرسالها مرة أخرى.

قبل إرسال هذه الرسالة الإلكترونية إلى جهات الاتصال الخاصة بك ، ضع في اعتبارك اتباع قواعد البريد الإلكتروني البسيطة هذه من أجل المستلمين.

كيفية تنظيف إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني

اتبع هذه النصائح لجعل البريد الإلكتروني المعاد توجيهه سريعًا أكثر عرضًا:

إزالة عناوين البريد الإلكتروني غير الضرورية

عندما تتم إعادة توجيه البريد الإلكتروني كما هو دون أي تحرير مسبق ، يمكن للمستلم مشاهدة عناوين البريد الإلكتروني التي تم إرسال الرسالة الأصلية إليها.

قد يكون هذا مفيدًا في بعض الحالات التي تريد أن يرى فيها المستلم الجديد من شاهد البريد الإلكتروني أو عندما تم إرسال النسخة الأصلية ، ولكن عادةً لا يكون فكرة جيدة الاحتفاظ بها جميعًا. وينطبق ذلك بشكل خاص عندما لا يقوم عدد قليل من المتلقين الآخرين ، إن وجد ، بإضافة أي معلومات إلى البريد الإلكتروني.

قم بالمشط عبر الرسالة وحذف أي عناوين تتضمن عناوين البريد الإلكتروني الأخرى التي تم إرسال الرسالة إليها.

حذف علامات ذات الصلة

بعد إعادة توجيه البريد الإلكتروني عدة مرات ، قد يجمع حقل الموضوع والجسم واحدًا أو أكثر من الأحرف ">" ، أو حتى كلمات بأكملها مثل "إعادة توجيه هذا" أو "FWD" أو "FWDed". إنها فكرة جيدة لإزالتها لتوضيح الرسالة الشاملة.

في الواقع ، يمكن أن يؤدي الحفاظ على هذه الأحرف إلى جعل المستلم يظن أن الرسالة غير مرغوب فيها أو أنك لم تكن مهتمًا بشكل كافٍ بالبريد الإلكتروني لإزالة أحرف التبذير هذه.

النظر في لون النص والحجم

من الشائع للغاية أن تحمل رسائل البريد الإلكتروني المعاد توجيهها نفس النمط ، والذي عادة ما يكون نص أحجام متباينة وأكثر من لون واحد. غالبًا ما يكون من الصعب قراءة هذا الأمر ويمكنه إجبار المستلم بسرعة على رفض الرسالة بأكملها كرسالة غير مرغوب فيها.

حاول ضبط البريد الإلكتروني لتسهيل قراءته.

اكتب بالقرب من أعلى الرسالة

يجب وضع أي تعليقات تريد إضافتها إلى البريد الإلكتروني المعاد توجيهه في أعلى البريد الإلكتروني حتى يتمكن المستلم من رؤية ملاحظاتك بوضوح أولاً.

قد تكتب عن موضوع الرسالة الإلكترونية أو سبب إعادة توجيهها ، ولكن بغض النظر عن السبب ، يجب أن تظهر بوضوح في الجزء العلوي ، وإلا لن يراها المستلم حتى يقرأ بالفعل رسالة كاملة.

آخر شيء تريده هو أن تختلط التعليقات الخاصة بك وتساء تفسيرها للنص الموجود في الرسالة الأصلية.

بدائل لإعادة توجيه العادية

أحد البدائل لإعادة توجيه إحدى الرسائل هو حفظ البريد الإلكتروني إلى ملف ثم إرفاق الرسالة كمرفق بريد إلكتروني. بعض عملاء البريد الإلكتروني لديهم زر لهذا ، مثل Microsoft Outlook . بالنسبة للآخرين ، حاول تنزيل البريد الإلكتروني كملف ، مثل ملف EML أو MSG ، ثم إرساله كمرفق ملف عادي.

خيار آخر هو فقط نسخ النص الأصلي ثم لصقه كنص عادي لتجنب نسخ أي أنماط تنسيق غريبة أو ألوان خارج المكان. تأكد أيضًا من وضع النص الذي تم إعادة توجيهه بين علامتي تنصيص بحيث يمكن للمستلم الجديد رؤية أي جزء من البريد الإلكتروني غير واضح منك.