اعتمادًا على إصدار Microsoft Office الذي تستخدمه ، قد يحتوي على مجموعة متنوعة من التطبيقات. عادةً ما يحتوي العرض الأساسي على Word و Excel و PowerPoint و Outlook. لا يبدو أن PowerPoint يوفر أي أمان أصيل ، لكن Word و Excel و Outlook يوفر مستوى معينًا من التشفير.
تأمين مستندات Word
بالنسبة لمستندات Microsoft Word (Word 2000 والإصدارات الأحدث) ، يمكنك اختيار مستوى أعلى من الأمان عند حفظ الملف. بدلاً من النقر فوق "حفظ" ، انقر فوق ملف ، ثم حفظ باسم واتبع الخطوات التالية:
- انقر فوق أدوات في الزاوية اليمنى العليا من مربع الحوار حفظ الملف
- انقر على خيارات الأمان
- يوفر مربع "خيارات الأمان" مجموعة متنوعة من الخيارات:
- يمكنك إدخال كلمة مرور في المربع الموجود بجوار كلمة المرور لفتحها إذا كنت ترغب في عدم إمكانية الوصول إلى الملف بالكامل بدون كلمة المرور
- في Word 2002 و 2003 ، يمكنك النقر فوق الزر Advanced (متقدم) بجوار مربع كلمة المرور لاختيار مستوى أعلى من التشفير يصعب اقتحامه
- يمكنك إدخال كلمة مرور في المربع المجاور لكلمة المرور لتعديلها إذا كان موافقًا على الآخرين فتح الملف ، لكنك تريد تقييد من يمكنه إجراء تغييرات على الملف
- يوفر أيضًا الجزء السفلي من مربع "خيارات الأمان" بعض الخيارات لحماية خصوصية المستند:
- قم بإزالة المعلومات الشخصية من خصائص الملف عند الحفظ
- التحذير قبل طباعة أو حفظ أو إرسال ملف يحتوي على تغييرات أو تعليقات متتبعة
- قم بتخزين رقم عشوائي لتحسين دقة الدمج
- اجعل العلامات المخفية مرئية عند الفتح أو الحفظ
- انقر فوق موافق لإغلاق مربع خيارات الأمان
- حدد اسمًا لملفك وانقر على حفظ
تأمين ملفات اكسل
يقدم Excel أسلوبًا مشابهًا جدًا للحماية إلى Microsoft Word. ما عليك سوى النقر فوق ملف وحفظ باسم واتبع الخطوات التالية:
- انقر فوق أدوات في الزاوية اليمنى العليا من مربع الحوار حفظ الملف
- انقر على الخيارات العامة
- يمكنك إدخال كلمة مرور في المربع الموجود بجوار كلمة المرور لفتحها إذا كنت ترغب في عدم إمكانية الوصول إلى الملف بالكامل بدون كلمة المرور
- يمكنك النقر فوق الزر " خيارات متقدمة" بجوار مربع كلمة المرور لاختيار مستوى أعلى من التشفير يصعب اقتحامه
- يمكنك إدخال كلمة مرور في المربع المجاور لكلمة المرور لتعديلها إذا كان موافقًا على الآخرين فتح الملف ، لكنك تريد تقييد من يمكنه إجراء تغييرات على الملف
- انقر فوق موافق لإغلاق مربع "خيارات عامة"
- حدد اسمًا لملفك وانقر على حفظ
تأمين ملفات PST التوقعات
يعتبر التوقيع الرقمي الفعلي وتشفير رسائل البريد الإلكتروني الواردة أو الصادرة ومرفقات الملفات الخاصة بها قضية منفصلة تمامًا والتي سيتم شرحها في وقت آخر. ومع ذلك ، إذا قمت بتصدير البيانات من مجلدات Microsoft Outlook الخاصة بك إلى ملف PST ، يمكنك إضافة الحماية للتأكد من أن البيانات لا يمكن الوصول إليها من قبل الآخرين. فقط اتبع هذه الخطوات:
- انقر فوق ملف
- حدد استيراد وتصدير
- اختر تصدير إلى ملف وانقر فوق التالي
- حدد ملف المجلد الشخصي (.pst) وانقر فوق التالي
- اختر المجلد أو المجلدات التي تريد تصديرها (وحدد المربع لتضمين المجلدات الفرعية إذا كنت ترغب في ذلك) ، ثم انقر فوق التالي
- اختر مسار الإخراج واسم الملف وحدد أحد الخيارات لملف التصدير الخاص بك ، ثم انقر فوق إنهاء
- استبدل التكرارات بالعناصر المصدرة
- السماح بتكرار العناصر المراد إنشاؤها
- لا تقم بتصدير العناصر المكررة
- ضمن إعداد التشفير ، اختر أحد الخيارات التالية
- لا تشفير
- تشفير مضغوط
- التشفير العالي
- في الجزء السفلي من الشاشة ، أدخل كلمة مرور لاستخدامها لفتح ملف PST المشفر (يجب إدخال كلمة المرور نفسها في كلا المربعين للتحقق من كتابة كلمة المرور بالطريقة التي تقصدها ، وإلا قد لا تتمكن من فتح كلمة المرور الخاصة بك ملف)
- حدد ما إذا كنت تريد حفظ كلمة المرور هذه أيضًا في قائمة كلمات المرور الخاصة بك أم لا
- انقر فوق " موافق" لإكمال تصدير الملف
(تم التعديل بواسطة آندي أودونيل)