ثمانية قواعد آداب لاستخدام المراسلة في العمل

أفضل الممارسات لرسائل مهذبة في مكان العمل

بالإضافة إلى رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ، اكتسبت الرسائل شعبية كطريقة لإدارة الاتصالات في أماكن العمل وتبسيط المشاريع في العمل.

ومع ذلك ، وكما هو الحال مع جميع وسائل الاتصال ، هناك قاعدتان يجب أن يتبعها الجميع ليُنظر إليهم على أنهم زميل عمل مهذب. من خلال تطوير عادات المراسلة الجيدة ، يمكنك استخدام المراسلة بطريقة مثمرة للتفاعل مع زملائك في العمل بطريقة احترافية وفعالة.

استخدام المراسلة للأعمال

1. تسعى إذن لدخول. تمامًا كما تفعل عبر الهاتف ، اسأل دائمًا ما إذا كان الوقت مناسبًا للرسالة مع المستخدم على الطرف المستلم. جرب "مايكل ، هل لديك لحظة؟ أود أن أطرح سؤالاً حول التقرير المالي للشهر الماضي. ليس فقط أنك تطلب التوافر ، بل تسقط أيضًا موضوع طلب البحث. إذا كانوا مشغولين ، فاسأل متلقي الرسالة عندما يكون الوقت المناسب هو المتابعة.
2. إعدادات إتاحة العقل. ألقِ نظرة على إعدادات توفر المستلم قبل إرسال رسالة إلى جهة اتصال. حتى إذا كنت ترى أن زميلك في العمل ليس بوضوح "في اجتماع" ، فقد لا يكون أفضل وقت. في المقابل ، عيِّن إعداداتك دائمًا حتى يتمكن زملاؤك في العمل من معرفة ما إذا كنت متاحًا.
3. مختصرا. يقول رئيسك انتباهك ... الآن ماذا؟ مهما فعلت ، وممارسة الإيجاز. تعد المراسلة في مكان العمل هي الأفضل عندما يكون الاتصال محددًا وموجزًا ​​- لذا عليك الوصول إليه! اطرح أسئلتك واذهب إلى العمل.
4. استخدم الإنجليزية المناسبة. عند إرسال رسائل تتعلق بالعمل ، حافظ على الكلمات المختصرة والعامية في وضعية استخدام الإنجليزية الصحيحة بدلاً من ذلك. فهو ليس أكثر احترافًا فحسب ، بل يساعد أيضًا على تجنب إلهاء الحاجة إلى شرح اللغة العامية أو الاختصارات مع شخص لا يكون كثيرًا على دراية بنفسك. لا تنسى علامات الترقيم والهجاء الصحيح ، سواء.

1. تجنب محادثات طويلة. إذا بدأت جلسة IM الخاصة بك بالسحب إلى العمل الإضافي ، فاقترح اجتماعًا وجهًا لوجه حتى يمكنك الحفاظ على بيئة عمل فعالة.

أفضل الممارسات للرسائل في العمل

1. اتبع سياسات Office. معظم أقسام تكنولوجيا المعلومات تميل إلى السماح للزمالك بالحصول على تنزيل البرامج على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. تعرّف على تطبيقات سطح المكتب والجوّال والنظام الأساسي الذي تعتمده شركتك واستخدمها حصريًا عند العمل.
2. الحصول على اسم الشاشة للعمل. على الرغم من أن أصدقاءك قد يفكرون في أن عنوان المراسلة الخاص بك لطيف أو مضحكة ، فقد يتم إهمال جهات اتصال العمل الخاصة بك أو تشكيل صورة أقل من رائعة لك بعد رؤية اسم شاشتك. فكر في الحصول على اسم مستخدم للعمل فقط. يمكنك دائمًا تسجيل معلومات تسجيل الدخول مع الأصدقاء والعائلة إذا كنت تفضل الاحتفاظ بحساب واحد فقط.
3. رسائل مناسبة للأعمال. تذكر أن اتصالاتك مع زملائك ومديرك وعملائك وبائعيك يجب أن تكون دائمًا محترفة ، حتى عندما تكون مراسلة. ضع ملفات GIF السياسية والنص البرتقالي اللامع والصور المضحكة والتزم بالخطوط التقليدية مثل Arial أو Times New Roman. يمكنك دائمًا استخدام رمز تعبيري لإضفاء الحيوية على اتصالك إذا كان ذلك أمرًا يفعله زملاؤك الآخرون ويتناسب مع ثقافة شركتك ، ولكن لا تستخدم أي شيء غير مناسب للعمل. ننصحك بتجميع ملفك الشخصي للمراسلة من خلال صورة محنكة للأعمال وشعار الشركة ومعلومات اتصال متعلقة بالعمل. أنت الآن جاهز للعمل.

تم التحديث بواسطة كريستينا ميشيل بايلي ، 6/28/16