قم بإعداد استجابة عطلة خارج المكتب في Outlook ، وسيقوم البرنامج بالرد على أي رسائل بريد إلكتروني جديدة تتلقاها أثناء غيابك.
أخذ بريدك الإلكتروني معك سهل؛ ما هو الصعب ترك وراء ذلك
أينما تذهب ، من السهل أخذ جميع رسائل البريد الإلكتروني معك في حزمة صغيرة سهلة الاستخدام. تركها وراءها على جهاز كمبيوتر كبير الحجم هو الشيء الصعب الذي غالباً ما يكون عقلانيًا.
إذا كنت تتوق إلى التعقل ، فسيساعدك Outlook هنا: أثناء أخذ إجازة من الطوفان اليومي للبريد الإلكتروني ، سوف يستجيب Outlook تلقائيًا للرسائل الواردة - مع رفع هذا العبء عن كتفيك ، حتى بعد عودتك.
وبالطبع ، لا يمكن أن يستجيب Outlook أبدًا على أنه متماسك ومقنع وموجز بطريقة يمكن أن تكون شخصياً ، ولكنه سيستجيب بجد ، ويعلم المرسلون أنك خارج المكتب ، ربما عندما تعود ، وما إذا كان ينبغي اتباعها (إذا كان لا يزال صالحًا) أو توجيههم إلى جهة اتصال أخرى للمسائل التي تتطلب استجابة أكثر فورية.
إعداد الرد التلقائي لعطلة خارج المكتب في Outlook لحساب POP و IMAP
لإعداد حساب تلقائي في Outlook لحساب IMAP أو POP للبريد الإلكتروني (لـ Exchange ، انظر المزيد أدناه) ، قم أولاً بإعداد الرسالة المستخدمة في الرد:
- قم بإنشاء رسالة جديدة (انقر فوق بريد إلكتروني جديد ) في Outlook.
- أدخل الموضوع المطلوب ورسالة الرد التلقائي خارج المكتب في Outlook.
- إذا كان ذلك ممكنًا وملائمًا ، فقم بتضمين متى يمكن للأشخاص الذين يرسلون بريدًا أن يتوقعوا إجابة شخصية ، أو ما إذا كانوا يتوقعون الحصول على إجابة على الإطلاق. قد يكون هذا بعض الوقت بعد عودتك.
- يمكنك أيضًا إضافة Cc: و Bcc: المستلمين لتلقي نسخة من كل رد تلقائي.
- إذا قمت بإعداد الرد التلقائي خارج المكتب في Outlook ليتم إرساله ردًا على جميع الرسائل الواردة (بدلاً من الرسائل الواردة من جهات اتصال محددة فقط) ، فعليك أن تأخذ بعين الاعتبار أن الكشف عن الكثير من المعلومات يمثل خطرًا .
- انقر فوق ملف (أو ملف ).
- اختر حفظ باسم على الورقة التي تظهر.
- تأكد من تحديد قالب Outlook ضمن حفظ كنوع:.
- بشكل اختياري ، أدخل اسم قالب ضمن اسم الملف: (اختار Outlook موضوع القالب بشكل افتراضي).
- انقر فوق حفظ .
استمر في إنشاء قاعدة الرد التلقائي خارج المكتب في Outlook:
- انقر فوق ملف (أو ملف ) في عرض بريد Outlook.
- تأكد من فتح فئة المعلومات .
- انقر على إدارة القواعد والتنبيهات ضمن معلومات الحساب .
- تأكد من أنك في علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني في إطار القواعد والتنبيهات .
- تأكد الآن من تحديد الحساب الذي تريد إنشاء إجابته ضمن تطبيق التغييرات على هذا المجلد:.
- يمكنك تطبيق القاعدة على جميع حساباتك بسهولة ؛ انظر أدناه ، الخطوة 21.
- انقر فوق قاعدة جديدة ...
- تأكد من تحديد تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها تحت Start من قاعدة فارغة .
- انقر فوق التالي> .
- تأكد من تحديد Where My name في المربع To تحت الخطوة 1: حدد condition (s) .
- يمكنك ترك جميع المربعات غير محددة وإلغاء الرد التلقائي على كل البريد الوارد في Outlook ، أو يمكنك التحقق من Where My name في المربع إلى أو نسخة لتضمين رسائل البريد الإلكتروني التي أنت عليها ولكن نسخة إلى: cc: recipient.
- انقر فوق التالي> .
- تأكد من تحديد الرد باستخدام قالب محدد ضمن الخطوة 1: حدد الإجراء (الإجراءات) .
- انقر فوق قالب محدد ضمن الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة (انقر فوق قيمة مسطرة) .
- تأكد من تحديد قوالب المستخدم في نظام الملفات أسفل بحث في:.
- تسليط الضوء على القالب الذي تم إنشاؤه من قبل.
- انقر فوق فتح .
- الآن انقر فوق التالي> .
- تأكد من التحقق ما إذا كان الرد التلقائي ضمن الخطوة 1: حدد الاستثناءات (إذا لزم الأمر) .
- انقر فوق التالي> .
- اكتب الاسم المرغوب لفلتر الاستجابة التلقائية ضمن الخطوة 1: حدد اسمًا لهذه القاعدة .
- تأكد من تحديد تشغيل هذه القاعدة لتمكين المجيب التلقائي مرة واحدة ؛ يمكنك إلغاء تحديد تشغيل هذه القاعدة ، بالطبع ، ومشاركة الاستجابة التلقائية فقط عند الحاجة.
- لتمكين الفلتر في أي وقت ، افتح نافذة القواعد والتنبيهات كما هو موضح أعلاه وتأكد من التحقق من قاعدة المجيب التلقائي في علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني .
- اختياريًا ، قم بتمكين إنشاء هذه القاعدة على جميع الحسابات .
- ضع في اعتبارك أن الفلاتر قد لا تعمل مع بعض أنواع الحسابات (التي لن يقوم Outlook بإنشائها حتى مع تحديد هذا المربع).
- انقر فوق " إنهاء" .
- انقر فوق موافق .
إيقاف تشغيل Outlook استجابة استجابة القاعدة
لتعطيل استجابة تلقائية خارج المكتب قمت بإعدادها (وتمكينها) في Outlook:
- حدد ملف (أو ملف ) في عرض بريد Outlook الخاص بك.
- اذهب إلى فئة المعلومات .
- انقر على إدارة القواعد والتنبيهات (بجوار القواعد والتنبيهات ).
- تأكد من تحديد علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني .
- حدد الحساب الذي تريد تعطيل الرد التلقائي له ضمن تطبيق التغييرات على هذا المجلد: ( ستحتاج إلى تعطيل استجابة الإجازة لكل حساب على حدة.)
- تأكد من عدم تحديد قاعدة الرد التلقائي التي قمت بإنشائها لتمكين الرد في قائمة القواعد.
- انقر فوق موافق .
بديل: إضافات المستجيب Outlook Outlook
بدلاً من إعداد قاعدة في Outlook يدويًا ، يمكنك استخدام أداة مثل Email Responder (FreeBusy) أو Auto Reply Manager. عادة ما تكون هذه الأدوات ذكية أيضًا في إرسال الردود التلقائية خارج المكتب الضرورية فقط.
ضع في الاعتبار أن Outlook نفسه سيقوم بإرسال الرد التلقائي فقط إلى كل عنوان مرة واحدة لكل جلسة؛ قد يتم إرسال استجابة تلقائية ثانية فقط بعد إغلاق Outlook وإعادة فتحه. أيضًا ، لن يقوم Outlook بالرد تلقائيًا على المرسل مع رسالتين مختلفتين.
إعداد الرد التلقائي على إجازة خارج المكتب في Outlook لحساب Exchange
إذا كنت تستخدم Outlook مع حساب Exchange ، فيمكنك إعداد الرد التلقائي خارج المكتب مباشرة على الخادم:
- انقر فوق FILE في إطار Outlook الرئيسي.
- افتح فئة المعلومات .
- انقر فوق الردود التلقائية .
- تأكد من تحديد إرسال الردود التلقائية .
- لجعل المستجيب التلقائي يبدأ ويتوقف تلقائيًا:
- تأكد من إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني: تم تحديده.
- حدد التاريخ والوقت المرغوبين لبدء الرد التلقائي ضمن وقت البدء:.
- اختر تاريخ ووقت الانتهاء المرغوب ضمن وقت الانتهاء:.
- أدخل رسالة الرد التلقائي خارج المكتب ضمن Inside My Organization .
- سيتم إرسال هذا البريد الإلكتروني إلى أشخاص في شركتك.
- لإرسال ردود تلقائية إلى أشخاص خارج شركتك أيضًا:
- افتح علامة التبويب " المؤسسة الخارجية" .
- تأكد من التحقق التلقائي من الرد على الأشخاص خارج مؤسستي إذا كنت على دراية بمخاطر الأمان التي ينطوي عليها الأمر .
- أدخل الرسالة التي تم إرسالها إلى أشخاص خارج شركتك.
- انقر فوق موافق .
للاحتفاظ بردود خارج المكتب بشكل مركزي أكثر على خادم Exchange (بما في ذلك النماذج التي تحتوي على الحقول المدمجة مع Active Directory) ، يمكنك تجربة Symprex Out-of-Office Manager.
(تم اختباره مع Outlook 2013 و Outlook 2016)