الصوت مؤتمر مشاكل الاتصال وكيفية معالجتها
تبدو مكالمات المؤتمرات الصوتية مثيرة للاهتمام عندما تعتقد أن الفوائد التي تجنيها في عملك أو اجتماعاتك الاجتماعية. لكن عندما تفكر في القضايا المرتبطة بإعدادها وتشغيلها بسلاسة ، ستدرك قريبًا أن المشاركة في واحدة أو عقد واحد تمثل تحديًا كبيرًا. أثناء تنظيم مكالمة جماعية ، هناك عدد من المشكلات التي يجب تضمينها في تخطيطك ، وذلك لتجنب المشاكل التي قد تجعله فاشلاً.
1. خلفية الضوضاء
هذا هو أي ضجيج يصدر عن أحد المشاركين بصرف النظر عن صوته ، مثل المقاعد المرعبة ، والأشخاص الذين يدردشون خلفهم ، والضوضاء الآلية ، والضوضاء الورقية وما إلى ذلك. تحصل على هذه الضوضاء في الغالب مع المشاركين الذين يستخدمون الصوت عبر بروتوكول الإنترنت ، وذلك لأن الهاتف التقليدي لديه مكرسة وقصيرة الميكروفونات ، بينما يعمل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت مع الميكروفون الذي يحمله الجهاز والذي يكون أكثر منطقية. ومن الأمثلة على ذلك نظام مصفوفة الميكروفون الذي تمتلكه معظم أجهزة الكمبيوتر المحمولة الحديثة. يشارك بعض الأشخاص في المؤتمرات باستخدام أجهزتهم بدون استخدام اليدين.
الطريقة الوحيدة لعلاج هذا الوضع هي جعل المشاركين على بينة من الاضطراب الذي تسببه ، والذي يتم إجراؤه بشكل أفضل من خلال الاتصال قبل المكالمة الجماعية. على سبيل المثال ، بصفتك المنظم ، قد ترغب في تعميم بريد إلكتروني على آداب المحادثة الجماعية قبل الجلسة.
2. صدى
قد يكون الصدى جزءًا من ضجيج الخلفية ، ولكنه أكثر تقنية من ذلك. ﻗﺪ ﻳﻜﻮن ﻟﺪى ﺷﺨﺺ ﻣﺸﺎرﻛًﺎ ﻓﻲ اﻟﻤﻜﺎﻟﻤﺔ اﻟﺠﻤﺎﻋﻴﺔ ﺷﺮوط ﻣﻊ ﻫﺎﺗﻔﻪ أو ﻗﺪ ﻳﺴﺘﺨﺪم ﻫﺎﺗﻔًﺎ ﻳﻔﺘﻘﺮ إﻟﻰ إﻟﻐﺎء اﻟﺼﺪى. اقرأ المزيد حول كيفية التوقف عن إنتاج الصدى .
عادةً ما يُطلب من شخص لديه صدى أن يتوقف عن العمل. ومرة أخرى ، فإن الوعي المناسب ببعض المشكلات التقنية مع الهواتف والمعدات الأخرى المستخدمة في المكالمة الجماعية أمر هام مسبقًا.
3. إدارة التواجد
في مكالمة جماعية صوتية ، ستستخدم واحدًا فقط من حواسك: سمعك. لن ترى الأشخاص الذين تتحدث معهم أو تستمع إليهم. وهذا يعني أنه ما لم تتعقب كل دخول وخروج في المكالمة الجماعية ، فقد لا تكون على دراية بالتواجد في جمهورك مرة واحدة في المؤتمر.
كانت هذه المشكلة دون حل حتى الآن لعقد المؤتمرات الصوتية ، حتى تطوير الأدوات التي تسمح بقدر معين من إدارة الوجود. أول أداة تعطي هذا هو UberConference ، حيث يمكنك أن ترى من يتحدث عندما يفعلون ، من هو هنا ومن ليس كذلك ، وهكذا. وقد انتشر عدد من هذه الأدوات مؤخرًا ، بعضها يحتوي على واجهات مرئية مثيرة للاهتمام تمثل المشاركين بأيقونات.
4. الموسيقى في الانتظار
عادة ما يقوم الأشخاص بتهيئة واجهة هواتفهم للأفراد ، ولكنهم لا يستخدمون مكالمات المؤتمرات. على الرغم من أنه قد يكون من الرائع بالنسبة لشخص تم تعليقه لسماع بعض الموسيقى ، إلا أنه سيكون بالتأكيد مصدر إزعاج في مكالمة جماعية. قد يضع بعض المشاركين المؤتمر في الانتظار أثناء حضوره دعوة أو مهمة أخرى ، وبالتالي إضافة أجواء إيقاعية إلى المؤتمر. هنا مرة أخرى ، ستكون الحملة الأولية للتوعية بأخلاقيات المؤتمرات ذات قيمة.
5. القيادة
في بعض الحالات ، إذا لم يكن لدى المجموعة قائد ، فستقود الفوضى. من المحتمل أن يحدث هذا في مؤتمر ، خاصةً ما ينطوي على أمور معقولة ، حيث لا يوجد شخص واحد يمسك بزمام الأمور. يجب على القائد أن يتأكد من أن كل شخص لديه الوقت الكافي للتحدث ، والاهتمام اللازم. يجب أن يكونوا قادرين أيضًا على إعادة الأمور إلى مسارها في حالة حدوث نزاع أو نزاع تام.
6. المواد والوثائق
العديد من المؤتمرات ، لا سيما الأعمال منها ، تتضمن الإشارة إلى الوثائق والمواد والأدوات. إن نشر مثل هذه المعلومات بشكل خاطئ يجعل بعض المشاركين يتواجدون في الظلام في نقاط معينة ، مما يؤدي إلى عدم الاهتمام. ولذلك ينبغي الحرص على نشر المعلومات والوثائق اللازمة لكل طرف مطلوب قبل بدء المؤتمر بوقت كاف. طريقة أخرى ، وأفضل ، هي الاستفادة من أدوات التعاون عبر الإنترنت ، حيث لا تكون الإشارة إلى المستندات والمواد الأخرى سلبية فحسب ، بل يمكن أن تكون هناك أيضًا إنتاجية نشطة أثناء جلسة العمل عبر الإنترنت.
7. ضعف جودة الصوت
أنا لا أشير إلى صوت شخص مصاب بالتهاب الحلق هنا ، ولكن لصوت شخص يستخدم خدمة هاتفية تقدم جودة اتصال ضعيفة. والآن يحدث هذا في كثير من الأحيان بخدمة VoIP ، التي تعتمد على عدد معين من العوامل ، بما في ذلك النطاق الترددي ، وبرامج الترميز المستخدمة ، والهواتف وغيرها من الأجهزة المستخدمة. للأسف لا يوجد الكثير مما يمكنك فعله حيال ذلك إذا كنت قائد المؤتمر أو المنظم. يحتاج المشارك الذي يعاني من ضعف جودة الصوت إلى تحسين الأشياء من جانبه.