كيفية استخدام Trello للبقاء المنظمة

تتبع المهام الشخصية والمشاريع المهنية مع هذه الأداة البسيطة

Trello هي أداة لإدارة المشاريع على غرار كانبان ، وهي طريقة مرئية لرؤية جميع المهام التي تحتاجها أنت أو فريقك لإنجازها ، مما يجعل من السهل رؤية ما يفعله كل فرد في الفريق في وقت معين. كما أنه مجاني ، مما يعني أنه يمكن الوصول إلى المجموعات الصغيرة والكبيرة وكذلك الأفراد الذين يديرون أعمالهم أو الذين يرغبون في تتبع المهام الشخصية. من بين أدوات إدارة المشاريع ، يعتبر Trello واحدًا من أسهل أدوات الاستخدام والتنفيذ ، لكن واجهةه الفارغة يمكن أن تكون شاقة بعض الشيء. لحسن الحظ ، لدينا بعض النصائح لمساعدتك وفريقك على تحقيق أقصى استفادة من Trello ، بغض النظر عن ما تستخدمه للتتبع.

ما هو كانبان؟

أسلوب كانبان لإدارة المشاريع مستوحى من عملية التصنيع اليابانية التي نفذتها تويوتا في أواخر الأربعينيات. وكان هدفها زيادة الكفاءة في مصانعها من خلال تتبع المخزون في الوقت الفعلي ، باستخدام البطاقات التي تنتقل بين العاملين على الأرض. عندما نفدت مادة معينة ، كان العمال يلاحظون ذلك على البطاقة ، والتي من شأنها أن تشق طريقها إلى المورد الذي سيقوم بعد ذلك بشحن المواد المطلوبة إلى المستودع. غالبًا ما تسمى هذه البطاقات باسم كانبان ، والتي تعني الإشارة أو لوحة الإعلانات باللغة اليابانية.

إذن كيف يترجم هذا إلى إدارة المشروع؟ تأخذ برامج مثل Trello هذا المفهوم المتمثل في تمرير البطاقات ووضعها في واجهة مرئية ، حيث يتم وضع المهام على لوحة وتوافقها مع قدرة فريق العمل. في أبسط صورها ، سيكون للوحة ثلاثة أقسام ، كما هو موضح في الصورة أعلاه: القيام ، القيام (أو في العملية) ، والقيام به. ومع ذلك ، يمكن للفرق استخدام هذه الأداة بأي طريقة تناسبها. قد تفضل بعض الفرق لوحة حقيقية ، بينما يريد البعض الآخر توفير حل افتراضي ، مثل Trello.

كيفية استخدام Trello

يستخدم Trello اللوحات ، التي تحتوي على قوائم ، والتي تتكون من بطاقات. يمكن أن تمثل اللوحات المشاريع (إعادة تصميم الموقع ، تجديد الحمام) ، يمكن استخدام القوائم للمهام (الرسومات ، والبلاط) ، ويمكن أن تحتوي البطاقات على مهام فرعية أو خيارات (استئجار مصمم ، أحجام البلاط والألوان).

بمجرد أن تقرر كيفية تنظيم القوائم الخاصة بك ، يمكنك البدء في إضافة البطاقات ، والتي بدورها يمكن أن تحتوي على قوائم مرجعية وتصنيفات. تعد قوائم التحقق طريقة لتقسيم المهام إلى مهام فرعية. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Trello للتخطيط لعطلة ، فقد يكون لديك بطاقة لمطعم ترغب في تجربته ، مع قائمة مرجعية تتضمن إجراء حجز ، والبحث عن أفضل الأطباق ، والتحقق مما إذا كانت صديقة للأطفال . يمكن استخدام العلامات لتمثيل حالة البطاقة (معتمدة ، مقدمة ، إلخ) أو الفئة (العلوم ، التكنولوجيا ، الفنون ، إلخ) أو أي علامة تريدها. بعد ذلك يمكنك إجراء بحث من شأنه أن يعرض جميع البطاقات المتعلقة بالعلوم أو جميع البطاقات المعتمدة ، على سبيل المثال. لا يتعين عليك إضافة عنوان إلى تصنيف ، على الرغم من ذلك ؛ يمكنك أيضًا استخدامها لتشفير الألوان (يتوفر ما يصل إلى 10 ألوان ؛ يتوفر خيار تعمية الألوان).

عند بدء العمل على المهام وإنجازها ، يمكنك بسهولة سحب وإسقاط البطاقات من قائمة إلى أخرى ، وأخيراً أرشفة البطاقات والقوائم بمجرد أن تصبح الواجهة غير عملية.

يمكنك تعيين البطاقات لأعضاء الفريق بالإضافة إلى إضافة التعليقات ومرفقات الملفات والتسميات المرمزة بالألوان وتواريخ الاستحقاق. يمكن لأعضاء الفريق @ الإشارة إلى الآخرين في التعليقات لبدء محادثة. يمكنك تحميل الملفات من جهاز الكمبيوتر الخاص بك وكذلك من خدمات التخزين السحابي بما في ذلك Google Drive و Dropbox و Box و OneDrive.

وشملت أيضا هو تكامل البريد الإلكتروني أنيق. كل مجلس لديه عنوان بريد إلكتروني فريد يمكنك استخدامه لإنشاء البطاقات (المهام). يمكنك إرسال المرفقات إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا أيضًا. والأفضل من ذلك ، عندما تتلقى إشعارًا عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك الرد عليه مباشرةً بدلاً من تشغيل Trello.

تتوفر الإشعارات ، بما في ذلك الإشارات والتعليقات ، من تطبيقات الجوال ومتصفح سطح المكتب وعبر البريد الإلكتروني. يحتوي Trello على تطبيقات لأجهزة iPhone و iPad وهواتف Android والأجهزة اللوحية والساعات وأقراص Kindle Fire.

يقدم Trello أكثر من 30 وظيفة إضافية وعمليات تكامل ، وهو ما يطلق عليه عمليات تعزيز الطاقة. تتضمن أمثلة عمليات التكبير عرض التقويم ، ومكرر البطاقات للمهام المتكررة ، بالإضافة إلى التكامل مع Evernote و Google Hangouts و Salesforce والمزيد. تتضمن الحسابات المجانية قوة واحدة لكل لوحة.

جميع ميزات Trello الأساسية مجانية ، على الرغم من وجود نسخة مدفوعة الأجر تسمى Trello Gold ($ 5 في الشهر أو 45 $ في السنة) مما يضيف بعض الامتيازات ، بما في ذلك ثلاث وظائف جديدة لكل مجلس (بدلاً من واحد). كما يتضمن أيضًا خلفيات ولوحات جذابة في اللوحة ، وتحميل الرموز التعبيرية المخصصة وتحميلات المرفقات الكبيرة (250 ميغابايت بدلاً من 10 ميغابايت). يقدم Trello شهر واحد مجاني من العضوية الذهبية لكل شخص تحصل عليه للانضمام إلى Trello ، حتى 12 شهرًا.

كما قلنا ، للوهلة الأولى ، فإن إعداد Trello يثير بعض التخوف لأنه لا توجد قيود كثيرة على كيفية استخدامه. من ناحية ، يمكنك إنشاء لوحات تعرض ببساطة ما قمت بإنشائه وما الذي تعمل عليه وما هو التالي. من ناحية أخرى ، يمكنك التعمق ، وإنشاء قوائم المهام مقسمة إلى فئات أو أقسام.

يمكنك استخدام Trello لتتبع أي شيء من المهام الشخصية إلى المشاريع الاحترافية إلى التخطيط للأحداث ، ولكن إليك بعض الأمثلة على العالم الحقيقي للبدء.

باستخدام Trello لإدارة تحديث المنزل

لنفترض أنك تخطط لتجديد غرفة واحدة أو أكثر في منزلك. إذا سبق لك أن نجت من عملية تجديد ، فأنت تعرف أن هناك الكثير من الأجزاء المتحركة ، والكثير من المفاجآت ، بغض النظر عن مدى استعدادك للتحضير. يمكن أن يساعد تنظيم جميع القرارات التي تحتاج إلى اتخاذها في Trello ، في الحفاظ على المشروع على الطريق الصحيح. لنفترض أنك تخطط لتجديد المطبخ. في هذه الحالة ، يمكنك إنشاء لوحة تسمى Kitchen Renovation ، ثم إضافة قوائم مخصصة لكل عنصر تقوم باستبداله.

يمكن أن تتضمن لوحة تجديد المطبخ قوائم لـ:

• المقاولون المحتملون
• كل جهاز تستبدله
• حرفة صناعة الأثاث المنزلي
• كونترتوب و backsplash
• أرضية
• أنابيب المياه
• الكهرباء

ستتضمن البطاقات لكل قائمة الأبعاد والميزانية ، ويجب أن تحتوي على ميزات ، بالإضافة إلى أي نماذج تفكر فيها. يمكن أن تشتمل بطاقات السباكة على استبدال الأنابيب ، خط مياه جديد ، بالإضافة إلى السعر المقدر ، والمخاوف ذات الصلة ، مثل إغلاق المياه. يمكنك إرفاق صور المواد والأجهزة التي تفكر فيها بسهولة ، والارتباط بقوائم المنتجات حتى يمكنك التسوق. بمجرد اتخاذ قرار ، يمكنك استخدام تسميات لتسمية أو لون رمز المنتج أو المادة.

أخيرًا ، لكل بطاقة ، يمكنك إنشاء قوائم التحقق. على سبيل المثال ، يمكن أن تحتوي بطاقة الثلاجة على قائمة مرجعية تتضمن التخلص من الثلاجة القديمة وتركيب خط مياه لجهاز صنع الثلج.

إذا كنت تقوم بترميم العديد من الغرف ، فقم فقط بإنشاء لوحة لكل منها ، وقم بإدراج كل ما تحتاج إلى التفكير فيه ؛ باستمرار إضافة القوائم والبطاقات ونقل العناصر حولها حسب الحاجة.

قم بدعوة أفراد العائلة الآخرين إلى لوحاتك ، وقم بتخصيص بطاقات لهم لتوزيع العمل الضروري ، مثل أبحاث المنتجات والأسعار ، والجدولة ، واللوجستيات الأخرى. يحتوي Trello على لوحة تجديد للمنازل العامة يمكنك نسخها إلى حسابك الخاص.

تخطط لقضاء إجازة مع Trello

يمكن أن يتعثر السفر مع العديد من أفراد العائلة أو الأصدقاء بسرعة. استخدم Trello لاختيار الوجهة وتخطيط الأنشطة وجدول المواعيد. في هذه الحالة ، يمكن أن يكون لديك لوحة واحدة تحتوي على الأماكن المحتملة للزيارة ، وأخرى للرحلة عندما تقرر أين تذهب.

يمكن أن تتضمن لوحة الرحلة قوائم لـ:

• خيارات الطيران
• النقل البري
• الفنادق وقوائم Airbnb وتأجير المقصورة ومواقع التخييم
• الجذب السياحي
• المطاعم ومحلات المواد الغذائية

ضمن لوحة الوجهات المحتملة ، يمكنك إنشاء قائمة لكل مكان ، مع بطاقات وقت السفر والميزانية والإيجابيات / السلبيات وأي اعتبارات أخرى. ستشمل القوائم في لوحة الرحلات بطاقات شركات الطيران وتأجير السيارات والمأكولات البارزة في المنطقة وأماكن الجذب السياحي مثل المتاحف والتسوق والأحياء لاستكشافها. إذا قررت الذهاب في رحلة بحرية ، يمكنك إنشاء قوائم لأشياء يمكن القيام بها على متن الطائرة وللمحطات المخططة ، بالإضافة إلى وسائل النقل اللازمة للوصول إلى السفينة. استخدم العلامات للإشارة إلى العناصر المختارة ، أو لإبراز المتنافسين بعد تقليص اختياراتك. إضافة قوائم مرجعية إلى بطاقات للحجز وجدولة الجولات أو الأحداث السياحية. لدى Trello أيضًا لوحة إجازة عامة يمكنك استخدامها كنقطة بداية.

تتبع الأهداف والمشاريع الشخصية

سواء كنت تبحث لتنظيف الفوضى في المنزل أو المرآب ، أو ممارسة هواية ، أو ممارسة المزيد من التمارين ، يمكنك بسهولة تتبع ذلك في Trello. إنشاء لوحات لقرارات السنة الجديدة ، أو لمشاريع متعددة الخطوات ، مثل تنظيف العلية أو تنظيم المكاتب المنزلية.

للحصول على لوحة الدقة ، قم بإنشاء قائمة لكل قرار ، ثم انقر فوق بطاقات لكيفية تنفيذها ، مثل الانضمام إلى صالة الألعاب الرياضية ، والذهاب للمشي اليومي ، أو شراء معدات تمارين المنزل. استخدم القوائم في مشروع شخصي لكسر المهام الكبيرة ، مع بطاقات للمهام الفرعية. على سبيل المثال ، يمكن أن تشمل لوحة تنظيف الربيع قوائم للغرف ومناطق أخرى من المنزل. سيكون للقوائم بطاقات للمهام المرتبطة بها ، مثل تنظيف اللوازم المطلوبة ، وجرد للعناصر التي تريد بيعها ، أو التبرع بها ، أو التخلص منها ، والمهام التي ترغب في الاستعانة بمصادر خارجية مثل تنظيف النوافذ أو إزالة الأشجار.

إدارة أعمال حرة أو استشارية

وأخيرًا ، إذا كنت تدير أعمالك الخاصة ، فإن Trello يمكن أن يكون مساعدك الأرفع. يمكن أن تمثل اللوحات المشاريع ، مع قوائم لكل مرحلة أو حدث رئيسي ، وبطاقات للمهام ذات الصلة. يمكن للكتاب المستقلين استخدام Trello لإدارة الملاعب القصصية والأعمال المنشورة.

لنفترض أن لديك لوحة مشروع لإعادة تصميم موقع الويب. يمكن أن تتضمن قوائمك مهامًا مهمة ، مثل الاستعانة بمصمم وأدوار مهمة أخرى بالإضافة إلى معالم ، مثل اختيار نظام الألوان ، وإدارة التخطيطات ، والحصول على الموافقات على طول الطريق. تشمل البطاقات مخططات الألوان والتخطيطات المقترحة ، والخطوات اللازمة للتحضير للاجتماعات. يمكن أن يكون للكاتب المستقل مجالس لأفكار القصص والمنشورات والتسويق. يمكن أن تمثل القوائم مراحل ، مثل العملية ، والمقدمة ، والمنشورة ، أو يمكنك استخدام التصنيفات للقيام بذلك.

Trello هو أداة بسيطة ، لكنها قوية ، ويستحق قضاء بعض الوقت في التلاعب بها. إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، فتصفح مجتمع مستخدمي Trello ، والذي يتضمن لوحات عامة يمكنك نسخها إلى حسابك.