من المحتمل أن يكون وضع توقيعك هو أسهل جزء من صياغة رسائلك الإلكترونية ، وليس فقط بسبب عدم وجود قواعد واضحة لهذا الجزء من آداب البريد الإلكتروني.
وضع التوقيع بالبريد الإلكتروني
ضع توقيع بريدك الإلكتروني أسفل نهاية النص مباشرة - في الردود وكذلك في الرسائل الجديدة. افعل ذلك على حد سواء في البريد الإلكتروني الذي ترسله باحتراف وتلك التي تذهب إلى العائلة والأصدقاء.
- ومع ذلك ، فكر في عدم استخدام التوقيع على الإطلاق في الرسائل الخاصة ، حيث يمكن أن تكون المراسلات الخاصة أكثر حميمية من الرسائل الرسمية باستخدام توقيع منظم للغاية.
- في الردود ، لا يوجد أي توقيع أو اختصار هي أيضا خيارات جيدة. بعد كل شيء ، يعرفك المتلقي بالفعل.
من الناحية العملية ، يختلف موضع توقيع البريد الإلكتروني بناءً على التفضيلات التي قمت بتعيينها في برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك:
- إذا قمت بتضمين الرسائل الأصلية باستخدام المسافة البادئة والاقتباس الانتقائي ، فسيظهر توقيعك عادة في أسفل الرسالة.
- إذا اقتبست بالكسل عن طريق وضع رسالتك في أعلى الرسالة الأصلية (غير المجزأة) ، فعادة ما يكون توقيعك بين رسالتك والرسالة الأصلية التي اقتبستها ، فوق خط "- الرسالة الأصلية -" مباشرة.
غالباً ما يكون الفرق بين الاقتباس البطيء والاقتباس الانتقائي دالة على عميل البريد الإلكتروني الذي تستخدمه أو معايير مهنتك. على سبيل المثال ، غالباً ما يعتمد المحترفون المحترفون للينكس على الاقتباس الانتقائي ، في حين أن Microsoft Outlook يعترض على الاستقالات البطيئة.
البريد الالكتروني اخطاء وضع التوقيع عليك تجنب
إن وضع توقيعك في مكان لا ينتمي إليه لا يعد جريمة كبرى ضد آداب السلوك ، ولكن يجب عليك تجنب أخطاء التعيين الشائعة لتقليل التشويش.
- التوقيع في الأعلى ، الرد في السطر أدناه : يُشترط على القراء عدم النظر إلى ما هو أبعد من أي توقيع يواجهونه. إذا تم إعداد برنامج البريد الإلكتروني أو الخدمة الخاصة بك لوضع توقيعك أعلى النص المقتبس في الردود والإجابات ، فلا تكتب أي شيء في النص المقتبس. هي احتمالات ، سوف المتلقين اللغز فوق الرد الفارغ الخاص بك - ولكن ربما ليست طويلة بما يكفي للعثور على إجاباتك في الجزء المقتبس. بدلاً من ذلك ، قم بالرد فوق التوقيع أو نقل التوقيع إلى القاع.
- التوقيع في القاع ، والرد على كل شيء : إذا قمت بالرد في الأعلى ، ولكن توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك هو في الأسفل ، فإن المستلمين لن يروا التوقيع أو ، إذا رأوه ، يمكن للتوقيع إرسالهم للصيد في الخط الرد على نص قد فاتهم. بدلاً من ذلك: حرك التوقيع فوق الجزء المقتبس وأسفل ردك.
التوقيعات بشكل عام
لا يتجاوز توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك أربعة أو خمسة أسطر من النص ويحتوي على محدد التوقيع القياسي . لا يتجاوز توقيعك 75 حرفًا. تجنب ، حيثما أمكن ، بما في ذلك الصور ، حيث تعالج بعض برامج البريد الإلكتروني الصور المضمّنة مثل المرفقات وتزيلها من الرسالة نفسها.
التذييلات
وبطبيعة الحال ، يمنحك وضع توقيعك في الأماكن المقترحة خيار تضمين التذييلات أسفله مباشرة. ومع ذلك ، لاحظ أن بعض برامج وخدمات البريد الإلكتروني تعالج أي شيء أقل من محدد التوقيع sas جزءًا من التوقيع نفسه. لذلك ، كحل بديل ، قم بتضمين ملحقك المكتوب أدناه "توقيع" نص رسالتك الرئيسي مع اسمك ، ولكن فوق توقيع البريد الإلكتروني.