هناك الكثير من الأسباب الجيدة التي تجعل من عملية رقمنة المستندات الورقية مساعدة كبيرة عندما يتعلق الأمر بتنظيم مكتبك في المنزل (أو ، في منزلك). بادئ ذي بدء ، يمكنك التخلص من الكثير من الورق الإضافي المحشور في الأدراج والملفات ، أو الحصول على مساحة مكتبية قيمة.
يمكن تحويل الملفات الرقمية (حتى ملفات PDF) إلى ملفات قابلة للبحث باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR) الذي يأتي عادةً مع الطابعة (تحتوي HP على فيديو رائع يشرح كيفية عمل OCR وكيف يمكن أن يساعد في تبسيط مهمة تبسيط حياتك).
وهذا يعني أن المعلومات الخاصة بك لا تقتصر على استيعاب أي غرفة ، بل إنها أسهل بكثير من العثور عليها على الورق. ويمكنك حفظ ملفاتك الرقمية بالطريقة التي تريدها - على قرص مضغوط أو قرص DVD أو على محرك أقراص محمول أو في مرفق تخزين عبر الإنترنت أو كل ما سبق. لذلك يمكنك التأكد من أنك عندما تحتاج إلى شيء ما ، يمكنك الحصول على يديك.
عندما تبدأ برقمنة ملفاتك المنزلية ، فهذا هو الوقت المثالي لإنشاء مجموعة منظمة من الملفات التي ستجعل حياتك أبسط. فكر في فئات الأوراق التي تحتاجها ، وقم بإعداد مجلد لكل منها. إيصالات بطاقات الائتمان في مجلد واحد ؛ أوراق التأمين على السيارات في أخرى ؛ فواتير الهاتف ، إيصالات البقالة ، فواتير إصلاح المنازل ، وما إلى ذلك ، يمكن أن تعطى مجلدات منفصلة. وداخل كل مجلد ، قم بإنشاء مجلدات فرعية لكل سنة (أو شهر). من الأسهل كثيرًا البدء باستخدام نظام مُنظّم ، ثم إضافة أوراق جديدة إلى الملف الصحيح أثناء التنقل ، بدلاً من الاستمرار في محاولة إعادة ترتيب النظام في كل مرة يتم فيها فحص إيصال جديد.
تأكد من أن الماسح الضوئي أو الطابعة الخاصة بك تأتي مع برنامج OCR (يبدو أن برنامج ABBYY FineReader يأتي في الحزمة مع العديد من الطابعات والماسحات الضوئية التي أجربها). إذا لم تجد أي شيء ، فلا داعي للذعر. هناك فرصة جيدة بأن يكون لديك بالفعل برنامج OCR لائق مثبت بالفعل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، طالما أنك تستخدم Windows. سوف يقوم برنامج Cool OCR لديك بالفعل بإرشادك خلال عملية تحديد موقع هذا البرنامج واستخدامه إلى جانب الماسح الضوئي الخاص بك لإنشاء مستندات قابلة للتحرير.
بالطبع ، هذا يجلب نقطة أخرى مهمة: يجب أن يكون لديك على الأقل ماسح ضوئي للوثائق إذا كنت ستقوم بهذا العمل. لا يجب أن يكون باهظ الثمن ، أو يتوهم. إذا لم يكن لديك واحد ، الآن هو الوقت المناسب للبحث عن واحد. ابدأ من خلال هذه المراجعات من ماسحات الصور والماسحات الضوئية للوثائق للحصول على أفضل عمليات الشراء. إذا لم تكن ترغب في استخدام ماسح ضوئي منفصل ، فستقوم الطابعة غير المكلفة بالكامل بإجراء العمل بشكل جيد تمامًا.
إذن هذا هو الجزء الصعب. إن إعداد النظام ليس صعبًا للغاية. حتى مسح الأوراق الخاصة بك لن يكون قاسيا جدا. ما هو صعب هو التأكد من قيامك بذلك تلقائيًا في كل مرة تحصل فيها على إيصالات أو أوراق جديدة. وإلا ، فإن الأوراق ستبدأ بالتراكم مرة أخرى ، وستشعر كما لو كنت تهدر وقتك. التمسك بها!