نصائح بسيطة لتنظيم ندوة على شبكة الإنترنت
في عصر يتم فيه خفض ميزانيات الأحداث ووصول الإنترنت عريض النطاق ، أصبحت البرامج التعليمية على الويب تحظى بشعبية متزايدة. ندوات عبر الإنترنت عبارة عن ندوات على شبكة الإنترنت ، والتي تشمل عادة ما يزيد عن 30 مشاركًا وتستخدم لإجراء العروض التقديمية وورش العمل والمحاضرات والاجتماعات واسعة النطاق. بما أن الندوات عبر الإنترنت تُعقد عبر الإنترنت ، فإنها تسمح للشركات بتوفير المال على السفر ، والطعام ، والأماكن ، وكلها تكاليف ترتبط عادةً بالندوات وجهًا لوجه. ومع ذلك ، نظرًا لحضورهم المكثف ، تحتاج البرامج التعليمية عبر الإنترنت إلى تخطيط دقيق من أجل تحقيق النجاح. هذا هو السبب في أن أولئك الذين يخططون لاستضافة ندوة عبر الإنترنت يجب أن يأخذوا وقتهم لضمان أن يمروا بشكل صحيح بجميع الخطوات الضرورية التي تضمن نجاح الويبينار.
لمساعدتك في تنظيم ندوتك التعليمية على الويب ، أبرزت أهم الخطوات التي يلزمك اتخاذها أدناه.
اختر تاريخًا مقدمًا
أول شيء يجب عليك فعله عند التخطيط لندوة عبر الإنترنت ، أو سلسلة من الندوات عبر الإنترنت ، هو الرجوع إلى تقويم العطلات والأحداث مقدمًا. ضع في اعتبارك أنك ستدعو العديد من الأشخاص الذين لديهم جداول عمل مزدحمة ، لذلك عليك أن تمنحهم ما يكفي من الإشعارات لتخصيص وقت لندوة الويب الخاصة بك. على سبيل المثال ، قد يكون الأسبوع الذي سبق عطلة عيد الميلاد مشغولاً للغاية ، حيث يحاول الناس ربط العديد من الأطراف السائبة قبل الذهاب في عطلة. من خلال التفكير بعناية في التواريخ التي اخترتها ، يمكنك ضمان الحد الأقصى للحضور.
تأكد من حصولك على الوقت المناسب
خذ بعين الاعتبار اختلافات المنطقة الزمنية؛ إذا كنت على الساحل الغربي ، ولكنك تدعوك أيضًا للمشاركين من الساحل الشرقي (والعكس بالعكس) ، فلا تضع جدولًا زمنيًا للندوة عندما يكون المشاركون خارج المكتب. كذلك ، لا تضع جدولاً زمنيًا لندوتك على مقربة من نهاية اليوم - وهذا هو الوقت الذي يرغب فيه المشاركون في التراجع لمعرفة ما عليهم فعله لجعله في المنزل في الوقت المحدد. إذا كنت تقوم بدعوة أشخاص من دول أخرى ، فإما أن تختار وقتًا يمكن أن يعمل بشكل عام لجميع المشاركين (وهو أمر نادر الحدوث) ، أو التخطيط لعقد ندوتك على الويب عدة مرات لحساب مناطق زمنية مختلفة.
اختر أداة الويب الخاصة بك
تحتوي معظم أدوات الاجتماع عبر الإنترنت على خيارات للندوة عبر الإنترنت ، فما عليك سوى اختيار الخطة التي تتوافق مع عدد المشاركين الذين تتوقع دعوتهم. اختبر الأدوات المختلفة المتاحة ، واختر الأداة التي تحتوي على الميزات والوظائف التي تناسبك بشكل أفضل. استنادًا إلى نوع البرنامج التعليمي على الويب الذي ستقدمه ، قد تحتاج إلى التغيير بين مكبرات الصوت بسهولة ، أو تسجيل البرنامج التعليمي عبر الإنترنت لنشره عبر الإنترنت. قم بالبحث في جميع الميزات من عدة أدوات مختلفة ، وتأكد من العثور على البرنامج المثالي للمناسبة الخاصة بك. تأكد من أنك بعد اختيار الأداة ، يرغب مقدم الخدمة في تدريبك حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من برنامجك التعليمي على الويب.
تدرب على تشغيل ندوة عبر الإنترنت
بصفتك المضيف ، من المتوقع أن تتأكد من أن الويبينار يعمل بسلاسة. لا توجد أعذار لعدم معرفة كيفية التبديل بين مكبرات الصوت أو أخذ استطلاع أو تسجيل البرنامج التعليمي على الويب ، على سبيل المثال. قم بدعوة بعض الزملاء لمساعدتك على اختبار الأداة عدة مرات بعد التدريب الخاص بك مع الموفر. تأكد أيضًا من أن جميع المقدمين على دراية بأداة الويب.
وضع جدول الأعمال والدعوة
قبل دعوة جمهورك ، قم بإعداد البرنامج التعليمي الخاص بك بعناية. فكّر في المدة التي سيستغرقها برنامجك التعليمي على الويب والعناصر الرئيسية التي تريد مناقشتها بالترتيب الذي تريد مناقشته. خطط أيضًا لجلسة الأسئلة والأجوبة ، حيث من المرجح أن يكون لدى المشاركين بعض الأسئلة في نهاية العرض التقديمي. ثم ، حدد جدول الأعمال في الدعوة. هذه هي الطريقة الأسهل لمشاركيك لمعرفة ما إذا كان برنامجك التعليمي على الويب ملائمًا لهم. يجب أن تتضمن الدعوة أيضًا رابطًا يسمح للمشاركين بالاتصال بالويبينار ، بالإضافة إلى رقم اتصال ، إذا كانوا يفضلون الاستماع عن طريق الهاتف.
دعوة جمهورك
فكر جيدًا في ما تريد تقديمه ، واختر جمهورك وفقًا لذلك. تأكد من متابعة ردودك ، حتى تعرف من سيحضر البرنامج التعليمي على الويب. من خلال المراقبة الدقيقة لقائمة الحضور الخاصة بك ، سوف تكون قادرًا على التخطيط للمتابعة الخاصة بك.
خطط عرضك التقديمي
ضع في اعتبارك أن العروض التقديمية الأفضل للاجتماعات عبر الإنترنت تتميز بالمرونة والتفاعل. إذا كنت تستخدم برنامج PowerPoint ، على سبيل المثال ، فلا تقم بالتكامل مع الشرائح إلا بالكلمات. قم بتضمين الصور ذات الصلة بما تقدمه. يمكنك أيضًا استخدام الفيديو وحتى الألعاب عبر الإنترنت ، إذا كان ذلك مناسبًا ، لإضفاء الحيوية على عرضك التقديمي. حتى أن بعض مخططي البرامج التعليمية على الويب يرسلون المواد إلى مكاتب المشاركين قبل الاجتماع. تعلّم التفكير بطريقة إبداعية ، وستصبح ندوتك على الويب نشطة.
سجل برنامجك التعليمي على الويب
من خلال جعل تسجيل برنامجك على الويب متاحًا ، فإن أولئك الذين يرغبون في إعادة النظر في بعض المناقشات أو أولئك الذين لا يستطيعون ذلك ، يمكنهم الاستماع إلى ما قيل في وقتهم. إذا كنت تربط رابط الويب الخاص بك بحملة تسويق عبر الإنترنت ، يمكنك استخدام التسجيل في أي رسائل بريد إلكتروني ترسلها ، مما يعزز رسالتك.
متابعة
كما هو الحال في الاجتماعات عبر الإنترنت ، يعد متابعة الندوة عبر الإنترنت أمرًا في غاية الأهمية. ذكّر المشاركين بما تم مناقشته ، وإجراء استبيان لجمع أفكارهم حول كيفية تنفيذ الويبينار. إذا كنت تخطط لندوة أخرى على الويب قد تهم جمهورك ، فتأكد من إخبارهم بالوقت الذي يمكنهم فيه توقع دعوة.
مراجعة ملاحظاتك
تأكد دائمًا من مراجعة أي تعليقات قد تلقيتها على ندواتك على الويب. هذه هي الطريقة التي يمكنك من خلالها تحسين الأشياء التالية. انتبه بشكل خاص إلى التعليقات المتعلقة بالعرض ، حيث أن ذلك يشكل جوهر الندوة عبر الإنترنت.